Matriz de decisión ponderada (modelo de puntuación ponderada)
Acuerden qué importa antes de mirar las opciones y dejen que la evidencia haga la discusión.
- Tiempo
- 45 min
- Personas
- 4–7
- Tipo de trabajo
- Elegir
En resumen
Una matriz de decisión ponderada compara unas pocas opciones con criterios que el equipo acuerda de antemano. Cada criterio recibe un peso según su importancia. Valoras cada opción en cada criterio con evidencias, multiplicas por el peso y sumas. Después compruebas si la ganadora cambia al mover los pesos. Lleva unos 45 minutos.
Qué es
Una matriz de decisión ponderada es una tabla. Las opciones van en las filas, los criterios en las columnas y cada criterio lleva un peso. El equipo valora cada opción en cada criterio, normalmente de 1 a 5, y anota la evidencia de cada valoración. Multiplica cada valoración por su peso, suma la fila y tendrás un total por opción.
El verdadero valor está en el orden de trabajo. Acuerdan los criterios y los pesos antes de que nadie mire las opciones en detalle, para que nadie pueda ajustar discretamente los criterios a favor de su idea favorita. Escribir la evidencia junto a cada valoración convierte opiniones en afirmaciones comprobables. Probar los pesos después muestra si la respuesta es sólida o depende de un único juicio discutido. El método se enseña mucho en gestión de la calidad y a veces se vincula al trabajo de Stuart Pugh sobre selección de conceptos.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando
- Tienes de 2 a 6 opciones serias y la elección implica un coste, un riesgo o un impacto público reales.
- Varios equipos tienen prioridades distintas y necesitas una base compartida y visible para la decisión.
- Más adelante tendrás que explicar la decisión a la dirección, a auditores o al público.
- Para elegir entre proveedores, sistemas, ubicaciones piloto o diseños de servicio.
Evítalo cuando
- Tienes 20 ideas en bruto. Acótalas primero con un voto por puntos o una matriz impacto-esfuerzo.
- Un criterio es una regla obligatoria, como un requisito legal. Descarta las opciones que no la cumplan antes de usar la matriz.
- Las opciones son demasiado vagas para valorarlas. Desarróllalas primero.
Qué necesitas
- Tiempo
- 45 minutos para 3 o 4 opciones y 5 o 6 criterios; más si hay que reunir evidencias
- Personas
- De 4 a 7 personas que entiendan las opciones y las necesidades, más la persona responsable de la decisión
- Materiales
- Una tabla grande en la pared o una hoja de cálculo compartida, las opciones descritas en un párrafo cada una y la evidencia que ya tengas
Cómo aplicarlo
Paso 1: Descarta las opciones que incumplen una regla obligatoria
Enumera las condiciones imprescindibles: límites legales, techos de presupuesto, residencia de datos, seguridad. Elimina las opciones que incumplan alguna. No metas las reglas obligatorias entre los criterios ponderados, porque un total alto podría ocultar un fallo fatal.
Paso 2: Acuerden de 4 a 7 criterios
Pregunta: “¿Qué lograría una buena elección?”. Convierte las respuestas en criterios como plazo de entrega, coste a tres años, efecto en el tiempo de espera del usuario o esfuerzo del personal. Haz que cada criterio sea medible o al menos descriptible. Elimina solapamientos, porque dos criterios que significan lo mismo cuentan doble.
Paso 3: Fija los pesos antes de mirar las opciones
Da al grupo 100 puntos para repartir entre los criterios. Discutan hasta que el reparto le parezca correcto a quien decide. Anoten los pesos y no los cambien durante la valoración. Es el paso más importante, así que dedícale al menos 10 minutos.
Paso 4: Define qué significa cada valoración
Para cada criterio, escribe cómo es un 1, un 3 y un 5. Para el coste: 1 es por encima del presupuesto, 3 es dentro del presupuesto, 5 es muy por debajo. Las definiciones compartidas evitan que cada cual use la escala de forma distinta.
Paso 5: Valora cada opción con evidencia
Avanza criterio a criterio, no opción a opción, para comparar lo comparable. Para cada valoración, escribe una línea de evidencia: una cita, una cifra, un resultado de prueba. Donde no haya evidencia, marca la valoración como supuesto.
Paso 6: Calcula y mira los totales
Multiplica cada valoración por su peso y suma la fila. Lee los totales en voz alta. Busca opciones que ganan en un criterio pero pierden mucho en otro. Esas compensaciones importan más que el número final.
Paso 7: Pon a prueba los pesos
Cambia los dos pesos más debatidos 10 puntos en cada sentido y vuelve a calcular. Si la líder sigue siendo la misma, tu elección es robusta. Si el orden cambia, la decisión depende de ese juicio y quien decide debe tomarla abiertamente. Anota el resultado en la ficha.
Ejemplo práctico
Un archivo nacional recibe cada vez más solicitudes de copias de documentos antiguos. Debe elegir entre tres opciones: digitalizar las colecciones más solicitadas, añadir personal a la sala de consulta o asociarse con una universidad para digitalizar bajo demanda. Seis personas de documentación, TI, finanzas y atención al público se reúnen con la directora.
Primero descartan. Todas las opciones deben mantener los documentos originales en el archivo. La opción de la universidad trasladaría algunas cajas fuera, así que se modifica a una versión dentro del archivo antes de seguir.
Acuerdan cinco criterios y sus pesos: tiempo hasta que un ciudadano recibe una copia (30), coste a tres años (25), riesgo para documentos frágiles (20), esfuerzo del personal (15) y reutilización para futuras solicitudes (10).
Al valorar con evidencias, la digitalización obtiene un 5 en reutilización porque el 60 % de las solicitudes del año pasado procedían de solo 12 colecciones. La opción de la sala de consulta obtiene un 2 en tiempo, porque la espera actual es de 18 días hábiles y más personal solo la reduciría a unos 12. La asociación con la universidad obtiene un 3 en coste, marcado como supuesto porque el precio no está confirmado.
Totales: digitalización 4,1; universidad 3,6; sala de consulta 2,9 (media ponderada sobre 5). Cuando el equipo pasa 10 puntos de tiempo a coste, la digitalización sigue en cabeza. La directora elige digitalizar las 12 colecciones más consultadas y pide a finanzas que confirme el precio de la universidad antes de la siguiente ronda presupuestaria.
IlustrativoConsejos y errores
Consejos
- Mantén pocos criterios. Por encima de siete, cada peso se vuelve diminuto y los totales se confunden.
- Pide a una persona que no prefiera ninguna opción que lea en voz alta las líneas de evidencia.
- Muestra los totales como un rango cuando valoraciones clave sean supuestos.
- Guarda la matriz completa. Es el registro más claro de por qué elegiste lo que elegiste.
Errores frecuentes
- Fijar o ajustar los pesos después de ver qué opción gana.
- Valorar sin evidencia, lo que convierte la tabla en una exhibición de preferencias con aritmética encima.
- Tratar una diferencia pequeña en los totales, como 3,8 frente a 3,7, como una victoria clara.
- Usar la matriz para valorar a personas, equipos o al personal de proveedores. Úsala solo para opciones.
Con qué terminas
Sales con una tabla completa que muestra las opciones, los criterios, los pesos, las valoraciones y la evidencia de cada una, más una nota sobre lo sensible que es el resultado a los pesos. Quien decide tiene una decisión que otros pueden seguir y cuestionar. Antes de comprometerte, haz un premortem de la opción elegida para encontrar qué podría hacerla fracasar, y usa una matriz impacto-esfuerzo si necesitas ordenar el trabajo que viene después.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos criterios debe tener una matriz de decisión?
Entre cuatro y siete funciona para la mayoría de las decisiones. Con menos de cuatro rara vez se recogen las compensaciones; con más de siete cada peso es tan pequeño que la matriz deja de decirte gran cosa.
¿Qué escala debemos usar?
Una escala de 1 a 5 basta para la mayoría de los equipos, siempre que definas qué significa cada extremo en cada criterio. Las escalas más amplias, como de 1 a 10, invitan a una falsa precisión.
¿Y si el resultado de la matriz parece equivocado?
Trata esa sensación como información. Normalmente falta un criterio, un peso no refleja lo que la gente valora de verdad o una valoración carece de evidencia. Averigua cuál es, corrígelo abiertamente y deja constancia del cambio.
Ficha de la herramienta
La ficha de trabajo que rellena tu equipo, una casilla por campo.
- Opción
- Criterio
- Peso
- Valoración
- Evidencia