مصفوفة الآن وكيف وواو
افرز أفكارك إلى ما يمكن تنفيذه الآن، وما يحتاج إلى معرفة الطريقة، وما يجمع الجدة وسهولة التنفيذ.
- الوقت
- 30 دقيقة
- الأشخاص
- 4–8
- نوع العمل
- الاختيار
باختصار
مصفوفة الآن وكيف وواو شبكة بمحورين لفرز الأفكار: محور يقيس جدة الفكرة، وآخر يقيس إمكان تنفيذها اليوم. تقع الأفكار في ثلاث مجموعات: «الآن» للمألوف القابل للتنفيذ، و«كيف» للجديد الذي يصعب تنفيذه حالياً، و«واو» للجديد القابل للتنفيذ. ثم تختار ما تنفذه الآن وما تبحثه.
ما هو
بعد جلسة جيدة لتوليد الأفكار قد يكون أمامك أربعون فكرة أو أكثر، وهي ليست من نوع واحد. بعضها تحسينات معقولة تستطيع البدء فيها الأسبوع المقبل، وبعضها مثير لكنه يحتاج إلى أنظمة جديدة أو تمويل أو تقنية، وقليل منها جديد وفي متناول اليد أيضاً. تساعد هذه المصفوفة الفريق على رؤية هذه الفروق في صورة واحدة.
ارسم شبكة: محور للجدة يمتد من المألوف إلى الجديد، ومحور لإمكان التنفيذ اليوم يمتد من الصعب إلى السهل. الأفكار المألوفة السهلة هي «الآن». والجديدة الصعبة هي «كيف»، لأن عليك أولاً أن تعرف كيف تنفذها. والجديدة السهلة هي «واو». أما المألوفة الصعبة فتخرج غالباً من الحساب. والغاية ليست تتويج فكرة واحدة، بل بناء مجموعة متوازنة من الخطوات التالية.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- مباشرة بعد العصف الذهني أو الكتابة الذهنية أو أداة سكامبر، حين تتراكم أفكار متفاوتة الطموح.
- حين تريد القيادة تحسينات سريعة وشيئاً أكثر طموحاً معاً، وتحتاج إلى إظهار الاثنين.
- حين يختار الفريق الأفكار الآمنة دائماً، وتريد أن تُبرز الأفكار الأجرأ.
- لتحديد الأفكار التي تدخل التجربة الآن، وتلك التي تحتاج إلى بحث أولاً.
تجنّبه حين
- تحتاج إلى خيار واحد قابل للدفاع عنه بين بدائل قليلة. استخدم مصفوفة القرار الموزونة.
- إمكان التنفيذ يتوقف على معلومات لا يعرفها أحد في القاعة. اجمعها أولاً، أو ادعُ من يعرفها.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- 30 دقيقة لعدد يتراوح بين 20 و40 فكرة
- الأشخاص
- من 4 إلى 8 مشاركين، بينهم شخص واحد على الأقل يعرف قيود التنفيذ جيداً
- الأدوات
- شبكة كبيرة بمحورين على الجدار أو السبورة، والأفكار على أوراق ملصقة، وأقلام بثلاثة ألوان للآن وكيف وواو
كيف تديره
الخطوة 1: ارسم الشبكة وعرّف المحورين
ارسم مربعاً كبيراً. سمِّ المحور الأفقي «قابل للتنفيذ اليوم» من الصعب إلى السهل، والمحور الرأسي «الجدة» من المألوف في الأسفل إلى الجديد في الأعلى. اتفقوا على أن «الجديد» يعني جديداً على جهتكم لا على العالم، وأن «قابل للتنفيذ اليوم» يعني بالميزانية والأنظمة والموظفين الحاليين خلال ستة أشهر تقريباً.
الخطوة 2: نظّف الأفكار
تأكد أن كل ورقة تحمل فكرة واحدة في كلمات قليلة، وادمج المكرر. وإذا زادت الأفكار على 40، فأجرِ تصويتاً سريعاً بالنقاط أولاً لتضع على الشبكة ما يهتم به الفريق فقط.
الخطوة 3: ضع الأفكار حسب الجدة أولاً
خذ كل ورقة واسأل سؤالاً واحداً: «ما مدى جدة هذه الفكرة علينا؟» ثم ضعها في الأعلى أو الأسفل. لا تناقشوا إمكان التنفيذ الآن. فصل السؤالين يمنع الحاضرين من سحب كل فكرة جريئة إلى الأسفل لأنها تبدو صعبة.
الخطوة 4: ثم حرّك كل فكرة حسب إمكان التنفيذ
مرّوا على الأوراق مرة ثانية وحرّكوا كل واحدة يميناً أو يساراً حسب إمكان تنفيذها اليوم. واطلبوا من الخبير بالقيود أن يشرح كل تحريك. لا يتجاوز النقاش نصف دقيقة لكل ورقة.
الخطوة 5: سمّوا المجموعات الثلاث
ارسموا حدوداً تقريبية. الركن السفلي في جهة السهل هو «الآن»، والعلوي في جهة الصعب هو «كيف»، والعلوي في جهة السهل هو «واو». أما الأفكار المألوفة الصعبة فتخرج عادة من الطاولة ما لم يقدّم أحد حجة قوية لها.
الخطوة 6: اختاروا مجموعة متوازنة
اختاروا فكرة أو فكرتين من «واو» لتطويرهما، وفكرتين أو ثلاثاً من «الآن» للبدء قريباً، وفكرة واحدة من «كيف» للبحث فيها. واكتبوا لكل منها الخطوة التالية في ورقة العمل: الفكرة، والجدة، وإمكان التنفيذ، والخطوة التالية.
مثال تطبيقي
يريد فريق في وزارة التعليم تسهيل نقل الطلاب للأسر التي تنتقل بين المدن. اليوم يملأ ولي الأمر نموذج نقل ورقياً، ويأخذ توقيع المدرسة السابقة ورقم سجل الطالب، ثم يراجع المدرسة الجديدة. فرز سبعة موظفين من المدارس وتقنية المعلومات ومركز اتصال الأسر 26 فكرة.
عرّف الفريق «قابل للتنفيذ اليوم» بأنه ممكن خلال فصل دراسي واحد بنظام الطلاب الحالي والأنظمة القائمة.
عند الفرز حسب الجدة استقرت أفكار مثل «تعليمات أوضح في النموذج» و«تمديد ساعات العمل في الصيف» في الأسفل، وارتفعت فكرتا «المدرسة الجديدة هي من تبدأ النقل لا ولي الأمر» و«النقل التلقائي حين تحدّث الأسرة عنوانها لدى جهة حكومية أخرى».
عند التحريك حسب إمكان التنفيذ أوضح محلل التقنية أن نظام الطلاب يتيح أصلاً للمدرسة المستقبِلة طلب السجل، فانتقلت فكرة «المدرسة الجديدة تبدأ النقل» إلى أقصى جهة السهل وصارت «واو». أما النقل التلقائي عبر تحديث العنوان فيحتاج إلى مشاركة بيانات بين الجهات، فبقي في جهة الصعب ضمن «كيف».
اختار الفريق تجربة النقل الذي تبدؤه المدرسة الجديدة في إدارتين تعليميتين (واو)، وإعادة صياغة النموذج مع خط هاتفي صيفي (الآن)، وسؤال الإدارة القانونية عما تتطلبه مشاركة البيانات للنقل التلقائي (كيف). ولكل منها مسؤول وتاريخ في ورقة العمل.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- لا تجعل خبير التنفيذ يحكم على الجدة أيضاً. لكل سؤال صوته.
- اكتب تعريف المحورين على الشبكة نفسها، ليستخدم كل من ينضم المعنى ذاته.
- صوّر الشبكة وأبقِ أفكار «كيف» ظاهرة، فكثيراً ما تصبح «واو» العام المقبل.
- إذا وقع كل شيء تقريباً في «الآن»، فجلسة توليد الأفكار كانت حذرة أكثر من اللازم. أعيدوها.
أخطاء شائعة
- خلط الجدة بإمكان التنفيذ في نقاش واحد، فتُدفع الأفكار الجريئة إلى الأسفل مبكراً.
- اعتبار «واو» الأفضل تلقائياً، مع أنها ما زالت تحتاج إلى اختبار مع المستخدمين.
- الخروج بأفكار «الآن» وحدها لأنها تبدو آمنة.
- نسيان كتابة الخطوة التالية والمسؤول لكل فكرة مختارة.
ما تخرج به
تخرج بأفكار مفروزة إلى «الآن» و«كيف» و«واو»، وبمجموعة مختارة متوازنة من كل منها، وبخطوة تالية لكل فكرة مختارة. خذ أفكار «واو» إلى خريطة الافتراضات لتعرف ما يجب أن يتحقق لتنجح، وضع أفكار «الآن» على مصفوفة الأثر والجهد أو في خطة بسيطة حتى تُنفَّذ فعلاً.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين هذه المصفوفة ومصفوفة الأثر والجهد؟
كلتاهما شبكة بمحورين. مصفوفة الأثر والجهد تقارن القيمة بالكلفة لتكشف المكاسب السريعة، أما «الآن وكيف وواو» فتقارن الجدة بإمكان التنفيذ، فتُظهر أي الأفكار جديد حقاً وأيها تحسين مألوف. استخدم الأولى لتخطيط التنفيذ، والثانية لحماية الطموح.
ماذا نفعل بأفكار «كيف»؟
أعطِ كل فكرة سؤال بحث صغيراً، مثل «أي نظام يلزم تعديله؟» أو «كم تكلف التقنية؟»، وكلّف من يجد الإجابة ويعود بها. بعض أفكار «كيف» تصبح ممكنة بمجرد إزالة عائق واحد.
هل يستطيع شخص واحد وضع كل الأفكار؟
هذا أسرع لكنه أقل فائدة، فالقيمة في نقاش المجموعة حول سبب شعورها بجدة الفكرة أو صعوبتها. وإن كان الوقت ضيقاً جداً، فليضع شخص واحد الأوراق، ولتعترض المجموعة على ما تخالفه فقط.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- الفكرة
- الجدة
- إمكان التنفيذ
- الخطوة التالية