Escolher · Planejar

Matriz de impacto e esforço

Posicione suas opções numa única matriz de impacto e esforço, com motivos, e veja o que merece o próximo passo.

Tempo: 30 min
Pessoas: 4–6
Tipo de trabalho: Escolher · Planejar

Em resumo

A matriz de impacto e esforço é uma grade dois por dois em que a equipe posiciona cada opção pelo bem que ela deve gerar e pelo trabalho que vai dar. Para usar, combinem o que é alto e baixo nas duas escalas, posicionem as opções uma a uma com um motivo e chequem a evidência antes de se comprometer.

O que é

A maioria das equipes termina uma sessão de ideias com mais opções do que consegue entregar. A matriz de impacto e esforço é um jeito rápido de organizá-las. Você desenha uma grade. O eixo vertical é o impacto esperado sobre as pessoas ou a meta que importam. O eixo horizontal é o esforço: tempo, dinheiro, pessoas e transtorno. Cada opção vai para onde o grupo acredita que ela pertence.

Os quatro cantos dão uma leitura aproximada. Alto impacto e baixo esforço costumam ser chamados de ganhos rápidos. Alto impacto e alto esforço são grandes apostas que pedem um plano de verdade. Baixo impacto e baixo esforço são pequenos ajustes que dá para agrupar. Baixo impacto e alto esforço normalmente saem da lista. O método é comum em facilitação e na prática de design. A maior parte do valor vem da conversa sobre por que uma opção está onde está, por isso esta planilha pede evidência ao lado de cada posição.

Quando usar

Use quando

Você tem dez ou mais ideias de um workshop e precisa decidir quais levar adiante.
Uma equipe está sobrecarregada e precisa combinar o que pausar.
A liderança quer um jeito rápido e visível de comparar opções de melhoria numa reunião de acompanhamento.
Você está montando um plano de curto prazo e quer equilibrar ganhos rápidos com projetos mais longos.
Dois grupos preferem opções diferentes e vocês precisam de um quadro comum para a conversa.

Evite quando

A decisão é grande, cara ou difícil de reverter. Use uma matriz de decisão ponderada com critérios explícitos.
Você só tem duas ou três opções. Uma conversa direta sobre prós e contras é mais rápida.
Ninguém na sala consegue estimar o esforço, como quando as equipes de entrega não estão presentes.

Do que você precisa

Tempo: Cerca de 30 minutos para 10 a 20 opções.
Pessoas: De 4 a 6 pessoas, incluindo alguém que entende o esforço de entrega e alguém próximo dos usuários.
Materiais: Uma grade grande numa parede ou quadro, um cartão por opção, canetas e a planilha para registrar a evidência.

Como aplicar

Passo 1: Combinem o que significa impacto
Antes de posicionar qualquer coisa, decidam sobre o que o impacto será medido. Tempo de espera, taxa de erros, custo, satisfação ou uma meta de política pública? Escrevam no topo do eixo vertical. Depois combinem como é o “alto”, por exemplo “economiza mais de dez minutos por requerente”.
Passo 2: Combinem o que significa esforço
Façam o mesmo com o esforço. Incluam tempo da equipe, orçamento, mudança técnica e aprovações. Deem à equipe dois ou três pontos de referência, como “baixo é uma equipe em menos de um mês” e “alto precisa de outro departamento e de orçamento novo”.
Passo 3: Escreva cada opção num cartão
Uma opção por cartão, numa frase curta. Juntem as repetidas. Se uma opção for vaga demais para estimar, dividam ou deixem para depois.
Passo 4: Posicionem as opções uma de cada vez
Leia cada cartão em voz alta e pergunte ao grupo onde ele vai. Quem posiciona diz o motivo numa frase. Se alguém discordar, pode mover e explicar. No máximo dois minutos por cartão.
Passo 5: Registrem o motivo e a evidência
Para cada opção posicionada, anotem na planilha o impacto esperado, o esforço e a evidência por trás de ambos. Marquem qualquer posição que dependa só de opinião.
Passo 6: Leiam a grade juntos
Deem um passo atrás e olhem o padrão. Quais ganhos rápidos se destacam? Quais grandes apostas valem um plano? Quais opções se acumulam no canto de baixo impacto e alto esforço e podem ser descartadas abertamente?
Passo 7: Digam o que checar antes de se comprometer
Para as opções que querem levar adiante, listem o que precisa ser confirmado antes, como um orçamento de custo, uma opinião jurídica ou um teste curto com usuários. Definam um responsável e uma data para cada checagem.

Exemplo prático

A central de atendimento aos estudantes de uma universidade fez uma sessão de ideias para reduzir as filas nas duas primeiras semanas de aula. Saíram 16 opções, de um novo sistema de agendamento à mudança de um balcão para outro prédio.

Cinco pessoas se reuniram por 30 minutos: a chefe do atendimento aos estudantes, duas atendentes do balcão, um parceiro de negócios de TI e um representante estudantil.

Combinaram que impacto significava “menos estudantes esperando mais de 20 minutos na primeira semana”. Esforço baixo significava “dá para fazer dentro da nossa equipe antes do início das aulas”. Esforço alto significava “precisa de desenvolvimento de TI ou aprovação de orçamento”.

Enviar uma mensagem antes da chegada listando os cinco documentos que os estudantes mais esquecem ficou em alto impacto e baixo esforço. A atendente que a posicionou citou registros mostrando que quase metade das visitas repetidas era por falta de um documento.

Um novo sistema de agendamento online ficou em alto impacto e alto esforço. Uma placa de fila redesenhada ficou em baixo impacto e baixo esforço, e abrir aos fins de semana ficou em baixo impacto e alto esforço, porque poucos estudantes apareceram aos sábados no ano anterior.

A equipe decidiu enviar a mensagem antes da chegada, planejar o sistema de agendamento para o semestre seguinte e checar a disponibilidade da equipe antes de decidir sobre outros dois ganhos rápidos.

Ilustrativo

Dicas e erros comuns

Dicas

Fixe o significado dos dois eixos antes de posicionar um único cartão. A maioria das discussões vem de escalas diferentes.
Use posição relativa: compare cada novo cartão com os que já estão na grade.
Convide alguém que vai fazer o trabalho para estimar o esforço. Patrocinadores costumam subestimá-lo.
Fotografe a grade e guarde a planilha. Vale revisitar as posições quando houver evidência.

Erros comuns

Colocar tudo no canto dos ganhos rápidos porque o grupo está otimista.
Tratar a grade como a decisão, quando ela é o ponto de partida para checar evidências.
Esquecer o esforço escondido, como treinamento, comunicação ou aprovações.
Deixar a pessoa mais graduada posicionar todos os cartões.

O que você leva

A equipe sai com todas as opções posicionadas numa grade compartilhada, um motivo e uma evidência anotados para cada uma e uma lista curta de opções para levar adiante, junto com o que precisa ser checado antes. O próximo passo depende da escolha. Para uma decisão grande ou cara, use uma matriz de decisão ponderada. Para transformar as opções escolhidas numa sequência de trabalho, passe para o roadmap de resultados.

Perguntas frequentes

Quais são os quatro quadrantes da matriz de impacto e esforço?

Alto impacto com baixo esforço, muitas vezes chamado de ganhos rápidos. Alto impacto com alto esforço, chamado de grandes apostas ou grandes projetos. Baixo impacto com baixo esforço, pequenos ajustes. Baixo impacto com alto esforço, normalmente descartado. Os nomes variam, e o raciocínio por trás de cada posição importa mais que o rótulo.