Árbol de problemas
Escribe el problema central en el tronco, pon las causas abajo y las consecuencias arriba, y comprueba cada vínculo que dibujes antes de fiarte de él.
- Tiempo
- 45 min
- Personas
- 3–6
- Tipo de trabajo
- Enmarcar
En resumen
Un árbol de problemas es un diagrama que sitúa un problema central en el tronco, sus causas como raíces debajo y sus consecuencias como ramas encima. El equipo lo construye a partir de evidencias y comprueba cada vínculo. De tres a seis personas hacen un borrador en 45 minutos y acuerdan en qué causas trabajar y por qué.
Qué es
Un árbol de problemas es una imagen de un problema en su contexto. El problema central va en el tronco. Debajo, como raíces, van las causas: las condiciones que producen el problema. Encima, como ramas, van las consecuencias: lo que ocurre porque el problema existe. La forma deja algo muy claro. Un problema se arregla trabajando sobre sus raíces, y el esfuerzo se justifica señalando sus ramas.
Los árboles de problemas se usan mucho en políticas públicas y en planificación del desarrollo, donde los equipos necesitan ponerse de acuerdo sobre un problema antes de acordar un programa. En una organización ayudan a deshacer una confusión habitual. Las listas de problemas en un rotafolio suelen mezclar causas, síntomas y efectos en una sola columna. Repartirlas en raíces y ramas muestra sobre qué elementos puedes actuar, cuáles vas a medir y qué vínculos entre ellos solo has supuesto.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando
- Cuando un rotafolio de problemas mezcla causas y efectos y el equipo no se pone de acuerdo en qué arreglar.
- Cuando necesitas explicar a quienes deciden por qué importa un problema, no solo en qué consiste.
- Después de un diagrama de afinidad, para ordenar los patrones en causas y consecuencias.
- Al planificar un proyecto, para que sus objetivos apunten a las causas y sus indicadores sigan las consecuencias.
- Cuando distintos equipos creen cada uno que su asunto es el problema central.
Evítalo cuando
- Cuando aún no tienes evidencias. Un árbol hecho de opiniones parece lógico y puede engañar.
- Cuando solo necesitas la causa de un fallo muy acotado. Los cinco porqués son más rápidos.
- Cuando el problema son en realidad varios problemas distintos. Dibuja un árbol para cada uno.
Qué necesitas
- Tiempo
- Unos 45 minutos para un primer árbol, más tiempo para comprobar los vínculos más débiles.
- Personas
- De tres a seis personas que conozcan el problema, incluida alguien que sufra sus consecuencias.
- Materiales
- Una hoja grande o una pared, notas adhesivas de dos colores (causas y consecuencias), rotuladores, la ficha de cuatro campos y los hallazgos de investigación disponibles.
Cómo aplicarlo
Paso 1: Escribe el problema central
Acuerden una frase para el tronco que describa el problema como una condición, no como una solución que falta: las solicitudes de vacaciones del personal tardan una media de 19 días en aprobarse. Evita formulaciones como no hay sistema de flujo de trabajo, que dan por hecha la respuesta.
Paso 2: Reúne los elementos candidatos
Pon a la vista todo lo que el equipo ya sabe: patrones de la investigación, quejas, datos. Si tienes un rotafolio con asuntos mezclados, copia cada elemento en su propia nota.
Paso 3: Separa causas de consecuencias
Para cada nota, pregunta: ¿esto hace que el problema ocurra, o ocurre a causa del problema? Las causas van debajo del tronco y las consecuencias encima. Si el equipo no lo tiene claro, aparta la nota y vuelve a ella más tarde.
Paso 4: Construye los niveles
Ordena las raíces en niveles: las causas directas justo debajo del tronco y las más profundas por debajo de ellas. Haz lo mismo con las ramas: primero las consecuencias inmediatas y encima los efectos más amplios. Traza una línea para cada vínculo.
Paso 5: Comprueba cada vínculo
Lee cada línea en voz alta con porque o por eso: porque las solicitudes necesitan tres firmas, la aprobación tarda 19 días. Para cada vínculo, escribe la Evidencia en la ficha. Donde no haya, dibuja la línea discontinua y márcala para comprobarla.
Paso 6: Elige las raíces sobre las que trabajar
Elige las dos o tres causas bien respaldadas, a tu alcance y con más probabilidades de mover el problema. Serán el foco de tu siguiente trabajo.
Paso 7: Elige las ramas que vas a vigilar
Elige una o dos consecuencias que puedas medir, como las cancelaciones de vacaciones de última hora. Te dirán más adelante si trabajar sobre las raíces ha servido de algo.
Ejemplo práctico
El equipo de recursos humanos de una aseguradora recibe quejas constantes sobre la aprobación de vacaciones. El rotafolio de una reunión con el personal enumera doce asuntos en una sola columna, desde responsables lentos hasta eventos familiares perdidos. Cinco personas se reúnen para construir un árbol de problemas.
El equipo acuerda el tronco: las solicitudes de vacaciones del personal tardan una media de 19 días en aprobarse. Contrastan la cifra con una muestra de solicitudes recientes con firmas fechadas, de modo que el propio tronco descansa en una evidencia.
Copian los doce elementos del rotafolio en notas y los clasifican. Las solicitudes necesitan tres firmas va debajo del tronco como causa. El personal cancela viajes familiares va arriba como consecuencia. Los responsables son lentos se reformula como quienes aprueban están a menudo fuera y no tienen suplente, algo que el equipo puede observar.
Al comprobar vínculos, encuentran evidencia sólida en la muestra para la regla de las tres firmas y para la ausencia de suplentes. Un vínculo propuesto entre el sistema de RR. HH. es antiguo y el retraso no tiene evidencia detrás, así que lo dibujan discontinuo y lo marcan para comprobar.
El equipo elige dos raíces sobre las que trabajar: el número de firmas y la falta de suplentes. Elige una rama que vigilar: las cancelaciones de última hora de viajes ya aprobados. El árbol pasa al documento del proyecto, con el vínculo discontinuo señalado para ponerlo a prueba.
IlustrativoConsejos y errores
Consejos
- Limita el tronco a un solo problema. Si dos problemas compiten por él, dibuja dos árboles.
- Usa dos colores de nota para que causas y consecuencias se distingan desde el otro lado de la sala.
- Reformula los elementos que culpan a alguien como condiciones observables antes de colocarlos.
- Invita a alguien que viva las consecuencias. A menudo ve ramas que el equipo olvida.
- Fotografía el árbol y mantén los vínculos discontinuos en una lista visible de cosas por comprobar.
Errores frecuentes
- Escribir el tronco como una solución que falta, lo que convierte todo el árbol en un alegato a favor de esa solución.
- Mezclar causas y consecuencias en el mismo nivel, de modo que el árbol es una lista con líneas.
- Dibujar vínculos que parecen obvios sin comprobarlos.
- Trabajar sobre las ramas, lo que trata los síntomas mientras las raíces siguen en su sitio.
Con qué terminas
Sales con un problema central acordado, sus causas ordenadas en raíces y sus consecuencias en ramas, cada vínculo respaldado por evidencia o marcado para comprobar, y una selección breve de raíces sobre las que trabajar y ramas que vigilar. Después, convierte cada raíz elegida en una pregunta ¿Cómo podríamos? para abrir ideas, o usa los cinco porqués para profundizar en una raíz que aún resulte difusa.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un árbol de problemas y un diagrama de Ishikawa?
Un diagrama de Ishikawa muestra las muchas causas posibles de un efecto, agrupadas en familias. Un árbol de problemas muestra causas y consecuencias juntas, por niveles, y te pide comprobar cada vínculo. Usa el árbol cuando necesites explicar por qué importa el problema, no solo por qué ocurre.
¿Cómo se convierte un árbol de problemas en un árbol de objetivos?
Reescribe cada elemento como una condición positiva: las solicitudes necesitan tres firmas pasa a ser las solicitudes necesitan una firma. El tronco se convierte en el objetivo y las ramas en los beneficios. Comprueba que los nuevos vínculos siguen teniendo sentido.
¿Cuánto se tarda en hacer un árbol de problemas?
Unos 45 minutos para un primer borrador con un equipo que tenga la investigación a mano. Comprobar los vínculos más débiles puede llevar unos días más.
Ficha de la herramienta
La ficha de trabajo que rellena tu equipo, una casilla por campo.
- Problema
- Causa
- Consecuencia
- Evidencia