شجرة المشكلة
اكتب المشكلة المركزية على الجذع، وضع الأسباب أسفلها والنتائج فوقها، وتحقق من كل علاقة ترسمها قبل أن تعتمد عليها.
- الوقت
- 45 دقيقة
- الأشخاص
- 3–6
- نوع العمل
- التأطير
باختصار
شجرة المشكلة مخطط يضع مشكلة مركزية واحدة على الجذع، وأسبابها جذوراً تحتها، ونتائجها أغصاناً فوقها. يبنيها الفريق من الأدلة، ثم يتحقق من كل علاقة فيها. يستطيع من ثلاثة إلى ستة أشخاص إعداد مسودة في نحو 45 دقيقة، والاتفاق بها على الأسباب التي سيعملون عليها ولماذا يستحق الأمر.
ما هو
شجرة المشكلة صورة لمشكلة واحدة في محيطها. توضع المشكلة المركزية على الجذع. وتحتها، في الجذور، الأسباب: الظروف التي تُنتج المشكلة. وفوقها، في الأغصان، النتائج: ما يحدث لأن المشكلة قائمة. ويوضّح هذا الشكل أمراً واحداً بجلاء: تعالج المشكلة بالعمل على جذورها، وتبرر الجهد بالإشارة إلى أغصانها.
تُستخدم شجرة المشكلة على نطاق واسع في السياسات العامة وتخطيط التنمية، حيث تحتاج الفرق إلى الاتفاق على المشكلة قبل الاتفاق على البرنامج. وفي المؤسسات تساعد على فك التباس شائع: فقوائم المشكلات على اللوح الورقي تخلط عادة الأسباب والأعراض والآثار في عمود واحد. وحين تُفرز إلى جذور وأغصان، يتضح ما يمكنك العمل عليه، وما ستقيسه، وأي العلاقات بينها لم تكن إلا افتراضاً.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- حين تخلط قائمة المشكلات على اللوح بين الأسباب والآثار ولا يتفق الفريق على ما يعالجه.
- حين تحتاج إلى أن تشرح لصاحب القرار لماذا تهم المشكلة، لا ما هي فقط.
- بعد تجميع الملاحظات المتشابهة، لترتيب الأنماط في أسباب ونتائج.
- عند التخطيط لمشروع، لتتجه أهدافه إلى الأسباب وتتابع مؤشراته النتائج.
- حين يرى كل فريق أن قضيته هي المشكلة المركزية.
تجنّبه حين
- حين لا تملك أدلة بعد. الشجرة المبنية على الرأي تبدو منطقية وقد تضلل.
- حين تحتاج فقط إلى سبب إخفاق واحد محدد، فلماذا خمس مرات أسرع.
- حين تكون المشكلة في الحقيقة عدة مشكلات منفصلة. ارسم لكل منها شجرة.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- نحو 45 دقيقة للشجرة الأولى، ووقت إضافي للتحقق من أضعف العلاقات.
- الأشخاص
- من ثلاثة إلى ستة أشخاص يعرفون المشكلة، بينهم من يتأثر بنتائجها.
- الأدوات
- ورقة كبيرة أو جدار، وأوراق لاصقة بلونين (للأسباب والنتائج)، وأقلام عريضة، وورقة العمل ذات الحقول الأربعة، وأي نتائج بحثية متوفرة.
كيف تديره
الخطوة 1: اكتب المشكلة المركزية
اتفقوا على جملة واحدة للجذع تصف المشكلة حالةً قائمة لا حلاً غائباً: يستغرق اعتماد طلبات إجازات الموظفين 19 يوماً في المتوسط. وتجنبوا صياغة مثل: لا يوجد نظام سير عمل، فهي تفترض الإجابة مسبقاً.
الخطوة 2: اجمع العناصر المرشحة
اعرضوا كل ما يعرفه الفريق: أنماط البحث، والشكاوى، والأرقام. وإن كان لديكم لوح ورقي بقضايا مختلطة، فانسخوا كل بند على ورقة مستقلة.
الخطوة 3: افصلوا الأسباب عن النتائج
اسألوا عن كل ورقة: هل هذا يُحدث المشكلة، أم يحدث بسببها؟ الأسباب تحت الجذع، والنتائج فوقه. وإن تعذّر القرار، فضعوا الورقة جانباً وعودوا إليها لاحقاً.
الخطوة 4: ابنوا الطبقات
رتّبوا الجذور في طبقات: الأسباب المباشرة تحت الجذع مباشرة، والأعمق تحتها. وافعلوا الشيء نفسه مع الأغصان: النتائج المباشرة أولاً، والآثار الأوسع فوقها. وارسموا خطاً لكل علاقة.
الخطوة 5: تحققوا من كل علاقة
اقرؤوا كل خط بصوت مسموع بصيغة لأن أو لذلك: لأن الطلب يحتاج ثلاثة تواقيع، يستغرق الاعتماد 19 يوماً. واكتبوا في ورقة العمل دليل كل علاقة. وحيث لا يوجد دليل، ارسموا الخط منقطاً وعلّموه للتحقق.
الخطوة 6: اختاروا الجذور التي ستعملون عليها
اختاروا سببين أو ثلاثة مدعومة جيداً، وفي متناول أيديكم، ويرجح أن تُحدث أكبر تغيير في المشكلة. هذه تصبح محور عملكم التالي.
الخطوة 7: اختاروا الأغصان التي ستراقبونها
اختاروا نتيجة أو اثنتين يمكن قياسهما، مثل إلغاء الإجازات في اللحظة الأخيرة. هذه تخبركم لاحقاً هل أحدث العمل على الجذور فرقاً.
مثال تطبيقي
إدارة الموارد البشرية في شركة تأمين خليجية تسمع شكاوى متواصلة عن اعتماد الإجازات. على لوح ورقي من اجتماع للموظفين قائمة باثنتي عشرة قضية في عمود واحد، من بطء المديرين إلى تفويت مناسبات عائلية. اجتمع خمسة أشخاص لبناء شجرة المشكلة.
اتفق الفريق على الجذع: يستغرق اعتماد طلبات إجازات الموظفين 19 يوماً في المتوسط. وتحققوا من الرقم بعينة من طلبات الإجازة الأخيرة ذات التواقيع المؤرخة، ليقوم الجذع نفسه على دليل.
نسخوا القضايا الاثنتي عشرة على أوراق وفرزوها. وُضع الطلب يحتاج ثلاثة تواقيع تحت الجذع سبباً، ووُضع الموظفون يلغون سفرهم العائلي فوقه نتيجة. وأُعيدت صياغة المديرون بطيئون لتصبح: المعتمدون يغيبون كثيراً ولا يوجد من ينوب عنهم، وهي حالة يمكن ملاحظتها.
عند التحقق من العلاقات وجد الفريق أدلة قوية في عينة الطلبات على قاعدة التواقيع الثلاثة وعلى فجوة غياب المعتمد. أما العلاقة المقترحة بين قِدم نظام الموارد البشرية والتأخير فلم يسندها دليل، فرُسمت منقطة وعُلّمت للتحقق.
اختار الفريق جذرين للعمل عليهما: عدد التواقيع وغياب التفويض، واختار غصناً واحداً لمراقبته: إلغاء السفر المعتمد في اللحظة الأخيرة. ودخلت الشجرة في وثيقة المشروع، مع الإشارة إلى العلاقة المنقطة بوصفها بحاجة إلى اختبار.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- اجعلوا الجذع لمشكلة واحدة. وإن تنافست مشكلتان عليه، فارسموا شجرتين.
- استخدموا لونين من الأوراق ليتضح الفرق بين الأسباب والنتائج من آخر القاعة.
- أعيدوا صياغة البنود التي تلقي اللوم إلى حالات يمكن ملاحظتها قبل وضعها.
- أشركوا من يعيش نتائج المشكلة، فهو يرى غالباً أغصاناً ينساها الفريق.
- صوّروا الشجرة، واحتفظوا بالعلاقات المنقطة في قائمة ظاهرة لما يجب التحقق منه.
أخطاء شائعة
- كتابة الجذع على هيئة حل غائب، فتتحول الشجرة كلها إلى دفاع عن ذلك الحل.
- خلط الأسباب والنتائج في المستوى نفسه، فتصبح الشجرة قائمة عليها خطوط.
- رسم علاقات تبدو بديهية دون التحقق منها.
- العمل على الأغصان، أي معالجة الأعراض مع بقاء الجذور في مكانها.
ما تخرج به
تخرج بمشكلة مركزية واحدة متفق عليها، وأسبابها مرتبة في الجذور، ونتائجها في الأغصان، وكل علاقة إما مدعومة بدليل وإما معلَّمة للتحقق، مع اختيار قصير للجذور التي ستعملون عليها والأغصان التي ستراقبونها. الخطوة التالية أن تحوّلوا كل جذر مختار إلى سؤال كيف يمكننا لفتح باب الأفكار، أو أن تستخدموا لماذا خمس مرات للتعمق في جذر لا يزال مبهماً.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين شجرة المشكلة ومخطط عظم السمكة؟
عظم السمكة يعرض الأسباب المحتملة الكثيرة لأثر واحد مجمّعة في عائلات. أما شجرة المشكلة فتعرض الأسباب والنتائج معاً في طبقات، وتطلب منك التحقق من كل علاقة. استخدم الشجرة حين تحتاج إلى شرح لماذا تهم المشكلة، لا لماذا تحدث فقط.
كيف أحوّل شجرة المشكلة إلى شجرة أهداف؟
أعد صياغة كل بند حالةً إيجابية: الطلب يحتاج ثلاثة تواقيع يصبح الطلب يحتاج توقيعاً واحداً. فيصير الجذع هدفاً والأغصان فوائد. ثم تحقق من أن العلاقات الجديدة لا تزال منطقية.
كم تستغرق شجرة المشكلة؟
نحو 45 دقيقة للمسودة الأولى مع فريق تتوفر لديه نتائج البحث. وقد يستغرق التحقق من العلاقات الأضعف بضعة أيام أخرى.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- المشكلة
- السبب
- النتيجة المترتبة
- الأدلة