Análisis de Pareto (diagrama de Pareto)
Cuenta los casos siempre de la misma forma, ordena las categorías de más a menos frecuente y mira primero donde se concentra la mayor parte del problema.
- Tiempo
- 45 min
- Personas
- 3–5
- Tipo de trabajo
- Comprender · Elegir
En resumen
El análisis de Pareto es un método de calidad que ordena las categorías de un problema según su frecuencia y muestra su porcentaje acumulado. El equipo cuenta los casos de forma coherente durante un periodo fijo, los ordena de mayor a menor, dibuja barras y línea acumulada, e investiga las principales sin suponer un reparto exacto 80/20.
Qué es
El análisis de Pareto debe su nombre al economista Vilfredo Pareto, que observó que una pequeña parte de la población poseía la mayor parte de la tierra en Italia. El pionero de la calidad Joseph Juran aplicó después la idea a los defectos y habló de los pocos vitales y los muchos útiles. En la mayoría de los problemas, unas pocas categorías explican una gran parte de lo que sale mal.
La herramienta es un diagrama de barras con las categorías ordenadas de la más alta a la más baja, más una línea que muestra el total acumulado en porcentaje. Es honesta y rápida, y zanja las discusiones sobre por dónde empezar. La regla del 80/20 es un recordatorio, no una ley. A veces las tres primeras categorías cubren el 60 por ciento, a veces el 90. El diagrama te muestra el reparto real de tus datos.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando
- Tienes muchas quejas, defectos o errores y necesitas decidir por dónde empezar.
- La gente discrepa sobre cuál es el mayor problema y hay datos para zanjarlo.
- Quieres mostrar a la dirección por qué una mejora debe ir antes que otra.
- Necesitas una comparación antes y después para comprobar si una corrección ha funcionado.
- Has terminado un diagrama de Ishikawa y quieres saber qué causa aparece con más frecuencia.
Evítalo cuando
- Los casos no se cuentan de forma coherente, así que la clasificación reflejaría hábitos de registro.
- Un caso poco frecuente es muy grave; la frecuencia por sí sola lo ocultaría, así que usa un análisis modal de fallos y efectos.
- Tienes menos de unos 30 casos, demasiado pocos para una clasificación estable.
Qué necesitas
- Tiempo
- 45 minutos una vez extraídos los datos; más si hay que depurar las categorías.
- Personas
- De 3 a 5 personas: alguien responsable de los datos, alguien que conozca el trabajo y un facilitador.
- Materiales
- Una lista de casos con una categoría para cada uno, una hoja de cálculo y un diagrama impreso o compartido.
Cómo aplicarlo
Paso 1: Define el caso
Acuerden exactamente qué van a contar. Por ejemplo: una queja recibida sobre los permisos de estacionamiento para residentes. Escribe qué cuenta y qué no, para que todo el mundo clasifique igual.
Paso 2: Fija el periodo
Elige un periodo lo bastante largo para ser justo, como los últimos tres o seis meses. Usa el mismo periodo para todas las categorías.
Paso 3: Acuerden las categorías
Usa las categorías existentes si son fiables, o crea entre 6 y 10 categorías claras. Revisen juntos una muestra de 20 casos para asegurarse de que todos los ponen en la misma categoría.
Paso 4: Cuenta y ordena
Cuenta los casos por categoría y ordénalos de mayor a menor. Agrupa las categorías muy pequeñas en una barra de otros, pero mantenla por debajo del 10 por ciento del total; si no, hay que replantear las categorías.
Paso 5: Dibuja el diagrama
Dibuja las barras de la más alta, a la izquierda, a la más baja, a la derecha. Añade una línea de porcentaje acumulado. Rotula cada barra con su recuento y su porcentaje, para que el diagrama se entienda sin la hoja de cálculo.
Paso 6: Léanlo juntos
Pregunta dónde se dobla la línea. ¿Qué pocas categorías cubren la mayoría de los casos? Comprueba si algo grave se esconde en una barra pequeña. Anota cualquier categoría que parezca extraña por cómo se registró.
Paso 7: Elige dónde profundizar
Escoge la primera o las dos primeras categorías para investigar. Planifica el siguiente paso, como un diagrama de Ishikawa o los cinco porqués para cada una. Acuerden cuándo volverán a dibujar el diagrama para comprobar el efecto.
Ejemplo práctico
El departamento de movilidad de una ciudad recibía cada vez más quejas sobre los permisos de estacionamiento para residentes.
Cuatro personas reunieron seis meses de quejas: 412 en total. Acordaron contar cada queja una sola vez, bajo su motivo principal.
Probaron las categorías con 20 quejas de muestra. Dos personas clasificaron las quejas por los avisos de renovación como renovaciones y otras dos como comunicación, así que las fusionaron en una sola categoría.
El diagrama ordenado mostró permiso no recibido tras el pago con 158, letra de zona mal impresa con 96 y avisos de renovación con 61. Juntas cubrían el 77 por ciento de las quejas.
Una barra pequeña, la de titulares de tarjeta de discapacidad que no podían solicitarlo en línea, solo tenía 14 quejas, pero el equipo la señaló como grave y la trasladó a la persona responsable de accesibilidad.
El equipo aplicó los cinco porqués a la categoría de permiso no recibido y descubrió que la tanda de impresión era semanal. Pasar a una tanda diaria redujo esa categoría a menos de la mitad en el trimestre siguiente.
IlustrativoConsejos y errores
Consejos
- Prueba las categorías con una muestra antes de contarlo todo.
- Muestra los recuentos en las barras, no solo los porcentajes; la gente confía en las cifras reales.
- Vuelve a dibujar el diagrama después de una corrección con las mismas categorías y la misma duración de periodo.
- Mira la gravedad de las barras pequeñas antes de ignorarlas.
- Mantén pequeña la barra de otros; una barra de otros grande significa que hay que trabajar las categorías.
Errores frecuentes
- Dar por hecho un reparto exacto 80/20 y quedarse en la primera barra.
- Mezclar periodos o definiciones entre categorías.
- Tratar la frecuencia como la única medida de importancia.
- Usar categorías tan amplias que la primera barra no dice nada nuevo.
Con qué terminas
Terminas con un diagrama ordenado que muestra dónde se concentra la mayor parte del problema, una nota breve sobre las categorías y sus límites, y una o dos categorías elegidas para un estudio más profundo. Usa un diagrama de Ishikawa o los cinco porqués para encontrar las causas dentro de la categoría principal y vuelve a dibujar el diagrama de Pareto para comprobar el efecto.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura un análisis de Pareto?
Unos 45 minutos una vez extraídos los datos. La primera vez, depurar y acordar las categorías puede llevar más tiempo.
¿Se cumple siempre la regla del 80/20?
No. Es un patrón frecuente, no una regla. Tus datos pueden mostrar que las primeras categorías cubren el 60 o el 90 por ciento. Lee la línea real en lugar de suponerlo.
Diagrama de Pareto o diagrama de Ishikawa: ¿cuándo uso cada uno?
El diagrama de Pareto muestra qué categorías aparecen con más frecuencia. El diagrama de Ishikawa ayuda a encontrar las posibles causas de un problema. Muchos equipos usan primero el Pareto para elegir un problema y después el diagrama de Ishikawa para explorarlo.
Ficha de la herramienta
La ficha de trabajo que rellena tu equipo, una casilla por campo.
- Categoría
- Recuento
- Periodo
- Porcentaje
- Porcentaje acumulado