مصفوفة السيناريوهات
اختر أهم عاملين لا يمكن الجزم بهما، وتخيّل العوالم الأربعة التي ينتجانها، ثم ابحث عن الخطوات التي تنجح فيها جميعاً.
- الوقت
- 60 دقيقة
- الأشخاص
- 5–8
- نوع العمل
- الفهم · التأطير
باختصار
مصفوفة السيناريوهات شبكة من أربع خانات تُبنى على عاملين مهمين غير يقينيين. يمتد كل محور بين طرفين متقابلين، فتنتج أربعة سيناريوهات معقولة. يصف الفريق كل سيناريو، ويحدد مؤشرات مبكرة على اقترابه، ثم يستخرج القرارات التي تصلح في السيناريوهات الأربعة كلها. تستغرق الجولة الأولى نحو ساعة.
ما هو
تفترض الخطط عادة مستقبلاً واحداً، هو الأرجح في نظرنا اليوم. أما مصفوفة السيناريوهات فتتعمد استحضار أكثر من مستقبل. تختار قوتين يمكن أن تغيّرا عملك تغييراً كبيراً ولا يستطيع أحد أن يتنبأ بهما بثقة، وترسم كلاً منهما محوراً له طرفان، فيعطيك تقاطعهما أربعة عوالم مختلفة.
ليست السيناريوهات توقعات، ولا يُطلب من أحد أن يراهن على أحدها. وظيفتها أن توسّع التفكير وتختبر الخطط. فالقرار الذي ينجح في الخانات الأربع قرار متين، والقرار الذي لا ينجح إلا في واحدة رهان ينبغي أن يُتخذ عن وعي، مع مؤشرات تُراقَب. وهذا النهج شائع في أعمال الاستشراف الحكومي، ومنها أدلة استشراف المستقبل الرسمية.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- عند اتخاذ قرار طويل الأمد، كمبنى أو منصة أو نموذج خدمة لعشر سنوات.
- حين يختلف القادة حول المستقبل ويدور النقاش في حلقة مفرغة.
- بعد تحليل العوامل الخارجية، حين تبرز تغيرات عالية الأثر وعالية عدم اليقين.
- حين تحتاج الاستراتيجية إلى اختبار في ظروف تختلف كثيراً عن اليوم.
تجنّبه حين
- في القرارات القصيرة التي يمكن توقع أشهرها الستة القادمة بدرجة معقولة.
- حين لا يكون العاملان مستقلين فعلاً، إذ ستفقد خانتان معناهما.
- حين يريد الفريق إجابة واحدة. فالسيناريوهات تنتج خيارات ومؤشرات لا حكماً نهائياً.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- 60 دقيقة للجولة الأولى، ونسخة أوفى مدعومة بالبحث تمتد على جلستين أو ثلاث.
- الأشخاص
- من 5 إلى 8 أشخاص يحملون نظرات مختلفة إلى المستقبل، بينهم متشكك واحد على الأقل.
- الأدوات
- قائمة بالتغيرات الخارجية (ومخرجات تحليل العوامل الخارجية مثالية لذلك)، وشبكة رباعية كبيرة على الجدار، وأوراق لاصقة وأقلام.
كيف تديره
الخطوة 1: صُغ السؤال المحوري
اكتب سؤالاً واحداً في الأعلى مع مداه الزمني، مثل: كيف نقدم خدمات الأحياء في عام 2035؟ وكل خيار لاحق يُقاس على هذا السؤال.
الخطوة 2: احصر عوامل عدم اليقين ورتّبها
في 10 دقائق، اكتبوا القوى الخارجية التي قد تشكّل الإجابة. ثم رتّبوها بسؤالين سريعين: كم سيغيّر هذا عملنا؟ وما مدى عدم اليقين فيه؟ واحتفظوا بما يرتفع في الاثنين.
الخطوة 3: اختر المحورين
اختر العاملين الأهم والأكثر استقلالاً أحدهما عن الآخر. واكتب كلاً منهما محوراً بطرفين واضحين، مثل: سكان يعتمدون على القنوات الرقمية في مقابل سكان يفضّلون الحضور الشخصي.
الخطوة 4: سمِّ السيناريوهات الأربعة وصِفها
قسّم الحاضرين إلى أربع مجموعات صغيرة، لكل منها خانة. تمنح كل مجموعة عالمها اسماً لافتاً خلال 15 دقيقة، وتصف يوماً فيه في خمسة أسطر أو ستة: كيف يعيش المستفيد هذا اليوم؟ وكيف يبدو عمل الموظفين؟
الخطوة 5: أضف المؤشرات المبكرة
اكتب لكل سيناريو مؤشرين أو ثلاثة تدل على بدء تحققه. والمؤشر الجيد شيء يمكن رصده فعلاً، كإعلان سياسة جديدة أو تحول في استخدام القنوات.
الخطوة 6: اكتب الدلالات
اسأل: ماذا يعني كل عالم لخططنا الحالية؟ أي الخطط تسقط؟ وأيها تزداد قيمة؟ واكتب دلالة أو اثنتين لكل خانة.
الخطوة 7: استخرج القرارات المتينة
انظر إلى الخانات الأربع معاً. ضع دائرة حول الإجراءات المفيدة في كل العوالم، وعلّم ما لا يفيد إلا في عالم أو اثنين بوصفه رهاناً، وأرفق به المؤشرات التي تبرره.
مثال تطبيقي
كانت إدارة التخطيط في إحدى الأمانات تدرس بناء مركز خدمات كبير في حي جديد سريع النمو. اجتمع سبعة أشخاص من التخطيط وخدمة العملاء والتحول الرقمي والمالية لمدة ساعة.
كان السؤال المحوري: كيف سيحصل سكان الحي الجديد على خدمات الأمانة بعد عشر سنوات؟ ومن تحليل حديث للعوامل الخارجية برز عاملان: مدى انتقال السكان إلى القنوات الرقمية، وسرعة النمو السكاني في الحي.
صار المحوران: رقمي غالباً في مقابل حضوري غالباً، ونمو بطيء في مقابل نمو سريع. وسمّت المجموعات عوالمها: شاشات هادئة، وشاشات مزدحمة، وكاونترات هادئة، وكاونترات مزدحمة.
في عالم الكاونترات المزدحمة يمتلئ المركز الكبير من يومه الأول، وفي عالم الشاشات الهادئة يبقى شبه خالٍ، ويقع العالمان الآخران بينهما.
ومن المؤشرات: نسبة طلبات رخص البناء المقدمة عبر الجوال كل ربع سنة، وعدد اعتمادات المخططات السكنية الجديدة في الحي.
كان القرار المتين بناء مركز أصغر على أرض أوسع تسمح بالتوسعة، والاستثمار في قناة الجوال في كل الأحوال. وأصبح المبنى الكبير رهاناً مرتبطاً بمؤشرين يُراجَعان سنوياً.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- اختر محاور تفاجئ شخصاً واحداً على الأقل في القاعة، فالمحاور المريحة تنتج سيناريوهات مريحة.
- امنح السيناريوهات أسماء قصيرة حيّة، فالناس يتذكرون الكاونترات المزدحمة طويلاً بعد أن ينسوا الخانة الثالثة.
- أبقِ كل سيناريو معقولاً، واسأل: هل يستطيع شخص جاد أن يدافع عن إمكان حدوثه؟
- اكتب السيناريو بصيغة الحاضر كأنه واقع الآن، فيسهل تخيّله.
أخطاء شائعة
- وسم خانة بالمستقبل الجيد وأخرى بالسيئ، مع أن لكل عالم مكاسبه وخسائره.
- اختيار محورين يتحركان معاً، فتبقى خانتان فارغتين.
- التوقف عند القصص الأربع دون اختبار الخطط الحالية عليها.
- تحويل السيناريوهات إلى تنبؤات بسؤال المجموعة عن أرجحها.
ما تخرج به
يخرج الفريق بأربعة سيناريوهات مسمّاة، وقائمة مؤشرات للمراقبة، ومجموعة قصيرة من القرارات مقسمة إلى خطوات متينة ورهانات واعية. أدخل الخطوات المتينة في خطتك، واستخدم الآفاق الثلاثة للتفكير في الانتقال من اليوم نحو المستقبل الذي تفضّله، وتحليل ما قبل الإخفاق لاختبار الرهانات.
أسئلة شائعة
كيف أختار محوري مصفوفة السيناريوهات؟
اختر العاملين اللذين يغيّران إجابتك عن السؤال المحوري أكثر من غيرهما، بشرط ألا يكونا مترابطين. فإن كانت معرفة أحدهما تكشف الآخر، فهما متشابهان أكثر مما يلزم.
كم سيناريو ينبغي أن نبني؟
المصفوفة الرباعية تعطي أربعة، وهو عدد يكفي لتوسيع التفكير دون إرهاق المشاركين. وبعض الفرق تطوّر اثنين أو ثلاثة منها بعمق أكبر لاحقاً.
ما الفرق بين التخطيط بالسيناريوهات والتنبؤ؟
يحاول التنبؤ تحديد المستقبل الأرجح، أما التخطيط بالسيناريوهات فيصف عدة مستقبلات معقولة لتعدّ قرارات تصمد أياً كان المستقبل الذي يأتي.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- عدم اليقين
- المحور
- السيناريو
- المؤشر
- الدلالة