Matriz RACI (asignación de responsabilidades)
Enumera el trabajo, da a cada elemento un único rol que rinde cuentas y contrasta el resultado con las personas nombradas antes de darlo por acordado.
- Tiempo
- 40 min
- Personas
- 4–8
- Tipo de trabajo
- Planificar · Escalar
En resumen
Una matriz RACI es una tabla que enumera las actividades o entregables de un trabajo y marca, para cada uno, quién es Responsable de hacerlo, quién rinde cuentas del resultado (Aprobador), a quién hay que Consultar y a quién hay que Informar. Cada elemento tiene un único rol que rinde cuentas, y las personas nombradas lo confirman.
Qué es
RACI es una forma sencilla de hacer explícitos los roles cuando varias personas o equipos comparten un trabajo. En el lateral de una tabla se enumeran las actividades o entregables. En la parte superior, los roles. En cada celda se escribe R, A, C o I. Responsable (R) significa que el rol hace el trabajo. Aprobador (A, del inglés accountable) significa que el rol responde del resultado y lo da por bueno. Consultado (C) significa que el rol aporta su opinión antes de una decisión. Informado (I) significa que se le comunica después.
El valor está menos en la tabla que en la conversación que obliga a tener. La mayor parte de la confusión en el trabajo compartido viene de que dos personas creen que manda la otra, o de que nadie sabe quién debe aprobar. Escribirlo saca esas lagunas a la luz. La regla que más importa es un solo rol que rinde cuentas por elemento: una rendición de cuentas compartida suele equivaler a ninguna.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando
- Un plan o una hoja de ruta implica a varios equipos, unidades o socios y los roles no son evidentes.
- El trabajo se atasca una y otra vez porque la gente espera aprobaciones o no sabe quién decide.
- Un servicio o proceso nuevo pasa de un equipo de proyecto a las personas que lo van a gestionar.
- Dos equipos se disputan la titularidad de una tarea y necesitas una forma serena de resolverlo.
Evítalo cuando
- Un equipo pequeño con roles claros ya trabaja bien junto; una matriz añade papeleo sin beneficio.
- El problema real es la falta de tiempo o de presupuesto, no la falta de claridad en los roles.
- Quieres usarla para repartir culpas después de que algo saliera mal; eso destruye la confianza en la herramienta.
Qué necesitas
- Tiempo
- Unos 40 minutos para un primer borrador, más el tiempo que necesite cada rol nombrado para confirmarlo.
- Personas
- De cuatro a ocho personas que representen los roles implicados, con autoridad para comprometerse en nombre de su equipo.
- Materiales
- Una cuadrícula en la pared o en una hoja compartida, con las actividades en filas y los roles en columnas; la plantilla con Actividad, Responsable, Aprobador, Consultado e Informado; el plan o la hoja de ruta actual.
Cómo aplicarlo
Paso 1: Enumera las actividades o entregables
Escribe los principales trabajos en el lateral de la cuadrícula, a partir de tu plan o tu hoja de ruta. Usa resultados en lugar de verbos vagos: «informe de inspección emitido» es mejor que «inspección». Entre diez y veinte filas suele bastar. Con más, la gente deja de leer.
Paso 2: Enumera roles, no nombres
En la parte superior, escribe los roles implicados, como responsable del servicio, jefe de inspección, equipo de registros o asesoría jurídica. Usa roles para que la matriz siga siendo útil cuando las personas cambien. Incluye a los socios externos si hacen parte del trabajo.
Paso 3: Marca una sola A por fila
Para cada actividad, acuerden el único rol que rinde cuentas: el que responde del resultado y dice que está terminado. Si el grupo no se pone de acuerdo, anota la cuestión y elévala. No pongas dos A en una misma fila.
Paso 4: Marca R, C e I
Ahora marca quién hace el trabajo (R), quién debe aportar antes de las decisiones (C) y a quién hay que avisar (I). Un rol puede ser a la vez A y R. Mantén pocas C; cada rol consultado añade tiempo.
Paso 5: Lee la matriz en los dos sentidos
Lee cada fila: ¿hay exactamente una A y al menos una R? Después lee cada columna: ¿algún rol acumula demasiadas R o A, o ninguna? Las columnas llenas de C e I suelen señalar a personas que quieren participar pero no lo necesitan.
Paso 6: Contrástala con las personas nombradas
Envía el borrador a cada rol, o repásalo con ellos, y pregunta si aceptan lo que se ha marcado. Cambia la matriz donde planteen objeciones reales. Una RACI que no se ha contrastado es solo la opinión de una persona.
Paso 7: Publícala y revísala con el plan
Coloca la matriz acordada donde todo el mundo pueda encontrarla, junto a la hoja de ruta. Revísala en cada revisión de la hoja de ruta y siempre que se incorpore un equipo nuevo o cambie un rol.
Ejemplo práctico
Una autoridad sanitaria regional estaba implantando un nuevo proceso de inspección de seguridad alimentaria en las cocinas de los hospitales. Inspectores, jefes de cocina, una unidad de calidad y un equipo de registros tenían cada uno su parte, y los primeros pilotos mostraron informes que pasaban semanas sin firmar.
El grupo enumeró doce actividades, entre ellas «inspección programada», «inspección realizada», «informe de inspección emitido», «medidas correctoras acordadas» y «visita de seguimiento completada».
En «informe de inspección emitido», tanto el inspector como la unidad de calidad habían dado por hecho que firmaba el otro. El grupo acordó que el jefe de inspección rendía cuentas, el inspector era responsable, se consultaba al jefe de cocina sobre los hechos y se informaba al equipo de registros.
Al leer las columnas se vio que se consultaba a la unidad de calidad en todas las filas. El grupo lo redujo a las tres filas en las que su opinión cambiaba el resultado, lo que eliminó un retraso frecuente.
Cada rol confirmó la matriz por correo en una semana. En los dos meses siguientes, el tiempo medio entre la inspección y el informe firmado bajó de unas tres semanas a cuatro días.
IlustrativoConsejos y errores
Consejos
- Haz la sesión con personas que puedan comprometerse de verdad por su equipo, no con delegados que tengan que consultar después.
- Usa color o negrita para la A, de modo que destaque el único rol que rinde cuentas en cada fila.
- Si una fila no tiene R, nadie hace el trabajo; añade una o elimina la actividad.
- Deja impresas en la hoja las definiciones de R, A, C e I, porque la gente suele confundir R y A.
Errores frecuentes
- Poner dos o más A en una fila para contentar a todos, lo que devuelve la confusión.
- Escribir nombres de personas en lugar de roles, de modo que la matriz queda desfasada con el primer cambio de plantilla.
- Marcar una larga lista de roles consultados, lo que ralentiza todas las decisiones.
- Rellenar la matriz en solitario y enviarla como si estuviera acordada, sin contrastarla con las personas nombradas.
Con qué terminas
Terminas con una tabla breve y acordada que muestra, para cada trabajo, quién lo hace, quién responde del resultado, quién aporta su opinión y a quién se mantiene informado. Eso elimina una fuente habitual de retrasos y fricciones en el trabajo compartido. Vincúlala a tu hoja de ruta para que cada hito tenga un rol claro que rinde cuentas, y usa un plan de comunicación con las partes interesadas para asegurarte de que los roles Informados reciben de verdad la información que necesitan.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre Responsable y Aprobador en una RACI?
Responsable es el rol que hace el trabajo. Aprobador es el rol que responde del resultado, toma la decisión final y lo da por bueno. Varios roles pueden ser responsables de una actividad, pero solo uno debe rendir cuentas. El mismo rol puede ser ambas cosas.
¿Puede haber más de una persona que rinda cuentas en una RACI?
No. Cada actividad debe tener exactamente un rol que rinde cuentas. Si dos equipos sienten que les corresponde, divide la actividad en dos más pequeñas, cada una con su propio titular, o eleva la cuestión a alguien que pueda decidir.
¿Qué alternativas hay a la RACI?
Algunos equipos usan variantes que añaden un rol de apoyo o de visto bueno, o una lista más sencilla de titular y colaboradores. El formato importa menos que el hábito: una titularidad clara, un solo rol que rinde cuentas por elemento y el acuerdo de las personas nombradas.
Ficha de la herramienta
La ficha de trabajo que rellena tu equipo, una casilla por campo.
- Actividad
- Responsable
- Aprobador
- Consultado
- Informado