RACI-Matrix (Verantwortlichkeitsmatrix)
Die Arbeit auflisten, jedem Punkt genau eine verantwortliche Rolle geben und das Ergebnis mit den Genannten abgleichen, bevor es als vereinbart gilt.
- Zeit
- 40 Min.
- Personen
- 4–8
- Art der Arbeit
- Planen · Skalieren
Kurz gesagt
Eine RACI-Matrix ist eine Tabelle, die die Aktivitäten oder Ergebnisse einer Arbeit auflistet und für jede festhält, wer sie durchführt (Responsible), wer für das Ergebnis geradesteht (Accountable), wer vorher konsultiert (Consulted) und wer informiert wird (Informed). Jeder Punkt hat genau eine verantwortliche Rolle, und die Genannten bestätigen die Zuordnung.
Worum es geht
RACI macht Rollen auf einfache Weise ausdrücklich, wenn sich mehrere Personen oder Teams eine Arbeit teilen. Links stehen die Aktivitäten oder Ergebnisse, oben die Rollen, und in jede Zelle kommt R, A, C oder I. Responsible heißt, die Rolle führt die Arbeit aus. Accountable heißt, die Rolle verantwortet das Ergebnis und gibt es frei. Consulted heißt, die Rolle wird vor einer Entscheidung gehört. Informed heißt, die Rolle wird danach in Kenntnis gesetzt.
Der Wert liegt weniger in der Tabelle als im Gespräch, das sie erzwingt. Die meiste Verwirrung in geteilter Arbeit entsteht, weil zwei Menschen jeweils glauben, die andere Person sei zuständig, oder weil niemand weiß, wer freigeben muss. Das Aufschreiben legt diese Lücken offen. Die wichtigste Regel ist eine verantwortliche Rolle pro Punkt: Geteilte Verantwortung bedeutet meist gar keine.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Ein Plan oder eine Roadmap betrifft mehrere Teams, Einheiten oder Partner, und die Rollen sind nicht offensichtlich.
- Arbeit gerät immer wieder ins Stocken, weil auf Freigaben gewartet wird oder unklar ist, wer entscheidet.
- Ein neuer Service oder Prozess wird von einem Projektteam an diejenigen übergeben, die ihn betreiben werden.
- Zwei Teams streiten darüber, wem eine Aufgabe gehört, und es braucht einen ruhigen Weg, das zu klären.
Ungeeignet, wenn
- Ein kleines Team mit klaren Rollen arbeitet bereits gut zusammen; eine Matrix bringt Papierkram ohne Nutzen.
- Das eigentliche Problem ist fehlende Zeit oder fehlendes Budget, nicht unklare Rollen.
- Die Matrix soll nach einem Fehler dazu dienen, Schuldige zu finden; das zerstört das Vertrauen in das Werkzeug.
Was es braucht
- Zeit
- Etwa 40 Minuten für einen ersten Entwurf, plus Zeit für die Bestätigung durch jede genannte Rolle.
- Personen
- Vier bis acht Personen, die die beteiligten Rollen vertreten und befugt sind, für ihr Team zuzustimmen.
- Material
- Ein Raster an der Wand oder in einer gemeinsamen Tabelle, mit Aktivitäten als Zeilen und Rollen als Spalten; das Arbeitsblatt mit Aktivität, Durchführend, Verantwortlich, Konsultiert und Informiert; der aktuelle Plan oder die Roadmap.
So läuft es ab
Schritt 1: Die Aktivitäten oder Ergebnisse auflisten
Die wichtigsten Arbeitspakete aus Plan oder Roadmap links ins Raster schreiben. Ergebnisse statt vager Verben verwenden: „Kontrollbericht ausgestellt“ ist besser als „Kontrolle“. Zehn bis zwanzig Zeilen reichen meist. Bei mehr hören die Leute auf zu lesen.
Schritt 2: Rollen auflisten, keine Namen
Oben die beteiligten Rollen eintragen, etwa Service-Verantwortung, Kontrollleitung, Registerteam oder Rechtsberatung. Rollen verwenden, damit die Matrix nützlich bleibt, wenn Menschen wechseln. Externe Partner einbeziehen, wenn sie einen Teil der Arbeit übernehmen.
Schritt 3: Pro Zeile genau ein A setzen
Für jede Aktivität die eine verantwortliche Rolle vereinbaren: die Rolle, die das Ergebnis verantwortet und es für erledigt erklärt. Kann sich die Gruppe nicht einigen, die Frage notieren und eskalieren. Nie zwei A in eine Zeile setzen.
Schritt 4: R, C und I eintragen
Nun markieren, wer die Arbeit ausführt (R), wer vor Entscheidungen gehört werden muss (C) und wer informiert werden muss (I). Eine Rolle kann zugleich A und R sein. C klein halten; jede konsultierte Rolle kostet Zeit.
Schritt 5: Die Matrix in beide Richtungen lesen
Jede Zeile lesen: Gibt es genau ein A und mindestens ein R? Dann jede Spalte lesen: Trägt eine Rolle zu viele R oder A oder gar keine? Spalten voller C und I deuten oft auf Menschen hin, die beteiligt sein wollen, es aber nicht müssen.
Schritt 6: Mit den Genannten abgleichen
Den Entwurf an jede Rolle schicken oder ihn gemeinsam durchgehen und fragen, ob die Zuordnung akzeptiert wird. Die Matrix dort ändern, wo echte Bedenken kommen. Eine nicht abgeglichene RACI ist nur die Meinung einer einzelnen Person.
Schritt 7: Veröffentlichen und mit dem Plan überprüfen
Die vereinbarte Matrix dort ablegen, wo alle sie finden, neben der Roadmap. Sie bei jeder Roadmap-Überprüfung prüfen und immer dann, wenn ein neues Team dazukommt oder sich eine Rolle ändert.
Praxisbeispiel
Eine regionale Gesundheitsbehörde führte ein neues Verfahren für Lebensmittelkontrollen in Krankenhausküchen ein. Kontrolleure, Küchenleitungen, eine Qualitätsabteilung und ein Registerteam waren beteiligt, und erste Pilotversuche zeigten, dass Berichte wochenlang unsigniert liegen blieben.
Die Gruppe listete zwölf Aktivitäten auf, darunter „Kontrolle terminiert“, „Kontrolle durchgeführt“, „Kontrollbericht ausgestellt“, „Korrekturmaßnahmen vereinbart“ und „Nachkontrolle abgeschlossen“.
Bei „Kontrollbericht ausgestellt“ hatten sowohl die Kontrollierenden als auch die Qualitätsabteilung angenommen, die jeweils andere Seite gebe ihn frei. Die Gruppe vereinbarte: Die Kontrollleitung verantwortet (A), die kontrollierende Person führt durch (R), die Küchenleitung wird zu den Fakten konsultiert (C) und das Registerteam informiert (I).
Das Lesen der Spalten zeigte, dass die Qualitätsabteilung in jeder Zeile konsultiert wurde. Die Gruppe beschränkte das auf die drei Zeilen, in denen ihre Sicht das Ergebnis veränderte, und beseitigte damit eine häufige Verzögerung.
Jede Rolle bestätigte die Matrix innerhalb einer Woche per E-Mail. In den folgenden zwei Monaten sank die durchschnittliche Zeit von der Kontrolle bis zum signierten Bericht von etwa drei Wochen auf vier Tage.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Die Sitzung mit Menschen durchführen, die tatsächlich für ihr Team zustimmen können, nicht mit Vertretungen, die erst Rücksprache halten müssen.
- A farbig oder fett markieren, damit die eine verantwortliche Rolle pro Zeile hervorsticht.
- Hat eine Zeile kein R, macht niemand die Arbeit; dann eines ergänzen oder die Aktivität streichen.
- Die Definitionen von R, A, C und I auf das Blatt drucken, weil R und A oft verwechselt werden.
Typische Fehler
- Zwei oder mehr A in eine Zeile setzen, um alle zufriedenzustellen, womit die Verwirrung zurückkehrt.
- Namen statt Rollen eintragen, sodass die Matrix beim ersten Personalwechsel veraltet ist.
- Eine lange Liste konsultierter Rollen eintragen, die jede Entscheidung bremst.
- Die Matrix allein ausfüllen und als vereinbart verschicken, ohne sie mit den Genannten abzugleichen.
Was am Ende vorliegt
Am Ende steht eine kurze, vereinbarte Tabelle, die für jedes Arbeitspaket zeigt, wer es ausführt, wer das Ergebnis verantwortet, wer gehört wird und wer auf dem Laufenden gehalten wird. Das beseitigt eine häufige Quelle von Verzögerung und Reibung in geteilter Arbeit. Die Matrix mit der Roadmap verknüpfen, damit jeder Meilenstein eine klare verantwortliche Rolle hat, und mit einem Stakeholder-Kommunikationsplan sicherstellen, dass die informierten Rollen die nötigen Informationen auch tatsächlich erhalten.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable in RACI?
Responsible ist die Rolle, die die Arbeit ausführt. Accountable ist die Rolle, die das Ergebnis verantwortet, die letzte Entscheidung trifft und freigibt. Mehrere Rollen können für eine Aktivität durchführend sein, aber nur eine sollte verantwortlich sein. Dieselbe Rolle kann beides sein.
Kann es in einer RACI mehr als eine verantwortliche Person geben?
Nein. Jede Aktivität sollte genau eine verantwortliche Rolle haben. Fühlen sich zwei Teams verantwortlich, die Aktivität in zwei kleinere aufteilen, jede mit eigener Verantwortung, oder die Frage an jemanden eskalieren, der entscheiden kann.
Welche Alternativen zu RACI gibt es?
Manche Teams nutzen Varianten mit einer zusätzlichen Rolle für Unterstützung oder Freigabe oder eine einfachere Liste aus Verantwortlichen und Mitwirkenden. Das Format ist weniger wichtig als die Gewohnheit: klare Zuständigkeit, eine verantwortliche Rolle pro Punkt und die Zustimmung der Genannten.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Aktivität
- Durchführend
- Verantwortlich
- Konsultiert
- Informiert