Matriz RACI (matriz de responsabilidades)
Liste o trabalho, dê a cada item exatamente um papel aprovador e valide o resultado com as pessoas citadas antes de considerá-lo acordado.
- Tempo
- 40 min
- Pessoas
- 4–8
- Tipo de trabalho
- Planejar · Escalar
Em resumo
A matriz RACI é uma tabela que lista as atividades ou entregas de um trabalho e, para cada uma, indica quem é Responsável por executá-la, quem é o Aprovador que responde pelo resultado, quem deve ser Consultado e quem deve ser Informado. Cada item tem exatamente um papel aprovador, e as pessoas citadas confirmam a matriz.
O que é
RACI é uma forma simples de tornar os papéis explícitos quando várias pessoas ou equipes dividem um trabalho. Na lateral da tabela você lista as atividades ou entregas. No topo, os papéis. Em cada célula, escreve R, A, C ou I. Responsável (R) é quem executa o trabalho. Aprovador (A, de accountable) é quem responde pelo resultado e o aprova. Consultado (C) é quem dá sua opinião antes de uma decisão. Informado (I) é quem é avisado depois.
O valor está menos na tabela e mais na conversa que ela obriga a ter. A maior parte da confusão em trabalhos compartilhados vem de duas pessoas achando que a outra está no comando, ou de ninguém saber quem precisa aprovar. Colocar no papel expõe essas lacunas. A regra que mais importa é um único aprovador por item: responsabilidade dividida geralmente significa nenhuma.
Quando usar
Use quando
- Um plano ou roadmap envolve várias equipes, unidades ou parceiros, e os papéis não são óbvios.
- O trabalho vive travando porque as pessoas esperam aprovações ou não sabem quem decide.
- Um novo serviço ou processo está sendo passado de uma equipe de projeto para quem vai operá-lo.
- Duas equipes disputam quem é dono de uma tarefa, e você precisa de uma forma serena de resolver.
Evite quando
- Uma equipe pequena com papéis claros já trabalha bem junta; a matriz só acrescenta burocracia.
- O problema real é falta de tempo ou de orçamento, não papéis pouco claros.
- Você quer usá-la para apontar culpados depois que algo deu errado; isso destrói a confiança na ferramenta.
Do que você precisa
- Tempo
- Cerca de 40 minutos para um primeiro rascunho, mais o tempo para cada papel citado confirmar.
- Pessoas
- De quatro a oito pessoas representando os papéis envolvidos, com autoridade para concordar em nome da própria equipe.
- Materiais
- Uma grade na parede ou em uma planilha compartilhada, com atividades nas linhas e papéis nas colunas; a planilha com Atividade, Responsável, Aprovador, Consultado e Informado; o plano ou roadmap atual.
Como aplicar
Passo 1: Liste as atividades ou entregas
Escreva as principais partes do trabalho na lateral da grade, a partir do plano ou roadmap. Use entregas em vez de verbos vagos: "relatório de vistoria emitido" é melhor que "vistoria". De dez a vinte linhas costumam bastar. Mais que isso e as pessoas param de ler.
Passo 2: Liste papéis, não nomes
No topo, escreva os papéis envolvidos, como responsável pelo serviço, líder de vistoria, equipe de registros ou assessoria jurídica. Use papéis para que a matriz continue útil quando as pessoas mudarem. Inclua parceiros externos se eles fizerem parte do trabalho.
Passo 3: Marque um único A por linha
Para cada atividade, combinem o único papel aprovador: aquele que responde pelo resultado e diz que está pronto. Se o grupo não chegar a acordo, anote a questão e leve-a a quem decide. Não coloque dois A na mesma linha.
Passo 4: Marque R, C e I
Agora indique quem executa o trabalho (R), quem precisa opinar antes das decisões (C) e quem precisa ser avisado (I). Um papel pode ser A e R ao mesmo tempo. Mantenha o C enxuto; cada papel consultado acrescenta tempo.
Passo 5: Leia a matriz nos dois sentidos
Leia cada linha: há exatamente um A e pelo menos um R? Depois leia cada coluna: algum papel acumula R ou A demais, ou nenhum? Colunas cheias de C e I costumam indicar pessoas que querem participar mas não precisam.
Passo 6: Valide com as pessoas citadas
Envie o rascunho a cada papel, ou repasse-o com eles, e pergunte se aceitam o que foi marcado. Altere a matriz onde surgirem preocupações reais. Uma RACI que não foi validada é só a opinião de uma pessoa.
Passo 7: Publique e revise junto com o plano
Coloque a matriz acordada onde todos possam encontrá-la, ao lado do roadmap. Revise-a a cada revisão do roadmap e sempre que uma nova equipe entrar ou um papel mudar.
Exemplo prático
Uma autoridade regional de saúde estava implantando um novo processo de vistoria sanitária para cozinhas hospitalares. Fiscais, gerentes de cozinha, uma unidade de qualidade e uma equipe de registros tinham cada um sua parte, e os primeiros pilotos mostraram relatórios parados sem assinatura por semanas.
O grupo listou doze atividades, entre elas "vistoria agendada", "vistoria realizada", "relatório de vistoria emitido", "ações corretivas acordadas" e "visita de retorno concluída".
Em "relatório de vistoria emitido", tanto o fiscal quanto a unidade de qualidade achavam que o outro aprovava. O grupo definiu que o líder de vistoria seria o aprovador, o fiscal o responsável, o gerente da cozinha consultado sobre os fatos e a equipe de registros informada.
A leitura das colunas mostrou que a unidade de qualidade era consultada em todas as linhas. O grupo reduziu isso às três linhas em que a visão dela mudava o resultado, o que eliminou um atraso frequente.
Cada papel confirmou a matriz por e-mail em até uma semana. Nos dois meses seguintes, o tempo médio entre a vistoria e o relatório assinado caiu de cerca de três semanas para quatro dias.
IlustrativoDicas e erros comuns
Dicas
- Faça a sessão com pessoas que possam de fato concordar pela própria equipe, não com representantes que precisam consultar alguém depois.
- Use cor ou negrito no A para que o único aprovador de cada linha se destaque.
- Se uma linha não tem R, ninguém está fazendo o trabalho; acrescente um ou retire a atividade.
- Deixe as definições de R, A, C e I impressas na folha, porque as pessoas costumam confundir R e A.
Erros comuns
- Colocar dois ou mais A em uma linha para agradar a todos, o que traz a confusão de volta.
- Escrever nomes de pessoas em vez de papéis, deixando a matriz desatualizada na primeira mudança de equipe.
- Marcar uma longa lista de papéis consultados, o que desacelera todas as decisões.
- Preencher a matriz sozinho e enviá-la como acordada, sem validar com as pessoas citadas.
O que você leva
Você sai com uma tabela curta e acordada mostrando, para cada parte do trabalho, quem executa, quem responde pelo resultado, quem opina e quem é mantido informado. Isso elimina uma fonte comum de atraso e atrito em trabalhos compartilhados. Ligue a matriz ao roadmap para que cada marco tenha um aprovador claro e use um plano de comunicação com stakeholders para garantir que os papéis informados recebam de fato as informações de que precisam.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Responsável e Aprovador na RACI?
Responsável é o papel que executa o trabalho. Aprovador é o papel que responde pelo resultado, dá a palavra final e aprova. Vários papéis podem ser responsáveis por uma atividade, mas só um deve ser aprovador. O mesmo papel pode ser os dois.
Pode haver mais de um aprovador em uma RACI?
Não. Cada atividade deve ter exatamente um papel aprovador. Se duas equipes se sentem donas do resultado, divida a atividade em duas menores, cada uma com seu dono, ou leve a questão a alguém que possa decidir.
Quais são as alternativas à RACI?
Algumas equipes usam variações que acrescentam um papel de apoio ou de aprovação formal, ou uma lista mais simples de dono e colaboradores. O formato importa menos que o hábito: dono claro, um aprovador por item e concordância das pessoas citadas.
Ficha da ferramenta
A planilha que sua equipe preenche, um quadro por campo.
- Atividade
- Responsável
- Aprovador
- Consultado
- Informado