المرشدون في الهاكاثون: كيف يبدو الإرشاد الجيد

المرشد الجيد في الهاكاثون يساعد الفريق على التفكير بوضوح أكبر في فكرته هو، بالأسئلة والملاحظات الصريحة وفك العقد بين حين وآخر، دون أن يستولي على الفكرة. والإرشاد الجيد يُصمَّم ولا يُترك للصدفة: مجموعة صغيرة بأدوار واضحة، وجدول لقاءات مرتبط باللحظات التي تتعثر فيها الفرق، وتهيئة قصيرة لما يُفعل وما لا يُفعل. هذه طريقة إعداده.

ما وظيفة المرشد؟

وظيفة المرشد تقصير الوقت الذي تقضيه الفرق عالقة. في فعالية مدتها ست وثلاثون أو ثمانٍ وأربعون ساعة، قد يخسر الفريق ست ساعات بسبب افتراض خاطئ، أو اتصال بيانات معطل، أو مشكلة صيغت بشكل واسع. المرشد الجيد يلمح ذلك مبكراً ويطرح السؤال الذي يعيد الفريق إلى الحركة.

أما ما ليس من وظيفته: التحكيم، وتصميم الحل، والمجيء بفكرة يريد من يبنيها له. أفضل المرشدين يتركون الفريق وهو يشعر أن الفكرة صارت أكثر ملكاً له لا أقل. وهذا مهم داخل الفعالية وبعدها؛ فإن جاءت تجربة ميدانية، يجب أن يؤمن الفريق بما بناه، ولن يدافع أحد عن فكرة سلّمها له زائر رفيع المنصب.

هناك أربعة أدوار مفيدة للمرشدين، وتحتاج معظم الفعاليات إلى الأولين على الأقل:

• مرشدو المجال: يعرفون المشكلة من الداخل؛ الخدمة، والأنظمة واللوائح، وتاريخ ما جُرّب من قبل.
• مرشدو المستفيد: هم المتأثرون أنفسهم أو من يتحدث باسمهم، وكثيراً ما يكونون أثمن من في القاعة.
• المرشدون التقنيون: يساعدون في البيانات والأدوات والتكامل وما يمكن بناؤه واقعياً.
• مرشدو المنهجية والعرض: يساعدون الفرق على اختبار الافتراضات وبناء القصة والوصول إلى الزبدة.

سبع خطوات لبرنامج إرشاد ناجح

1. حدد ما ستحتاجه الفرق، ومتى. راجع جدول الفعالية وعلّم المواضع التي تتعثر فيها الفرق عادةً: صياغة المشكلة في الساعات الأولى، واختيار فكرة واحدة، والاختبار الأول، والجدار التقني في آخر الليل، والقصة الختامية. كل موضع منها لحظة إرشاد. واختر الأدوار وفقها؛ فإن كان التحدي عن خدمة حكومية، فمرشد مجال يعرف الأنظمة أثمن من مطوّرَين إضافيين. وبيان التحدي (انظر كيف تكتب بيان تحدٍّ يرغب الناس في حله) يخبرك أي معرفة نادرة.

2. اختر مرشدين أقل وأفضل. مرشد لكل فريقين أو ثلاثة في كل جلسة يكفي عادةً إن كان وقتهم مجدولاً. اختر على أساس الإصغاء والصبر لا المنصب. قد يكون المسؤول الكبير مرشداً ممتازاً، لكن بشرط أن يجلس مع الفريق عشرين دقيقة ويسأل أكثر مما يوجّه. واطلب من كل مرشد التزاماً محدداً بالوقت، فترتين على الأقل، قبل قبوله. فالاسم اللامع على الموقع الذي يحضر عشر دقائق أحد 9 أخطاء في الهاكاثون يكررها المنظمون.

3. هيّئ المرشدين قبل الفعالية. من نصف ساعة إلى ساعة، ويُفضَّل في اليوم السابق. غطِّ التحدي وقيوده، ومعايير التحكيم (ليوجّه المرشدون الفرق نحو ما يهم، انظر معايير التحكيم التي تختار الفائز الصحيح)، والجدول، وقواعد المكان. وأهم قاعدة بسيطة: اسأل ولا تملِ. وأعطهم مجموعة قصيرة من الأسئلة، مثل:

• لمن هذه الفكرة بالضبط، وأي لحظة في يومه تحسّنونها؟
• ما أخطر شيء تفترضونه؟ وكيف تتحققون منه اليوم؟
• ماذا ستحذفون لو كان لديكم نصف الوقت؟
• ماذا تعلمتم في الساعات الثلاث الأخيرة وغيّر رأيكم؟

هذه الأسئلة تقود مباشرة إلى خريطة الافتراضات واختبار الفرضية السريع، ويجب أن يعرف المرشدون الأداتين جيداً ليقترحوهما.

4. جدوِل الوقت ولا تتركه للصدفة. صيغة "المرشدون موجودون، اسألوهم متى شئتم" تفشل من جهتين: الفرق الواثقة تستأثر بالمرشدين، والفرق الخجولة لا تسأل أبداً، وهذا يتكرر كثيراً حين يكون المرشد أكبر سناً أو منصباً. اعتمد جولات ثابتة بدلاً من ذلك: مثلاً لقاء من ربع ساعة مع كل فريق بعد جلسة صياغة المشكلة، وثانٍ بعد الاختبار الأول، وثالث قبل العرض. وبين الجولات، يمكن طلب المرشدين عبر قائمة انتظار بسيطة. بدّل المرشدين ليسمع كل فريق أكثر من رأي، لكن اجعل لكل فريق مرشداً رئيسياً باسمه حتى لا تتشتت النصائح في خمسة اتجاهات.

5. امنح المرشدين طريقة لتبادل ما يرونه. بعد كل جولة، اجمع المرشدين عشر دقائق: أي الفرق عالقة؟ أيها على وشك بناء شيء يتجاوز القيود؟ أيها لم يتحدث مع مستفيد واحد؟ هذا يسمح للمنظمين بالتدخل مبكراً، كأن يرسلوا مرشد مستفيد إلى الفريق الذي يحتاجه، ويمنع المرشدين من تكرار نصائح بعضهم. ولا تُنقل ملاحظات المرشدين إلى المحكّمين على شكل درجات أبداً؛ فالإرشاد والتحكيم يجب أن ينفصلا، وإلا توقفت الفرق عن مصارحة مرشديها.

6. احمِ ملكية الفريق لفكرته. راقب الإخفاقات الشائعة: المرشد الذي يعيد تصميم الفكرة، والمرشد الذي يصر على تقنيته المفضلة، والمرشد الذي يدفع منصبه الفريق إلى ترك اتجاه جيد إرضاءً له. قل للمرشدين في التهيئة إن القرار للفريق، وقلها للفرق أيضاً: "المرشد ينصح، وأنتم تقررون ما تأخذون." وإن استمر مرشد في فرض رأيه، فانقله بهدوء إلى دور آخر.

7. أغلق الدائرة بعد الفعالية. اسأل الفرق أي إرشاد أفادها وأيه لم يُفِد، مستخدماً شبكة رصد الملاحظات. واشكر المرشدين بشيء محدد: الفريق الذي ساعدوه، وما الذي تغيّر بفضلهم. وإن دخلت فكرة فائزة مرحلة التجربة، فمرشد المجال غالباً أفضل من يبقى معها في أسابيعها الأولى. هذه الاستمرارية جزء مما نتناوله في ما بعد الهاكاثون.

افعل ولا تفعل للمرشدين

افعل

• ابدأ كل حديث بسؤال الفريق عمّا يحاول فعله وأين تعثّر.
• ادفع نحو التواصل مع مستفيدين وبيانات حقيقية مبكراً، من اليوم الأول إن أمكن.
• اقترح اختباراً سريعاً (نموذج ورقي، أو حديث من خمس دقائق) بدلاً من جدل طويل.
• قل بصراحة حين يتجاوز شيء ما القيود، واشرح السبب.
• اترك لكل فريق خطوة تالية واحدة واضحة.

لا تفعل

• لا تمسك القلم. إن كنت ترسم الحل فأنت تصممه.
• لا تأتِ بفكرتك وتبحث عن فريق يبنيها.
• لا تنصح في كل شيء؛ اختر الأمر الأهم الآن.
• لا تخالف مرشداً آخر أمام الفريق؛ ناقش ذلك في اجتماع المرشدين.
• لا ترشد فريقاً ستحكّمه.

مثال توضيحي

مثال توضيحي. نظّم تجمّع صحي في الرياض هاكاثوناً من يومين لتقليل المواعيد الفائتة في العيادات الخارجية. في الدورة الأولى، أُدرج اثنا عشر من كبار الاستشاريين والمديرين مرشدين، وزار معظمهم القاعة مرة واحدة لوقت قصير. وغيّرت ثلاثة فرق اتجاهها بعد أن اقترح أحد الاستشاريين تطبيقاً للتذكير، فإذا بأربعة فرق في العرض الختامي قد بنت تطبيقات تذكير شبه متطابقة.

في الدورة التالية أُعيد تصميم الإرشاد حول لحظات التعثر. اختار المنظمون سبعة مرشدين: موظفَي مواعيد يعيدان جدولة المواعيد يومياً، ومراجعَين من مجلس المرضى في التجمع، ومحلل بيانات، وطبيباً، وميسّراً للاختبار والعرض. هُيّئ السبعة مساء اليوم السابق بصفحة أسئلة وقاعدة واحدة: اسأل ولا تملِ. وكان لكل فريق ثلاثة لقاءات مجدولة ومرشد رئيسي. في أول اجتماع للمرشدين، نبّهوا إلى أن خمسة فرق افترضت أن المراجعين ينسون مواعيدهم، بينما يعرف موظفا المواعيد أن كثيرين لا يستطيعون الاستئذان من أعمالهم في الأوقات المتاحة صباحاً، وأكّد المراجعان ذلك. الفرق التي اختبرت هذا مع مرشدَي المستفيد اتجهت إلى تبادل المواعيد المرن بدلاً من التذكير. ودخلت الفكرة الفائزة تجربة صغيرة يملكها مدير العيادات الخارجية، وبقي أحد موظفي المواعيد مستشاراً لها.

أسئلة يطرحها الناس

ما دور المرشد في الهاكاثون؟ يساعد المرشد الفرق على التقدم بطرح الأسئلة، وتقديم ملاحظات صريحة، ومشاركة المعرفة بالمجال أو التقنية، وفك العقد. لا يحكّم، ولا يصمم الحل نيابة عن الفريق.

كم مرشداً يحتاج الهاكاثون؟ يعتمد على عدد الفرق ومدة الفعالية، لكن مرشداً لكل فريقين أو ثلاثة في كل جلسة يكفي حين يكون الوقت مجدولاً. وتنوع الأدوار أهم من العدد الإجمالي.

هل يمكن أن يكون المرشد محكّماً أيضاً؟ الأفضل ألا يكون. يجب أن تستطيع الفرق مصارحة المرشد بشكوكها دون أن تخشى خسارة الدرجات. وإن اضطررت إلى الجمع، فتأكد ألا يحكّم أحد فريقاً أرشده.

إلى أين بعد ذلك

للتصميم الكامل للفعالية، اقرأ كيف تنظم هاكاثوناً يخرج بشيء حقيقي وخريطة الصيغ في الهاكاثونات والجامات والتحديات: كل الأنواع بالتفصيل. وأدوات خريطة الافتراضات واختبار الفرضية والنموذج الورقي هي الثلاث التي يجب أن يعرفها كل مرشد.