Árvore de problemas
Escreva o problema central no tronco, coloque as causas embaixo e as consequências em cima, e cheque cada ligação que desenhar antes de confiar nela.
- Tempo
- 45 min
- Pessoas
- 3–6
- Tipo de trabalho
- Enquadrar
Em resumo
A árvore de problemas é um diagrama que coloca um problema central no tronco, as causas como raízes embaixo e as consequências como galhos em cima. A equipe monta a árvore com base em evidências e checa cada ligação. De três a seis pessoas fazem um rascunho em 45 minutos e decidem em quais causas trabalhar e por quê.
O que é
A árvore de problemas é o retrato de um problema no seu contexto. O problema central vai no tronco. Embaixo, como raízes, ficam as causas: as condições que produzem o problema. Em cima, como galhos, ficam as consequências: o que acontece porque o problema existe. O formato deixa algo muito claro. Você resolve um problema trabalhando nas raízes e justifica o esforço apontando para os galhos.
Árvores de problemas são muito usadas em políticas públicas e no planejamento de desenvolvimento, em que as equipes precisam concordar sobre o problema antes de concordar sobre um programa. Numa organização, elas ajudam a desfazer uma confusão comum. Listas de problemas num flip chart costumam misturar causas, sintomas e efeitos numa coluna só. Separá-los em raízes e galhos mostra em quais itens dá para agir, quais você vai medir e quais ligações entre eles você apenas supôs.
Quando usar
Use quando
- Quando um flip chart de problemas mistura causas e efeitos e a equipe não consegue decidir o que resolver.
- Quando você precisa explicar a quem decide por que um problema importa, e não só o que ele é.
- Depois do diagrama de afinidade, para organizar os padrões em causas e consequências.
- Ao planejar um projeto, para que os objetivos mirem as causas e os indicadores acompanhem as consequências.
- Quando equipes diferentes acham, cada uma, que o seu tema é o problema central.
Evite quando
- Quando você ainda não tem evidência. Uma árvore feita de opinião parece lógica e pode enganar.
- Quando você só precisa da causa de uma falha pontual. Os cinco porquês são mais rápidos.
- Quando o problema, na verdade, são vários problemas separados. Desenhe uma árvore para cada um.
Do que você precisa
- Tempo
- Cerca de 45 minutos para uma primeira árvore, mais tempo para checar as ligações mais fracas.
- Pessoas
- De três a seis pessoas que conhecem o problema, incluindo alguém afetado pelas consequências.
- Materiais
- Uma folha grande ou parede, post-its em duas cores (causas e consequências), canetas, a planilha de quatro campos e os achados de pesquisa que houver.
Como aplicar
Passo 1: Escreva o problema central
Combinem uma frase para o tronco que descreva o problema como uma condição, e não como uma solução que falta: os pedidos de férias levam em média 19 dias para ser aprovados. Evite frases como não há sistema de fluxo de aprovação, que já pressupõem a resposta.
Passo 2: Reúna os itens candidatos
Coloquem à vista tudo o que a equipe já sabe: padrões da pesquisa, reclamações, dados. Se houver um flip chart com temas misturados, passe cada item para um post-it próprio.
Passo 3: Separe causas de consequências
Para cada post-it, pergunte: isso faz o problema acontecer, ou acontece por causa do problema? Causas vão embaixo do tronco, consequências em cima. Se a equipe não conseguir decidir, deixe o post-it de lado e volte a ele depois.
Passo 4: Monte as camadas
Organize as raízes em camadas: causas diretas logo abaixo do tronco, causas mais profundas embaixo delas. Faça o mesmo com os galhos: consequências imediatas primeiro, efeitos mais amplos acima. Desenhe uma linha para cada ligação.
Passo 5: Cheque cada ligação
Leia cada linha em voz alta com porque ou então: porque os pedidos precisam de três assinaturas, a aprovação leva 19 dias. Para cada ligação, escreva a Evidência na planilha. Onde não houver, desenhe a linha tracejada e marque para checar.
Passo 6: Escolha as raízes em que vão trabalhar
Escolham as duas ou três causas bem sustentadas, ao alcance da equipe e com mais chance de mexer no problema. Elas viram o foco do próximo trabalho.
Passo 7: Escolha os galhos que vão acompanhar
Escolham uma ou duas consequências que dá para medir, como cancelamentos de férias de última hora. Elas vão mostrar depois se trabalhar nas raízes fez diferença.
Exemplo prático
A equipe de RH de uma seguradora ouve reclamações constantes sobre a aprovação de férias. O flip chart de uma reunião com os funcionários lista doze temas numa coluna só, de gestores lentos a eventos de família perdidos. Cinco pessoas se reúnem para montar uma árvore de problemas.
A equipe define o tronco: os pedidos de férias levam em média 19 dias para ser aprovados. Ela confere o número numa amostra de pedidos recentes com assinaturas datadas, para que o próprio tronco se apoie em evidência.
Os doze itens do flip chart vão para post-its e são separados. Os pedidos precisam de três assinaturas vai embaixo do tronco como causa. Funcionários cancelam viagens de família vai em cima como consequência. Gestores são lentos é reescrito como aprovadores costumam estar ausentes e não têm substituto, algo que a equipe pode observar.
Ao checar as ligações, encontram evidência sólida na amostra para a regra das três assinaturas e para a falta de substitutos. Uma ligação proposta entre o sistema de RH é antigo e o atraso não tem evidência nenhuma, então é desenhada tracejada e marcada para checar.
A equipe escolhe duas raízes para trabalhar: o número de assinaturas e a falta de substitutos. Escolhe um galho para acompanhar: cancelamentos de última hora de viagens já aprovadas. A árvore entra no escopo do projeto, com a ligação tracejada sinalizada para teste.
IlustrativoDicas e erros comuns
Dicas
- Mantenha um único problema no tronco. Se dois problemas continuarem disputando o lugar, desenhe duas árvores.
- Use duas cores de post-it para que causas e consequências fiquem óbvias do outro lado da sala.
- Reescreva os itens que culpam alguém como condições observáveis antes de posicioná-los.
- Traga alguém que convive com as consequências. Essas pessoas costumam ver galhos que a equipe esquece.
- Fotografe a árvore e mantenha as ligações tracejadas numa lista visível de coisas a checar.
Erros comuns
- Escrever o tronco como uma solução que falta, o que transforma a árvore inteira numa defesa dessa solução.
- Misturar causas e consequências no mesmo nível, e a árvore vira uma lista com linhas.
- Desenhar ligações que parecem óbvias sem checá-las.
- Trabalhar nos galhos, o que trata sintomas enquanto as raízes continuam lá.
O que você leva
Você sai com um problema central combinado, as causas organizadas nas raízes e as consequências nos galhos, cada ligação sustentada por evidência ou marcada para checar, e uma escolha curta de raízes para trabalhar e galhos para acompanhar. Em seguida, transforme cada raiz escolhida numa pergunta como poderíamos para abrir ideias, ou use os cinco porquês para aprofundar uma raiz que ainda pareça vaga.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre árvore de problemas e diagrama de Ishikawa?
O diagrama de Ishikawa mostra as muitas causas possíveis de um efeito, agrupadas em famílias. A árvore de problemas mostra causas e consequências juntas, em camadas, e pede que você cheque cada ligação. Use a árvore quando precisar explicar por que o problema importa, e não só por que ele acontece.
Como transformar uma árvore de problemas em árvore de objetivos?
Reescreva cada item como uma condição positiva: os pedidos precisam de três assinaturas vira os pedidos precisam de uma assinatura. O tronco vira a meta e os galhos viram os benefícios. Confira se as novas ligações ainda fazem sentido.
Quanto tempo leva uma árvore de problemas?
Cerca de 45 minutos para um primeiro rascunho com uma equipe que tem a pesquisa em mãos. Checar as ligações mais fracas pode levar mais alguns dias.
Ficha da ferramenta
A planilha que sua equipe preenche, um quadro por campo.
- Problema
- Causa
- Consequência
- Evidência