Roadmapping (ergebnisorientierte Roadmap)
Beim gewünschten Ergebnis beginnen, rückwärts zu den Meilensteinen arbeiten, die dorthin führen, und vereinbaren, wem jeder gehört und wann wieder draufgeschaut wird.
- Zeit
- 60 Min.
- Personen
- 4–8
- Art der Arbeit
- Planen · Skalieren
Kurz gesagt
Roadmapping ist eine Planungssitzung, in der ein Team darlegt, wie eine Idee im Lauf der Zeit ihr angestrebtes Ergebnis erreicht. Ausgangspunkt sind die Ergebnisse, dann werden die nötigen Meilensteine gesammelt, nach Abhängigkeiten geordnet und jeweils mit einer verantwortlichen Rolle und einem Prüftermin versehen. Die Roadmap ist ein gemeinsamer Plan, der zu festen Terminen überprüft wird.
Worum es geht
Eine Roadmap zeigt, wie der Weg von der aktuellen Lage zum Ziel aussehen soll. Sie enthält wenige Ergebnisse, die Meilensteine, die zu jedem führen, die Abhängigkeiten dazwischen und wer sich um jeden Schritt kümmert. Sie wird entlang einer groben Zeitachse gezeichnet, meist in Monaten oder Quartalen statt in exakten Daten.
Die nützliche Art von Roadmap beginnt bei Ergebnissen wie „die meisten Genehmigungsverlängerungen werden online abgeschlossen“ und nicht bei einer Liste von Features oder Projekten. So bleibt das Gespräch dabei, warum jede Arbeit wichtig ist, und Arbeit kann wegfallen oder getauscht werden, wenn sie das Ergebnis nicht voranbringt. Gute Roadmaps sagen außerdem, wann sie überprüft werden, denn Pläne ändern sich, sobald die echte Arbeit beginnt.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Eine Idee wurde getestet und genehmigt, und das Team braucht ein gemeinsames Bild davon, wie sie in Betrieb geht.
- Mehrere Teams oder Partner tragen bei und sind auf die Arbeit der anderen angewiesen.
- Die Leitung will den Plan auf einen Blick sehen, ohne ein langes Projektdokument zu lesen.
- Ein bestehender Plan ist aus dem Ruder gelaufen und muss neu an seinen Ergebnissen ausgerichtet werden.
- Zielkonflikte müssen erklärt werden, etwa was passiert, wenn sich ein Meilenstein verschiebt.
Ungeeignet, wenn
- Es ist noch nicht klar, ob die Idee funktioniert; dann erst testen statt detailliert planen.
- Die Arbeit ist eine einzelne kleine Aufgabe mit einer verantwortlichen Person; eine kurze To-do-Liste genügt.
- Jemand will für jedes Feature eine feste Terminzusage; dann wird die Roadmap als Vertrag gelesen und verliert ihren Wert.
Was es braucht
- Zeit
- Etwa 60 Minuten für eine erste Version, dazu eine 30-minütige Überprüfung zu jedem Prüftermin.
- Personen
- Vier bis acht Personen: die Service-Verantwortlichen, Leitungen aller beteiligten Teams und eine Moderation.
- Material
- Eine lange Wand oder ein Board mit einer quer gezeichneten Zeitachse; Haftnotizen oder Karten für Meilensteine; das Arbeitsblatt mit Ergebnis, Meilenstein, Abhängigkeit, Verantwortlich und Prüftermin.
So läuft es ab
Schritt 1: Zuerst die Ergebnisse aufschreiben
Zwei bis vier Ergebnisse vereinbaren, die die Arbeit erreichen soll, formuliert als Veränderung in der Welt, etwa „Antragstellende erhalten innerhalb von fünf Werktagen eine Entscheidung“. Sie ganz rechts an die Wand hängen. Lassen sich keine Ergebnisse vereinbaren, hier anhalten und das klären, bevor geplant wird.
Schritt 2: Meilensteine für jedes Ergebnis sammeln
Für jedes Ergebnis fragen, was unterwegs erfüllt sein muss. Jeden Meilenstein als erreichten Zustand auf eine Karte schreiben, etwa „Zahlung funktioniert für alle Kartentypen“, nicht als Tätigkeit. Vier bis acht Meilensteine pro Ergebnis anstreben.
Schritt 3: Abhängigkeiten markieren
Für jeden Meilenstein fragen: Was muss geschehen, bevor dieser beginnen oder abgeschlossen werden kann? Pfeile zwischen den Karten zeichnen. Auf Abhängigkeiten von anderen Teams, Partnern, Budgets oder Genehmigungen achten und sie deutlich kennzeichnen. Genau dort geraten die meisten Pläne ins Rutschen.
Schritt 4: Meilensteine entlang der Zeitachse ordnen
Die Karten in der Reihenfolge, die die Abhängigkeiten zulassen, entlang der Zeitachse platzieren. Grobe Zeitbänder wie Monate oder Quartale verwenden. Platz lassen; eine Roadmap, die bis an den Rand gefüllt ist, hat keinen Raum für das, woran noch niemand gedacht hat.
Schritt 5: Eine verantwortliche Rolle pro Meilenstein benennen
Für jeden Meilenstein die Rolle vereinbaren, der er gehört: die Person, die dafür sorgt, dass er erreicht wird, und Probleme früh meldet. Eine Rolle eintragen, nicht nur einen Namen, damit die Roadmap Personalwechsel übersteht.
Schritt 6: Prüftermine und Auslöser festlegen
Vereinbaren, wann die gesamte Roadmap überprüft wird, meist alle vier bis acht Wochen, und was eine frühere Überprüfung auslöst, etwa wenn sich eine zentrale Abhängigkeit um mehr als zwei Wochen verschiebt. Das direkt auf die Roadmap schreiben.
Schritt 7: Mit den Beteiligten abgleichen
Vor der breiten Verteilung den Entwurf allen Verantwortlichen und abhängigen Teams zeigen und fragen: Ist das realistisch, und was fehlt? Anpassen, dann eine einzige Version an einem Ort veröffentlichen, den alle finden.
Praxisbeispiel
Das Ordnungsamt einer Stadt hatte eine vereinfachte Genehmigung für Foodtrucks mit zehn Betreibern getestet und wollte sie innerhalb eines Jahres zum Standardweg machen. Planung, Kontrolle, Zahlungsabwicklung und Callcenter hatten jeweils ihren Anteil.
Die Gruppe formulierte drei Ergebnisse: Die meisten Foodtruck-Genehmigungen werden online erteilt, Kontrollen werden innerhalb von zehn Tagen nach Antrag gebucht, und der Genehmigungsstatus ist am Truck über einen Code auf der Papiergenehmigung sichtbar.
Zu den Meilensteinen für das erste Ergebnis gehörten „neues Antragsformular online“, „Zahlung akzeptiert alle gängigen Karten“ und „Callcenter-Leitfäden aktualisiert“. Bei den Kontrollen hing „Kontrolltermine online buchbar“ vom neuen Dienstplan des Kontrollteams ab.
Beim Einzeichnen der Abhängigkeiten zeigte sich, dass die gedruckte Genehmigung mit Statuscode erst gestaltet werden konnte, wenn die Änderung am Registersystem genehmigt war, und diese lag bei einer anderen Abteilung. Die Gruppe machte diese Genehmigung zum ersten Meilenstein, verantwortet von der Digitalleitung des Amts.
Sie legte alle sechs Wochen eine Überprüfung fest und einen Auslöser für eine frühere Überprüfung, falls sich die Genehmigung über das Ende des ersten Quartals hinaus verschiebt. Alle Verantwortlichen bestätigten ihren Meilenstein innerhalb einer Woche, und die Roadmap kam an die gemeinsame Wand des Amts und ins Intranet.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Die Ergebnisse auf jeder Version sichtbar halten, damit jeder neue Punkt zeigen muss, welchem Ergebnis er dient.
- Zeitbänder wie jetzt, als Nächstes und später verwenden, solange Termine noch unsicher sind.
- Externe Abhängigkeiten in einer anderen Farbe darstellen, damit die Leitung sieht, was außerhalb der Kontrolle des Teams liegt.
- Die Roadmap auf einer Seite halten; Details gehören in die Pläne der einzelnen Teams.
Typische Fehler
- Mit einer Liste von Features oder Projekten beginnen, sodass die Roadmap Geschäftigkeit statt Fortschritt beschreibt.
- Meilensteine als Tätigkeiten formulieren, etwa „an Zahlungen arbeiten“, die nie als erledigt gelten können.
- Abhängigkeiten von anderen Teams verschweigen, die dann spät als überraschende Verzögerungen auftauchen.
- Die Roadmap als unveränderlich behandeln und nie überprüfen, sodass sie allmählich nicht mehr zur Wirklichkeit passt.
Was am Ende vorliegt
Am Ende liegt eine einseitige Roadmap vor, die jeden Meilenstein mit einem Ergebnis verknüpft, zeigt, was wovon abhängt, und für jede Arbeit eine verantwortliche Rolle und einen Prüftermin nennt. Sie gibt Leitung und Teams ein gemeinsames Bild des Plans. Als Nächstes mit einer RACI-Matrix die Rollen bei Meilensteinen klären, an denen mehrere Teams beteiligt sind, und für Meilensteine, mit denen eine Änderung an die Öffentlichkeit geht, eine Rollout-Checkliste aufbauen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Roadmap und Projektplan?
Eine Roadmap zeigt Ergebnisse, wichtige Meilensteine und Abhängigkeiten auf einer Seite, über Monate oder Quartale, damit die Gestalt der Arbeit sichtbar wird. Ein Projektplan zerlegt die Arbeit in detaillierte Aufgaben, Termine und Ressourcen. Meist braucht es beides, und die Roadmap kommt zuerst.
Wie weit sollte eine Roadmap vorausschauen?
Die meisten Service-Roadmaps schauen sechs bis achtzehn Monate voraus. Für die nächsten Monate genauer sein, für spätere gröber. Lässt sich zu einem Zeitraum nichts Sinnvolles sagen, ihn als Band mit der Beschriftung „später“ stehen lassen, statt Termine zu erfinden.
Wie oft sollte eine Roadmap aktualisiert werden?
In einem festen Rhythmus überprüfen, oft alle vier bis acht Wochen, und immer dann, wenn ein vereinbarter Auslöser eintritt, etwa wenn sich eine Abhängigkeit verschiebt. Kurz festhalten, was sich geändert hat und warum, damit die neueste Version Vertrauen genießt.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Ergebnis
- Meilenstein
- Abhängigkeit
- Verantwortlich
- Prüftermin