تجميع الملاحظات المتشابهة (مخطط التقارب)
اقرأ كل الملاحظات بصمت، واجمع المتصل منها، وسمِّ كل نمط مع إبقاء الأدلة الأصلية تحته.
- الوقت
- 45 دقيقة
- الأشخاص
- 3–6
- نوع العمل
- التأطير
باختصار
تجميع الملاحظات المتشابهة، ويُسمى مخطط التقارب، طريقة لتحويل ملاحظات بحثية كثيرة إلى أنماط قليلة واضحة. يقرأ الفريق الملاحظات بصمت، ويجمع المتصل منها في مجموعات، ثم يسمّي كل مجموعة نمطاً مع إبقاء الملاحظات الأصلية تحته. يستطيع من ثلاثة إلى ستة أشخاص فرز 100 إلى 200 ملاحظة في نحو 45 دقيقة.
ما هو
بعد المقابلات أو الملاحظة أو دراسة اليوميات، يكون لديك عادة من الملاحظات أكثر مما يستطيع أحد استيعابه. وتجميع الملاحظات المتشابهة هو طريقة الفريق في فهمها معاً. توضع كل ملاحظة على ورقة لاصقة مستقلة، وتُلصق الأوراق على جدار، فيقرؤها الفريق وينقل المتقارب منها إلى مجموعات. ثم تأخذ كل مجموعة اسماً قصيراً يصف النمط الذي تكشفه.
ترتبط الطريقة غالباً باسم جيرو كاواكيتا، عالم الأنثروبولوجيا الياباني الذي طوّر صيغة منها لتنظيم الملاحظات الميدانية، ولذلك تُسمى أحياناً طريقة كي جيه. وقيمتها أنها تبدأ من الأسفل: لا تبدأ بفئات جاهزة ثم تملؤها، بل تدع الملاحظات تقترح المجموعات. ولأن كل نمط يحتفظ بملاحظاته الأصلية تحته، يستطيع أي شخص أن يتتبع النتيجة إلى ما قاله إنسان حقيقي أو فعله.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- بعد جولة بحث، حين تتراكم لديك عشرات الملاحظات أو مئاتها.
- حين يشارك عدة أشخاص في البحث ويحمل كل منهم جزءاً من الصورة.
- حين تريد أن يتفق الفريق على النتائج، لا أن يقرأ تقريراً فقط.
- قبل كتابة صياغات المشكلة أو أسئلة كيف يمكننا.
- لفهم الإجابات المفتوحة في الاستبيانات أو سجلات الشكاوى.
تجنّبه حين
- حين يقل عدد الملاحظات عن 20 تقريباً، فاقرؤوها معاً ويكفي.
- حين تعرف مسبقاً الفئات التي تحتاجها، فالعدّ البسيط أو الفرز المغلق أسرع.
- حين تكون الملاحظات آراء من اجتماع لا مشاهدات. تجميع التخمينات ينتج تخمينات تبدو واثقة.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- نحو 45 دقيقة لـ 100 إلى 200 ملاحظة، و15 دقيقة لكتابة الأنماط.
- الأشخاص
- من ثلاثة إلى ستة أشخاص، ويُفضَّل أن يكونوا ممن أجروا البحث.
- الأدوات
- أوراق لاصقة على كل منها ملاحظة واحدة، وجدار أو لوح كبير، وأقلام عريضة، وبطاقات عناوين بلون مختلف، وورقة العمل ذات الحقول الأربعة.
كيف تديره
الخطوة 1: جهّز ملاحظة واحدة في كل ورقة
قبل الجلسة اكتب كل ملاحظة على ورقة مستقلة: قول، أو فعل، أو واقعة. وأضف رمزاً قصيراً للمصدر، مثل م4 للمقابلة الرابعة. ولا تضع التفسيرات على الأوراق. فكرة واحدة في كل ورقة تسهّل نقلها.
الخطوة 2: ألصق كل الملاحظات دون ترتيب
ألصق كل الأوراق على الجدار عشوائياً. رؤية الكتلة كاملة دفعة واحدة تساعد الفريق على ألا يرتّب بحسب المقابلة أو الشخص.
الخطوة 3: اقرؤوا بصمت
امنح الجميع عشر دقائق لقراءة الجدار دون كلام. الصمت يمنع أول صوت واثق من فرض الفئات على الجميع.
الخطوة 4: اجمعوا المتصل، بصمت أيضاً
يحق لأي شخص أن ينقل أي ورقة إلى جانب ما يراه متصلاً بها. وإن أعادها غيره، فلتتنقل؛ وإن ظلت تتنقل، فاصنعوا منها نسختين لكلا الموضعين. استهدفوا مجموعات من ثلاث إلى عشر ملاحظات.
الخطوة 5: سمّوا كل مجموعة نمطاً
الآن تكلموا. اتفقوا لكل مجموعة على عنوان قصير يقول ما تُظهره الملاحظات، مكتوباً جملةً خبرية: المتقدمون لا يعرفون الشروط إلا بعد رفض طلبهم. وتجنبوا التسميات ذات الكلمة الواحدة مثل: التواصل، فهي تخفي النتيجة.
الخطوة 6: أبقوا الأدلة مرتبطة
اتركوا الملاحظات الأصلية تحت كل عنوان. وسجّلوا في ورقة العمل كل ملاحظة ومجموعتها والنمط ومصدر الدليل. هذا ما يتيح لأي شخص أن يتحقق من النتيجة لاحقاً.
الخطوة 7: انظروا عبر الأنماط
تراجعوا خطوة واسألوا: أي الأنماط أقوى، وأيها مفاجئ، وأيها مترابط؟ وعلّموا الثلاثة إلى الخمسة الأهم للمشكلة التي تعملون عليها.
مثال تطبيقي
إدارة المرور تريد تحسين خدمة تجديد رخصة السير. أنجز فريق من أربعة 14 مقابلة مع سائقين، ولاحظ كاونتر الخدمة خلال نوبتين، فتجمعت لديه 160 ملاحظة.
كتب الفريق كل ملاحظة على ورقة مع رمز مصدرها، مثل: م7، جددت متأخراً لأنه ما وصلني أي تذكير. وأُلصقت الأوراق الـ 160 كلها على الجدار عشوائياً.
بعد عشر دقائق من القراءة الصامتة بدأ النقل. تكوّنت مجموعة حول التذكيرات: رسائل لم تصل، ورسائل ذهبت إلى رقم جوال قديم، وسائق لم ينتبه إلا حين أوقفته نقطة تفتيش.
وتكوّنت مجموعة أخرى حول الفحص الفني: سائقون لم يعرفوا أن الفحص يجب أن يسبق التجديد، وملاحظة من الكاونتر لثلاثة أشخاص أُعيدوا لإجراء الفحص. وظلت ورقة واحدة تتنقل بين المجموعتين، فنسخها الفريق.
عند التسمية كتب الفريق عناوين مثل: السائقون يعتمدون على تذكيرات كثيراً ما لا تصلهم، والسائقون يكتشفون خطوة الفحص عند الكاونتر. واحتفظ كل عنوان بملاحظاته تحته، وصار هذان النمطان محور الجلسة التالية.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- اكتبوا الملاحظات جملاً كاملة. العبارات المبتورة يفهمها كاتبها وحده.
- نوّعوا من ينقل ماذا. العيون القادمة من مقابلات مختلفة ترى صلات يُغفلها شخص واحد.
- خصصوا ركناً للملاحظات التي لا تنتمي إلى أي مجموعة بعد، فبعضها يصبح أهم مجموعة.
- صوّروا الجدار قبل تسمية المجموعات وبعدها.
- الألواح الرقمية عن بُعد تصلح، لكن امنحوا الجميع وقت القراءة الصامتة نفسه قبل نقل أي شيء.
أخطاء شائعة
- البدء بعناوين فئات جاهزة ثم فرز الملاحظات تحتها، وهذا يُفقد الطريقة غايتها.
- تسمية المجموعات بأسماء مفردة تخفي ما اكتُشف.
- التخلص من الملاحظات الأصلية بعد كتابة الأنماط.
- ترك شخص واحد ينقل كل شيء بينما يتفرج الآخرون.
ما تخرج به
يخرج فريقك بعدد قليل من الأنماط المسماة، كل منها جملة واضحة تسندها الملاحظات الأصلية تحتها، وبرؤية مشتركة لأهم هذه الأنماط. هذا هو الجسر من البحث إلى صياغة المشكلة. الخطوة التالية أن تحوّل أقوى الأنماط إلى شجرة المشكلة لتفصل الأسباب عن النتائج، أو أن تكتب منها أسئلة كيف يمكننا.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين مخطط التقارب وترتيب البطاقات؟
مخطط التقارب نشاط يجمع فيه الفريق ملاحظات بحثه ليكتشف الأنماط. أما ترتيب البطاقات فيطلب من المستخدمين تجميع عناصر لتعرف كيف يفكرون. يتشابهان على الطاولة، لكن المشاركين والغاية مختلفان.
كم ملاحظة يمكن تجميعها في جلسة واحدة؟
يستطيع فريق من ثلاثة إلى ستة التعامل مع 100 إلى 200 ملاحظة في نحو 45 دقيقة. وإن تجاوزت 300، فقسّم العمل على جلستين، أو افرز فرزاً أولياً بحسب الموضوع.
هل مخطط التقارب هو طريقة كي جيه نفسها؟
هما وثيقا الصلة. طريقة كي جيه، المسماة باسم جيرو كاواكيتا، صيغة أشمل بخطوات أكثر تنظيماً. ومعظم الفرق اليوم تستخدم صيغة أبسط تقوم على الفكرة نفسها.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- الملاحظة
- المجموعة
- النمط
- الأدلة