Problembaum (Problembaumanalyse)
Das zentrale Problem auf den Stamm schreiben, Ursachen darunter und Folgen darüber setzen und jede gezogene Verbindung prüfen, bevor ihr vertraut wird.
- Zeit
- 45 Min.
- Personen
- 3–6
- Art der Arbeit
- Rahmen
Kurz gesagt
Ein Problembaum ist ein Diagramm mit einem zentralen Problem auf dem Stamm, seinen Ursachen als Wurzeln darunter und seinen Folgen als Ästen darüber. Das Team baut ihn aus Belegen auf und prüft dann jede Verbindung. Drei bis sechs Personen entwerfen einen in etwa 45 Minuten und einigen sich damit, an welchen Ursachen sie arbeiten und warum das zählt.
Worum es geht
Ein Problembaum ist das Bild eines Problems in seinem Umfeld. Das zentrale Problem steht auf dem Stamm. Darunter, als Wurzeln, stehen die Ursachen: die Bedingungen, die das Problem hervorbringen. Darüber, als Äste, stehen die Folgen: was geschieht, weil das Problem existiert. Die Form macht eines sehr deutlich. Ein Problem wird an seinen Wurzeln angegangen, und der Aufwand wird mit dem Verweis auf seine Äste begründet.
Problembäume sind in der öffentlichen Politik und in der Entwicklungsplanung verbreitet, wo Teams sich auf ein Problem einigen müssen, bevor sie sich auf ein Programm einigen. In einer Organisation helfen sie, eine häufige Verwirrung aufzulösen. Problemlisten auf einem Flipchart mischen meist Ursachen, Symptome und Wirkungen in einer Spalte. Wer sie in Wurzeln und Äste sortiert, sieht, woran sich ansetzen lässt, was gemessen wird und welche Verbindungen nur angenommen wurden.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Wenn ein Flipchart voller Probleme Ursachen und Wirkungen mischt und das Team sich nicht einigen kann, was behoben werden soll.
- Wenn Entscheidungsträgern erklärt werden muss, warum ein Problem zählt, nicht nur, worin es besteht.
- Nach einem Affinitätsdiagramm, um die Muster in Ursachen und Folgen zu ordnen.
- Bei der Projektplanung, damit Ziele auf Ursachen zielen und Kennzahlen Folgen verfolgen.
- Wenn verschiedene Teams jeweils ihr eigenes Thema für das zentrale Problem halten.
Ungeeignet, wenn
- Wenn noch keine Belege vorliegen. Ein Baum aus Meinungen wirkt logisch und kann in die Irre führen.
- Wenn nur die Ursache eines einzelnen, eng umrissenen Fehlers gebraucht wird. Die 5-Why-Methode ist schneller.
- Wenn das Problem in Wahrheit aus mehreren getrennten Problemen besteht. Dann für jedes einen eigenen Baum zeichnen.
Was es braucht
- Zeit
- Etwa 45 Minuten für einen ersten Baum, dazu Zeit, um die schwächsten Verbindungen zu prüfen.
- Personen
- Drei bis sechs Personen, die das Problem kennen, darunter jemand, der von den Folgen betroffen ist.
- Material
- Ein großer Bogen oder eine Wand, Haftnotizen in zwei Farben (Ursachen und Folgen), Marker, das Arbeitsblatt mit vier Feldern und vorhandene Forschungsergebnisse.
So läuft es ab
Schritt 1: Das zentrale Problem formulieren
Einen Satz für den Stamm vereinbaren, der das Problem als Zustand beschreibt, nicht als fehlende Lösung: Urlaubsanträge von Mitarbeitenden brauchen im Schnitt 19 Tage bis zur Genehmigung. Formulierungen wie kein Workflow-System vermeiden, sie nehmen die Antwort vorweg.
Schritt 2: Die Kandidaten sammeln
Alles aufhängen, was das Team bereits weiß: Forschungsmuster, Beschwerden, Datenpunkte. Liegt ein Flipchart mit gemischten Themen vor, jeden Punkt auf eine eigene Notiz übertragen.
Schritt 3: Ursachen von Folgen trennen
Bei jeder Notiz fragen: Lässt das das Problem entstehen, oder entsteht es wegen des Problems? Ursachen kommen unter den Stamm, Folgen darüber. Kann sich das Team nicht entscheiden, die Notiz beiseitelegen und später darauf zurückkommen.
Schritt 4: Die Ebenen aufbauen
Die Wurzeln in Ebenen ordnen: direkte Ursachen direkt unter dem Stamm, tiefere Ursachen darunter. Ebenso bei den Ästen: unmittelbare Folgen zuerst, weitere Wirkungen darüber. Für jede Verbindung eine Linie ziehen.
Schritt 5: Jede Verbindung prüfen
Jede Linie laut mit weil oder deshalb lesen: weil Anträge drei Unterschriften brauchen, dauert die Genehmigung 19 Tage. Für jede Verbindung den Beleg ins Arbeitsblatt schreiben. Wo keiner vorliegt, die Linie gestrichelt zeichnen und als zu prüfen markieren.
Schritt 6: Die Wurzeln wählen, an denen gearbeitet wird
Die zwei oder drei Ursachen wählen, die gut belegt, in Reichweite und am ehesten geeignet sind, das Problem zu verschieben. Sie werden zum Fokus der nächsten Arbeit.
Schritt 7: Die Äste wählen, die beobachtet werden
Eine oder zwei messbare Folgen wählen, etwa kurzfristige Urlaubsstornierungen. Sie zeigen später, ob die Arbeit an den Wurzeln etwas bewirkt hat.
Praxisbeispiel
Das Personalteam eines Versicherungsunternehmens hört ständig Klagen über die Urlaubsgenehmigung. Das Flipchart aus einer Mitarbeiterversammlung listet zwölf Themen in einer Spalte, von langsamen Führungskräften bis zu verpassten Familienfeiern. Fünf Personen treffen sich, um einen Problembaum zu bauen.
Das Team einigt sich auf den Stamm: Urlaubsanträge von Mitarbeitenden brauchen im Schnitt 19 Tage bis zur Genehmigung. Es prüft die Zahl an einer Stichprobe aktueller Anträge mit datierten Unterschriften, sodass auch der Stamm auf einem Beleg ruht.
Die zwölf Punkte vom Flipchart kommen auf Notizen und werden sortiert. Anträge brauchen drei Unterschriften kommt als Ursache unter den Stamm. Mitarbeitende sagen Familienreisen ab kommt als Folge darüber. Führungskräfte sind langsam wird umformuliert zu Genehmigende sind oft abwesend und haben keine Vertretung, was sich beobachten lässt.
Bei der Prüfung der Verbindungen findet das Team in der Stichprobe solide Belege für die Regel der drei Unterschriften und für die fehlende Vertretung. Eine vorgeschlagene Verbindung von das Personalsystem ist alt zur Verzögerung hat keinen Beleg, also wird sie gestrichelt gezeichnet und als zu prüfen markiert.
Das Team wählt zwei Wurzeln zur Bearbeitung: die Zahl der Unterschriften und die fehlenden Vertretungen. Als zu beobachtenden Ast wählt es kurzfristige Absagen bereits genehmigter Reisen. Der Baum kommt in den Projektauftrag, die gestrichelte Verbindung ist zum Testen markiert.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Den Stamm auf ein Problem beschränken. Konkurrieren zwei Probleme ständig darum, zwei Bäume zeichnen.
- Zwei Notizfarben verwenden, damit Ursachen und Folgen quer durch den Raum erkennbar sind.
- Schuldzuweisende Punkte vor dem Platzieren in beobachtbare Bedingungen umformulieren.
- Jemanden einbeziehen, der mit den Folgen lebt. Diese Personen sehen oft Äste, die das Team vergisst.
- Den Baum fotografieren und die gestrichelten Verbindungen auf einer sichtbaren Liste offener Prüfungen führen.
Typische Fehler
- Den Stamm als fehlende Lösung formulieren, wodurch der ganze Baum zum Plädoyer für diese Lösung wird.
- Ursachen und Folgen auf derselben Ebene mischen, sodass der Baum nur eine Liste mit Linien ist.
- Verbindungen ziehen, die offensichtlich wirken, ohne sie zu prüfen.
- An den Ästen arbeiten, was Symptome behandelt, während die Wurzeln bleiben.
Was am Ende vorliegt
Am Ende stehen ein vereinbartes zentrales Problem, seine Ursachen als Wurzeln und seine Folgen als Äste, jede Verbindung entweder belegt oder als zu prüfen markiert, und eine kurze Auswahl an Wurzeln zur Bearbeitung und Ästen zur Beobachtung. Als Nächstes jede gewählte Wurzel in eine Wie-könnten-wir-Frage überführen, um Ideen zu öffnen, oder mit der 5-Why-Methode bei einer Wurzel tiefer gehen, die noch vage wirkt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Problembaum und Ishikawa-Diagramm?
Ein Ishikawa-Diagramm zeigt die vielen möglichen Ursachen einer Wirkung, in Familien geordnet. Ein Problembaum zeigt Ursachen und Folgen zusammen, in Ebenen, und verlangt, jede Verbindung zu prüfen. Den Baum nutzen, wenn erklärt werden muss, warum das Problem zählt, nicht nur, warum es entsteht.
Wie wird aus einem Problembaum ein Zielbaum?
Jeden Punkt als positiven Zustand umschreiben: Anträge brauchen drei Unterschriften wird zu Anträge brauchen eine Unterschrift. Der Stamm wird zum Ziel, die Äste werden zum Nutzen. Prüfen, ob die neuen Verbindungen noch Sinn ergeben.
Wie lange dauert ein Problembaum?
Etwa 45 Minuten für einen ersten Entwurf mit einem Team, das Forschung zur Hand hat. Die Prüfung der schwächeren Verbindungen kann weitere Tage dauern.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Problem
- Ursache
- Folge
- Beleg