أداة زهرة اللوتس
ضع تحدياً واحداً في الوسط، وافتحه إلى ثمانية موضوعات، ثم افتح كل موضوع إلى ثماني أفكار.
- الوقت
- 45 دقيقة
- الأشخاص
- 4–6
- نوع العمل
- التوليد
باختصار
زهرة اللوتس أداة شبكية لتوليد الأفكار: تكتب التحدي في المربع الأوسط، وتحيطه بثمانية موضوعات، ثم تنقل كل موضوع إلى وسط شبكة صغيرة خاصة به وتحيطه بثماني أفكار. فتحصل على ما يصل إلى 64 فكرة موزعة بالتساوي على الموضوعات. وتستغرق الجلسة نحو 45 دقيقة.
ما هو
جلسات الأفكار المعتادة غير متوازنة؛ يكدّس الفريق أفكاره في موضوعين أو ثلاثة يعرفها جيداً ويترك غيرها شبه فارغ. وزهرة اللوتس تعالج ذلك بشكل بسيط: شبكة من ثلاثة في ثلاثة فيها مربع أوسط وثمانية حوله كالبتلات. يحمل الوسط التحدي، وتحمل كل بتلة موضوعاً، ثم يصبح كل موضوع وسطاً لشبكته الخاصة بثماني بتلات من الأفكار.
ولأن كل موضوع ينال المربعات الثمانية الفارغة نفسها، تدفع الأداة الفريق إلى التفكير في جوانب من المشكلة كان سيتجاوزها عادة. كما تعطي إحساساً واضحاً بالتقدم، فترون أي البتلات امتلأت وأيها ما زال يحتاج إلى عمل. وتدوّن ورقة العمل التحدي المركزي، والموضوع، وكل فكرة، والافتراض الذي تقوم عليه الأفكار التي تحتفظون بها.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- التحدي واسع ومتعدد الجوانب، كتحسين خدمة كاملة.
- الجلسات السابقة كانت تعود دائماً إلى الموضوعات القليلة نفسها.
- تريدون مجموعة كبيرة ومنظمة من الأفكار لا قائمة طويلة غير مرتبة.
- تحتاجون إلى توزيع العمل على مجموعات صغيرة يتولى كل منها موضوعاً.
- تريدون خريطة مرئية للتحدي تشاركونها مع من لم يحضر الجلسة.
تجنّبه حين
- التحدي ضيق وله موضوع واحد واضح؛ فأداة أبسط مثل «ثمانية تصورات سريعة» أو «توليد الأفكار كتابة» أسرع.
- لديكم أقل من نصف ساعة؛ فملء 64 مربعاً على نحو جيد يحتاج إلى وقت.
- لم يتفق الفريق بعد على التحدي نفسه؛ صوغوه أولاً بسؤال «كيف يمكننا».
ما تحتاج إليه
- الوقت
- نحو 45 دقيقة للشبكة كاملة مع مجموعة من أربعة إلى ستة أشخاص.
- الأشخاص
- من 4 إلى 6 أشخاص، أو عدة مجموعات صغيرة إذا وُزّعت الموضوعات.
- الأدوات
- شبكة لوتس كبيرة مرسومة على جدار أو لوحة (شبكة وسطى وثماني شبكات خارجية)، وأوراق لاصقة، وأقلام، ومؤقت.
كيف تديره
الخطوة 1: اكتبوا التحدي في الوسط
ضعوا التحدي في المربع الأوسط من الشبكة المركزية، بصيغة سؤال مفتوح مثل «كيف يمكننا أن نساعد المديرين على البت في طلبات الإجازة في وقتها؟». اقرؤوه بصوت مسموع وتأكدوا أن الجميع يفهمونه بالطريقة نفسها.
الخطوة 2: فرّعوه إلى ثمانية موضوعات
اسأل المجموعة عن المجالات الرئيسية التي يمسّها التحدي، وامنحهم خمس دقائق لاقتراح موضوعات على أوراق لاصقة، ثم اتفقوا على ثمانية. ومن الموضوعات الجيدة للخدمات غالباً: القنوات، ولحظات الرحلة، والأدوار، والأنظمة، والمعلومات، والأدوات، والتوقيت، والحالات الاستثنائية. ضعوها في المربعات الثمانية حول الوسط.
الخطوة 3: انقلوا كل موضوع إلى الخارج
انسخوا كل موضوع إلى وسط إحدى الشبكات الخارجية الثماني، فيصبح كل موضوع قلب شبكة صغيرة حوله ثمانية مربعات فارغة.
الخطوة 4: املؤوا البتلات بالأفكار
اعملوا على شبكة أو شبكتين خارجيتين في كل مرة، بنحو أربع دقائق لكل منها، واطلبوا ثماني أفكار مختلفة للموضوع، فكرة في كل مربع. وإن كانت المجموعة أكبر فأعطوا كل ثنائي موضوعين يملآنهما بالتوازي، ثم بدّلوا ليضيف الآخرون.
الخطوة 5: ابحثوا عن المربعات الفارغة
تراجعوا خطوة: أي الشبكات امتلأ وأيها ضعيف؟ خصصوا دقائق إضافية لأضعفها، فالمربعات الفارغة كثيراً ما تشير إلى جوانب من التحدي لم يفكر فيها أحد.
الخطوة 6: علّموا الأفكار التي تستحق البقاء
أعطوا كل مشارك خمسة ملصقات يعلّم بها أفكاراً من الشبكة كلها. ابحثوا عن الأفكار الواعدة، وعن الأفكار التي تتكرر تحت أكثر من موضوع، فقد تدل على اتجاه قوي.
الخطوة 7: دوّنوا الأفكار وافتراضاتها
املؤوا ورقة العمل لكل فكرة معلَّمة: التحدي المركزي، والموضوع، والفكرة، والافتراض الذي تعتمد عليه. واتفقوا على ما تحملونه إلى خطوة الاختيار.
مثال تطبيقي
لاحظت إدارة الموارد البشرية في إحدى الجامعات الحكومية الكبرى أن طلبات إجازات الموظفين كثيراً ما تبقى دون اعتماد أكثر من أسبوع. كان المديرون يقولون إنهم مشغولون، ويشكو الموظفون من عجزهم عن التخطيط لإجازاتهم. وأراد الفريق أفكاراً تتجاوز «إرسال مزيد من التذكيرات».
اجتمع ستة أشخاص لخمس وأربعين دقيقة: موظفتان من الموارد البشرية، ورئيس قسم، وإداري، وممثلة عن الموظفين، ومسؤول أنظمة تقنية. وكُتب في الوسط: «كيف يمكننا أن نساعد المديرين على البت في طلبات الإجازة في وقتها؟».
كانت الموضوعات الثمانية: التذكيرات، والتفويض، وقواعد الاعتماد التلقائي، والروتين اليومي للمدير، وتخطيط الموظفين، وأوقات الذروة، والمعلومات في الطلب، وشاشة الاعتماد.
امتلأ التفويض بسرعة بأفكار مثل تمكين النائب من الاعتماد في غياب المدير. أما الروتين اليومي للمدير فبقي شبه فارغ حتى اقترح رئيس القسم «ملخصاً صباحياً واحداً يسرد كل الطلبات المعلقة ويُعتمد منه مباشرة».
وأنتجت قواعد الاعتماد التلقائي فكرة «تُعتمد طلبات اليومين فأقل التي لا تتعارض مع الفريق تلقائياً بعد 48 ساعة ما لم يعترض المدير». ونبّهت ممثلة الموظفين إلى أن ذلك يتطلب اتفاقاً على تعريف التعارض.
تركزت العلامات على الملخص الصباحي وقاعدة الثماني والأربعين ساعة. ودوّن الفريق الافتراض وراء كل منهما، مثل «يقرأ المديرون رسالة الصباح قبل اجتماعهم الأول»، وخطط للتحقق منه مع خمسة رؤساء أقسام.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- اعتنوا جيداً باختيار الموضوعات الثمانية، فهي تشكّل كل ما يليها.
- تقبّلوا أن بعض المربعات سيحمل أفكاراً ضعيفة؛ فالتغطية أولاً والجودة لاحقاً.
- إن بدا موضوع ما كبيراً جداً فيمكن أن يصبح لاحقاً وسطاً لزهرة لوتس ثانية.
- خصصوا لوناً من الأوراق اللاصقة لكل موضوع، لتنتقل الأفكار دون أن يضيع أصلها.
أخطاء شائعة
- اختيار موضوعات متداخلة كثيراً، فتكرر الشبكات الخارجية بعضها.
- ملء الشبكات الخارجية بموضوعات جديدة بدل الأفكار.
- التعجل في الشبكات الأخيرة بسبب التعب؛ خذوا استراحة قصيرة في المنتصف.
- اعتبار الشبكة الممتلئة هي النتيجة والتوقف قبل التعليم والتدوين.
ما تخرج به
يخرج الفريق بخريطة كاملة ومنظمة تضم ما يصل إلى 64 فكرة موزعة على ثمانية موضوعات، ومجموعة من الأفكار المعلَّمة التي تستحق التطوير، والافتراض الذي يقوم عليه كل منها مكتوباً. والخطوة التالية الاختيار: تساعد «مصفوفة الأثر والجهد» على فرز الأفكار المعلَّمة بسرعة، وإن كانت لديكم أفكار كثيرة من عدة مجموعات فيمكن لأداة «تجميع الملاحظات المتشابهة» أن تدمجها أولاً في مجموعات واضحة.
أسئلة شائعة
كم فكرة تنتج زهرة اللوتس؟
الشبكة الكاملة فيها ثمانية موضوعات بثماني أفكار لكل منها، أي ما يصل إلى 64 فكرة. وفي الواقع تملأ الفرق غالباً ما بين 40 و55 مربعاً على نحو جيد، وهذا كافٍ للعمل.
كم تستغرق أداة زهرة اللوتس؟
نحو 45 دقيقة مع أربعة إلى ستة أشخاص. ومع عدد أكبر موزع على ثنائيات تعمل على موضوعات مختلفة يمكن ملؤها في نحو 30 دقيقة.
ما الفرق بين زهرة اللوتس والخريطة الذهنية؟
الخريطة الذهنية تنمو بحرية، فتطول بعض الفروع وتقصر أخرى. أما زهرة اللوتس فتعطي كل موضوع ثمانية مربعات بالضبط، مما يفرض تغطية متوازنة ويجعل الفجوات ظاهرة.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- التحدي المركزي
- الموضوع
- الفكرة
- الافتراض