مصفوفة القرار الموزونة
اتفقوا على ما يهم قبل النظر في البدائل، ثم دعوا الأدلة تتكلم.
- الوقت
- 45 دقيقة
- الأشخاص
- 4–7
- نوع العمل
- الاختيار
باختصار
مصفوفة القرار الموزونة أداة تقارن عدداً قليلاً من البدائل وفق معايير يتفق عليها الفريق مسبقاً، ولكل معيار وزن يعكس أهميته. تقيّم كل بديل على كل معيار استناداً إلى الأدلة، وتضرب التقييم في الوزن وتجمع النتائج، ثم تختبر هل يتغير البديل المتصدر إذا تغيرت الأوزان. تستغرق نحو 45 دقيقة.
ما هو
مصفوفة القرار الموزونة جدول: البدائل في الصفوف، والمعايير في الأعمدة، ولكل معيار وزن. يقيّم الفريق كل بديل على كل معيار، غالباً من 1 إلى 5، ويكتب الدليل الذي بنى عليه كل تقييم. تضرب كل تقييم في وزنه، وتجمع الصف، فيظهر مجموع لكل بديل.
والقيمة الحقيقية في ترتيب العمل. فالمعايير والأوزان تُحسم قبل التعمق في البدائل، فلا يستطيع أحد أن يفصّل المعايير على مقاس فكرته المفضلة. وكتابة الدليل بجانب كل تقييم تحوّل الآراء إلى ادعاءات يمكن التحقق منها. واختبار الأوزان بعد ذلك يكشف هل النتيجة متينة أم معلقة بحكم واحد مختلف عليه. والطريقة شائعة في تعليم إدارة الجودة، ويربطها بعضهم بأعمال ستيوارت بيو في اختيار المفاهيم الهندسية.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- أمامك من 2 إلى 6 بدائل جادة، وللقرار كلفة أو مخاطرة أو أثر عام حقيقي.
- لكل إدارة أولوياتها، وتحتاج إلى أساس مشترك ظاهر للقرار.
- ستحتاج لاحقاً إلى شرح القرار للقيادة أو جهات الرقابة أو الجمهور.
- المفاضلة بين الموردين أو الأنظمة أو مواقع التجربة أو تصاميم الخدمة.
تجنّبه حين
- لديك 20 فكرة أولية. ضيّقها أولاً بالتصويت بالنقاط أو بمصفوفة الأثر والجهد.
- أحد المعايير شرط قاطع، كمتطلب نظامي. استبعد البدائل التي لا تستوفيه قبل استخدام المصفوفة.
- البدائل غامضة لا يمكن تقييمها. طوّرها أولاً.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- 45 دقيقة لثلاثة بدائل أو أربعة ولخمسة معايير أو ستة، وأكثر إن احتجت إلى جمع الأدلة
- الأشخاص
- من 4 إلى 7 مشاركين يفهمون البدائل والاحتياجات، إضافة إلى صاحب القرار
- الأدوات
- جدول كبير على الجدار أو جدول بيانات مشترك، ووصف كل بديل في فقرة واحدة، والأدلة المتوافرة لديكم
كيف تديره
الخطوة 1: استبعد ما يخالف الشروط القاطعة
اكتب الشروط التي لا تقبل التنازل: القيود النظامية، وسقف الميزانية، وتوطين البيانات، والسلامة. واستبعد كل بديل لا يستوفي أياً منها. لا تُدخل الشروط القاطعة ضمن المعايير الموزونة، لأن مجموعاً مرتفعاً قد يغطي على عيب قاتل.
الخطوة 2: اتفقوا على 4 إلى 7 معايير
اسأل: «ماذا يحقق الخيار الجيد؟» وحوّل الإجابات إلى معايير، مثل مدة التنفيذ، والكلفة على ثلاث سنوات، والأثر في مدة انتظار المستفيد، وجهد الموظفين. اجعل كل معيار قابلاً للقياس أو للوصف على الأقل، واحذف المتداخل، لأن معيارين بمعنى واحد يحتسبان الأمر نفسه مرتين.
الخطوة 3: حدّدوا الأوزان قبل النظر في البدائل
امنح المجموعة 100 نقطة توزعها على المعايير، وناقشوا حتى يرى صاحب القرار أن التوزيع صائب. اكتبوا الأوزان ولا تغيروها أثناء التقييم. هذه أهم خطوة، فامنحها 10 دقائق على الأقل.
الخطوة 4: عرّفوا معنى كل درجة
اكتبوا لكل معيار ما تعنيه الدرجة 1 والدرجة 3 والدرجة 5. في الكلفة مثلاً: 1 تتجاوز الميزانية، و3 ضمنها، و5 أقل منها بكثير. التعريف المشترك يمنع كل مشارك من استخدام المقياس بطريقته.
الخطوة 5: قيّموا كل بديل بالأدلة
تقدموا معياراً معياراً لا بديلاً بديلاً، لتقارنوا المتشابه بالمتشابه. اكتبوا لكل تقييم سطراً واحداً من الأدلة: اقتباس أو رقم أو نتيجة تجربة. وما لا دليل عليه فاوسموه بأنه افتراض.
الخطوة 6: احسبوا المجاميع وتأملوها
اضربوا كل تقييم في وزنه واجمعوا الصف، ثم اقرؤوا المجاميع بصوت مسموع. ابحثوا عن البدائل التي تتفوق في معيار وتتراجع بشدة في آخر، فهذه المقايضات أهم من الرقم النهائي.
الخطوة 7: اختبروا الأوزان
غيّروا أكثر وزنين إثارة للخلاف بمقدار 10 نقاط صعوداً وهبوطاً، وأعيدوا الحساب. إن بقي المتصدر كما هو، فالاختيار متين. وإن انقلب الترتيب، فالقرار معلق بذلك الحكم، وعلى صاحب القرار أن يحسمه علناً. سجلوا النتيجة في ورقة العمل.
مثال تطبيقي
تتزايد على دارة وطنية للوثائق طلبات نسخ السجلات القديمة، وعليها أن تختار بين ثلاثة بدائل: رقمنة أكثر المجموعات طلباً، أو زيادة موظفي قاعة الاطلاع، أو الشراكة مع جامعة للرقمنة عند الطلب. اجتمع ستة من إدارات الوثائق وتقنية المعلومات والمالية وخدمة المستفيدين مع المدير العام.
بدؤوا بالاستبعاد. فكل البدائل يجب أن تُبقي الوثائق الأصلية داخل المبنى، وخيار الجامعة كان سينقل بعض الصناديق خارجه، فعُدّل إلى صيغة تعمل داخل المبنى قبل المضي.
اتفقوا على خمسة معايير وأوزانها: مدة حصول المستفيد على النسخة (30)، والكلفة على ثلاث سنوات (25)، والخطر على الوثائق الهشة (20)، وجهد الموظفين (15)، وإمكان إعادة الاستفادة في الطلبات المقبلة (10).
عند التقييم بالأدلة نالت الرقمنة 5 في إعادة الاستفادة، لأن 60% من طلبات العام الماضي جاءت من 12 مجموعة فقط. ونال خيار قاعة الاطلاع 2 في المدة، لأن الانتظار الحالي 18 يوم عمل، والموظفون الإضافيون سيخفضونه إلى 12 يوماً تقريباً. ونالت الشراكة الجامعية 3 في الكلفة، مع وسمها افتراضاً لأن السعر لم يتأكد بعد.
جاءت المجاميع: الرقمنة 4.1، والجامعة 3.6، وقاعة الاطلاع 2.9 (متوسط موزون من 5). وحين نقل الفريق 10 نقاط من المدة إلى الكلفة بقيت الرقمنة في الصدارة. فاختار المدير العام رقمنة المجموعات الاثنتي عشرة الأكثر طلباً، وكلّف المالية بتأكيد سعر الجامعة قبل دورة الميزانية المقبلة.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- قلّل عدد المعايير. فوق سبعة يصبح كل وزن ضئيلاً وتتقارب المجاميع حتى تفقد معناها.
- اطلب من مشارك لا يميل إلى أي بديل أن يقرأ سطور الأدلة بصوت مسموع.
- اعرض المجاميع نطاقاً لا رقماً واحداً حين تكون تقييمات مهمة مبنية على افتراضات.
- احتفظ بالمصفوفة المكتملة، فهي أوضح سجل لسبب اختيارك.
أخطاء شائعة
- وضع الأوزان أو تعديلها بعد معرفة البديل المتصدر.
- التقييم دون أدلة، فيصبح الجدول عرضاً للأهواء تعلوه عمليات حسابية.
- اعتبار فرق صغير في المجاميع، مثل 3.8 مقابل 3.7، فوزاً واضحاً.
- استخدام المصفوفة لتقييم الأشخاص أو الفرق أو موظفي الموردين. هي للبدائل فقط.
ما تخرج به
تخرج بجدول مكتمل يعرض البدائل والمعايير والأوزان والتقييمات والأدلة خلف كل منها، مع ملاحظة عن مدى تأثر النتيجة بالأوزان. ويملك صاحب القرار قراراً يستطيع غيره تتبعه ومساءلته. وقبل الالتزام، أجرِ تحليل الفشل قبل وقوعه على البديل المختار لتكتشف ما قد يُفشله، واستخدم مصفوفة الأثر والجهد إن احتجت إلى ترتيب العمل الذي يليه.
أسئلة شائعة
كم معياراً تحتاج مصفوفة القرار؟
من أربعة إلى سبعة تكفي لمعظم القرارات. أقل من أربعة نادراً ما يلتقط المقايضات، وأكثر من سبعة يجعل كل وزن صغيراً جداً فلا تعود المصفوفة تخبرك بالكثير.
أي مقياس نستخدم؟
مقياس من 1 إلى 5 يكفي معظم الفرق، بشرط أن تعرّفوا طرفيه لكل معيار. أما المقاييس الأوسع، كمن 1 إلى 10، فتوحي بدقة غير موجودة.
ماذا لو بدت نتيجة المصفوفة خاطئة؟
تعامل مع هذا الإحساس على أنه معلومة. غالباً يكون هناك معيار ناقص، أو وزن لا يعكس ما يقدّره الناس فعلاً، أو تقييم بلا دليل. حدّد أيها، وأصلحه علناً، وسجّل التعديل.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- البديل
- المعيار
- الوزن
- التقييم
- الأدلة