تحليل باريتو (مخطط باريتو)
اعدد الأحداث بطريقة واحدة، ورتب الفئات من الأكثر إلى الأقل تكراراً، وابدأ حيث يتركز معظم المشكلة.
- الوقت
- 45 دقيقة
- الأشخاص
- 3–5
- نوع العمل
- الفهم · الاختيار
باختصار
تحليل باريتو منهج من مناهج الجودة يرتب فئات المشكلة حسب تكرارها، ثم يعرض حصتها التراكمية. يعدّ الفريق الأحداث باتساق خلال فترة محددة، ويرتب الفئات من الأكبر إلى الأصغر، ويرسم الأعمدة وخط النسبة التراكمية، ثم يدرس أكبر المساهمين دون افتراض نسبة 80/20 بالضبط.
ما هو
يُنسب التحليل إلى الاقتصادي فيلفريدو باريتو، الذي لاحظ أن نسبة صغيرة من الناس كانت تملك معظم الأراضي في إيطاليا. ثم طبّق رائد الجودة جوزيف جوران الفكرة على العيوب، وسماها «القلة الحيوية والكثرة المفيدة». ففي معظم المشكلات تستحوذ فئات قليلة على الجزء الأكبر مما يحدث من أخطاء.
الأداة مخطط أعمدة مرتب من الأطول إلى الأقصر، مع خط يبين المجموع التراكمي نسبةً مئوية. وهي أداة سريعة وصادقة تحسم الجدل حول نقطة البداية. أما قاعدة 80/20 فهي تذكير لا قانون؛ فقد تغطي الفئات الثلاث الأولى 60 في المئة أحياناً و90 في المئة أحياناً أخرى، والمخطط يكشف لك التوزيع الحقيقي لبياناتك.
متى تستخدمه
استخدمه حين
- عندما تتراكم الشكاوى أو العيوب أو الأخطاء وتحتاج إلى تحديد نقطة البداية.
- عندما يختلف الفريق حول أكبر المشكلات وتتوفر بيانات تحسم الأمر.
- عندما تريد أن تبين للقيادة لماذا يسبق تحسين ما غيره.
- عندما تحتاج إلى مقارنة قبل وبعد للتحقق من أثر معالجة ما.
- بعد مخطط هيكل السمكة، لمعرفة أي الأسباب يتكرر أكثر.
تجنّبه حين
- إذا كانت الأحداث لا تُسجَّل باتساق، فسيعكس الترتيب عادات التسجيل لا الواقع.
- إذا كان هناك حدث نادر لكنه شديد الخطورة؛ فالتكرار وحده يخفيه، والأنسب تحليل أنماط الفشل.
- إذا كان لديك أقل من نحو 30 حدثاً، فالعدد قليل على ترتيب مستقر.
ما تحتاج إليه
- الوقت
- 45 دقيقة بعد استخراج البيانات، وأكثر إن احتاجت الفئات إلى تنظيف.
- الأشخاص
- من 3 إلى 5 أشخاص: مالك البيانات، ومن يعرف العمل، وميسّر للجلسة.
- الأدوات
- قائمة بالأحداث مع فئة لكل منها، وجدول بيانات، ومخطط مطبوع أو مشترك.
كيف تديره
الخطوة 1: عرّف الحدث
اتفقوا بدقة على ما تعدّونه، مثل: شكوى واردة بشأن تصاريح مواقف السكان. واكتبوا ما يُحسب وما لا يُحسب حتى يصنّف الجميع بالطريقة نفسها.
الخطوة 2: ثبّت الفترة
اختاروا فترة كافية لتكون المقارنة منصفة، كآخر ثلاثة أو ستة أشهر، واستخدموا الفترة نفسها لكل الفئات.
الخطوة 3: اتفقوا على الفئات
استخدموا الفئات الموجودة إن كانت موثوقة، أو أنشئوا من 6 إلى 10 فئات واضحة. وصنّفوا عينة من 20 حدثاً معاً للتأكد من أن الجميع يضعها في الفئة نفسها.
الخطوة 4: اعدد ورتب
اعدد الأحداث في كل فئة ورتبها من الأكبر إلى الأصغر. اجمع الفئات الصغيرة جداً في عمود «أخرى»، على ألا يتجاوز 10 في المئة من المجموع، وإلا فالفئات تحتاج إلى مراجعة.
الخطوة 5: ارسم المخطط
ارسم الأعمدة من الأطول في البداية إلى الأقصر في النهاية، وأضف خط الحصة التراكمية. واكتب على كل عمود عدده ونسبته ليُقرأ المخطط دون الرجوع إلى جدول البيانات.
الخطوة 6: اقرؤوه معاً
اسألوا: أين ينحني الخط؟ وأي الفئات القليلة تغطي معظم الأحداث؟ وتحققوا من وجود أمر خطير مختبئ في عمود صغير، ودوّنوا أي فئة تبدو غريبة بسبب طريقة تسجيلها.
الخطوة 7: اختاروا أين تتعمقون
اختاروا الفئة الأولى أو الفئتين الأوليين للتحقيق فيهما، وخططوا للخطوة التالية كمخطط هيكل السمكة أو الأسئلة الخمسة لكل منهما. واتفقوا متى ستعيدون رسم المخطط لقياس الأثر.
مثال تطبيقي
تزايدت الشكاوى التي تتلقاها إدارة النقل في إحدى المدن بشأن تصاريح مواقف السكان.
استخرج فريق من أربعة أشخاص شكاوى ستة أشهر، بلغ مجموعها 412 شكوى، واتفقوا على عدّ كل شكوى مرة واحدة تحت موضوعها الرئيسي.
جرّبوا الفئات على 20 شكوى، فوضع اثنان شكاوى تذكير التجديد تحت «التجديد» ووضعها اثنان تحت «التواصل»، فدمجوها في فئة واحدة.
أظهر المخطط المرتب أن «عدم وصول التصريح بعد الدفع» بلغ 158 شكوى، و«طباعة رمز منطقة خاطئ» 96، و«تذكيرات التجديد» 61، وتغطي الفئات الثلاث معاً 77 في المئة من الشكاوى.
ظهر عمود صغير لحاملي بطاقات ذوي الإعاقة الذين لا يستطيعون التقديم إلكترونياً، فيه 14 شكوى فقط، لكن الفريق عدّه أمراً جدياً وأحاله إلى المسؤول عن إمكانية الوصول.
طبّق الفريق الأسئلة الخمسة على فئة عدم وصول التصريح، فتبيّن أن دفعة الطباعة تعمل أسبوعياً. وبعد تحويلها إلى دفعة يومية انخفضت هذه الفئة إلى أقل من النصف في الربع التالي.
للتوضيحنصائح وأخطاء شائعة
نصائح
- جرّب الفئات على عينة قبل عدّ كل شيء.
- اعرض الأعداد على الأعمدة لا النسب فقط؛ فالناس يثقون بالأرقام الفعلية.
- أعد رسم المخطط بعد المعالجة بالفئات نفسها وبفترة مماثلة.
- انظر في خطورة الأعمدة الصغيرة قبل أن تتجاهلها.
- أبقِ عمود «أخرى» صغيراً؛ فكبره يعني أن الفئات تحتاج إلى إعادة نظر.
أخطاء شائعة
- افتراض نسبة 80/20 بالضبط والتوقف عند العمود الأول.
- خلط فترات أو تعريفات مختلفة بين الفئات.
- اعتبار التكرار المقياس الوحيد للأهمية.
- استخدام فئات واسعة جداً فلا يخبرك العمود الأول بجديد.
ما تخرج به
تخرج بمخطط مرتب يبين أين يتركز معظم المشكلة، وملاحظة قصيرة عن الفئات وحدودها، وفئة أو فئتين مختارتين للدراسة المعمقة. استخدم مخطط هيكل السمكة أو الأسئلة الخمسة لاكتشاف الأسباب داخل الفئة الأولى، ثم أعد رسم مخطط باريتو لقياس الأثر.
أسئلة شائعة
كم يستغرق تحليل باريتو؟
نحو 45 دقيقة بعد استخراج البيانات. وقد يطول تنظيف الفئات والاتفاق عليها في المرة الأولى.
هل قاعدة 80/20 صحيحة دائماً؟
لا. هي نمط شائع وليست قاعدة ثابتة. قد تُظهر بياناتك أن الفئات الأولى تغطي 60 أو 90 في المئة، فاقرأ الخط الفعلي ولا تفترض.
متى أستخدم مخطط باريتو ومتى أستخدم هيكل السمكة؟
مخطط باريتو يبين الفئات الأكثر تكراراً، وهيكل السمكة يساعدك على استكشاف الأسباب المحتملة لمشكلة واحدة. وتبدأ فرق كثيرة بباريتو لاختيار المشكلة، ثم تستكشفها بهيكل السمكة.
بطاقة الأداة
ورقة العمل التي يملؤها فريقك، خانة لكل حقل.
- الفئة
- العدد
- الفترة
- الحصة
- الحصة التراكمية