Pareto-Analyse (Pareto-Diagramm)
Ereignisse einheitlich zählen, Kategorien von häufig nach selten ordnen und zuerst dort hinschauen, wo der Großteil des Problems liegt.
- Zeit
- 45 Min.
- Personen
- 3–5
- Art der Arbeit
- Verstehen · Auswählen
Kurz gesagt
Die Pareto-Analyse ist eine Qualitätsmethode, die Kategorien eines Problems nach Häufigkeit ordnet und ihren kumulierten Anteil zeigt. Ein Team zählt Ereignisse über einen festen Zeitraum einheitlich, sortiert die Kategorien von groß nach klein, zeichnet Balken und Summenlinie und untersucht die größten Anteile, ohne eine exakte 80/20-Verteilung vorauszusetzen.
Worum es geht
Die Pareto-Analyse ist nach dem Ökonomen Vilfredo Pareto benannt, dem auffiel, dass ein kleiner Teil der Bevölkerung in Italien den größten Teil des Landes besaß. Der Qualitätspionier Joseph Juran übertrug die Idee später auf Fehler und sprach von den wenigen Wesentlichen und den vielen Nützlichen. Bei den meisten Problemen entfällt auf wenige Kategorien ein großer Teil dessen, was schiefgeht.
Das Werkzeug ist ein Balkendiagramm mit Kategorien, sortiert vom höchsten zum niedrigsten Balken, plus einer Linie, die die laufende Summe in Prozent zeigt. Es ist ehrlich und schnell und beendet Streit darüber, wo man anfangen sollte. Die 80/20-Regel ist eine Erinnerung, kein Gesetz. Manchmal decken die drei größten Kategorien 60 Prozent ab, manchmal 90. Das Diagramm zeigt die tatsächliche Verteilung in den eigenen Daten.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Es gibt viele Beschwerden, Mängel oder Fehler, und es muss entschieden werden, wo man anfängt.
- Die Meinungen darüber, welches Problem das größte ist, gehen auseinander, und es gibt Daten, die das klären können.
- Der Leitung soll gezeigt werden, warum eine Verbesserung vor einer anderen kommen sollte.
- Es braucht einen Vorher-nachher-Vergleich, um zu prüfen, ob eine Lösung etwas bewirkt hat.
- Ein Ishikawa-Diagramm ist fertig, und es soll klar werden, welche Ursache am häufigsten vorkommt.
Ungeeignet, wenn
- Ereignisse werden nicht einheitlich gezählt, sodass die Rangfolge nur Erfassungsgewohnheiten widerspiegeln würde.
- Ein seltenes Ereignis ist sehr schwerwiegend; die Häufigkeit allein würde es verbergen, deshalb eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse nutzen.
- Es gibt weniger als etwa 30 Ereignisse, zu wenige für eine stabile Rangfolge.
Was es braucht
- Zeit
- 45 Minuten, sobald die Daten vorliegen; länger, wenn Kategorien bereinigt werden müssen.
- Personen
- 3 bis 5 Personen: jemand, der die Daten verantwortet, jemand, der die Arbeit kennt, und eine Moderation.
- Material
- Eine Liste der Ereignisse mit je einer Kategorie, eine Tabellenkalkulation und ein gedrucktes oder geteiltes Diagramm.
So läuft es ab
Schritt 1: Das Ereignis festlegen
Genau vereinbaren, was gezählt wird. Zum Beispiel: eine eingegangene Beschwerde zu Bewohnerparkausweisen. Aufschreiben, was zählt und was nicht, damit alle gleich sortieren.
Schritt 2: Den Zeitraum festlegen
Einen Zeitraum wählen, der lang genug für einen fairen Vergleich ist, etwa die letzten drei oder sechs Monate. Für jede Kategorie denselben Zeitraum verwenden.
Schritt 3: Die Kategorien vereinbaren
Vorhandene Kategorien nutzen, wenn sie verlässlich sind, oder 6 bis 10 klare neu bilden. Gemeinsam eine Stichprobe von 20 Ereignissen prüfen, um sicherzustellen, dass alle sie derselben Kategorie zuordnen.
Schritt 4: Zählen und ordnen
Ereignisse pro Kategorie zählen und von groß nach klein sortieren. Sehr kleine Kategorien zu einem Balken „Sonstiges“ zusammenfassen, der aber unter 10 Prozent der Gesamtzahl bleiben sollte, sonst müssen die Kategorien überdacht werden.
Schritt 5: Das Diagramm zeichnen
Die Balken vom höchsten links zum niedrigsten rechts zeichnen. Eine Linie für den kumulierten Anteil ergänzen. Jeden Balken mit Anzahl und Anteil beschriften, damit sich das Diagramm ohne Tabelle lesen lässt.
Schritt 6: Gemeinsam lesen
Fragen, wo die Linie abknickt. Welche wenigen Kategorien decken die meisten Ereignisse ab? Prüfen, ob sich in einem kleinen Balken etwas Schwerwiegendes verbirgt. Jede Kategorie notieren, die wegen der Art der Erfassung merkwürdig wirkt.
Schritt 7: Wählen, wo vertieft wird
Die ein oder zwei größten Kategorien zur Untersuchung auswählen. Den nächsten Schritt planen, etwa ein Ishikawa-Diagramm oder die 5-Why-Methode für jede. Vereinbaren, wann das Diagramm neu gezeichnet wird, um die Wirkung zu prüfen.
Praxisbeispiel
Bei der Verkehrsbehörde einer Stadt gingen immer mehr Beschwerden über Bewohnerparkausweise ein.
Vier Personen zogen die Beschwerden von sechs Monaten heran: 412 insgesamt. Sie vereinbarten, jede Beschwerde einmal unter ihrem Hauptanliegen zu zählen.
Sie testeten die Kategorien an 20 Beispielbeschwerden. Zwei Personen ordneten Beschwerden über Verlängerungserinnerungen unter Verlängerung ein, zwei unter Kommunikation, also wurden beide zu einer Kategorie zusammengeführt.
Das geordnete Diagramm zeigte: Ausweis nach Zahlung nicht erhalten mit 158, falscher Zonenbuchstabe gedruckt mit 96 und Verlängerungserinnerungen mit 61. Zusammen deckten sie 77 Prozent der Beschwerden ab.
Ein kleiner Balken zu Inhaberinnen und Inhabern eines Schwerbehindertenausweises, die nicht online beantragen konnten, umfasste nur 14 Beschwerden, aber das Team stufte ihn als schwerwiegend ein und gab ihn an die Verantwortliche für Barrierefreiheit weiter.
Das Team wendete die 5-Why-Methode auf die Kategorie „Ausweis nicht erhalten“ an und stellte fest, dass der Druckauftrag nur wöchentlich lief. Die Umstellung auf einen täglichen Druckauftrag halbierte diese Kategorie im folgenden Quartal mehr als.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Die Kategorien an einer Stichprobe testen, bevor alles gezählt wird.
- Die Anzahlen auf den Balken zeigen, nicht nur Prozentwerte; Menschen vertrauen echten Zahlen.
- Das Diagramm nach einer Lösung mit denselben Kategorien und gleich langem Zeitraum neu zeichnen.
- Kleine Balken auf Schwere prüfen, bevor sie ignoriert werden.
- Den Balken „Sonstiges“ klein halten; ein großer heißt, dass die Kategorien Arbeit brauchen.
Typische Fehler
- Eine exakte 80/20-Verteilung voraussetzen und nach dem ersten Balken aufhören.
- Zeiträume oder Definitionen zwischen Kategorien vermischen.
- Die Häufigkeit als einziges Maß für Wichtigkeit behandeln.
- Kategorien so breit fassen, dass der höchste Balken nichts Neues verrät.
Was am Ende vorliegt
Am Ende steht ein geordnetes Diagramm, das zeigt, wo der Großteil des Problems liegt, eine kurze Notiz zu Kategorien und Grenzen und ein oder zwei Kategorien, die vertieft untersucht werden. Mit einem Ishikawa-Diagramm oder der 5-Why-Methode die Ursachen in der größten Kategorie finden und dann das Pareto-Diagramm neu zeichnen, um die Wirkung zu prüfen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Pareto-Analyse?
Etwa 45 Minuten, sobald die Daten vorliegen. Das Bereinigen und Vereinbaren der Kategorien kann beim ersten Mal länger dauern.
Gilt die 80/20-Regel immer?
Nein. Sie ist ein häufiges Muster, keine Regel. Die eigenen Daten können zeigen, dass die größten Kategorien 60 oder 90 Prozent abdecken. Die tatsächliche Linie lesen, statt etwas vorauszusetzen.
Pareto-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm: Wann nutzt man welches?
Ein Pareto-Diagramm zeigt, welche Kategorien am häufigsten auftreten. Ein Ishikawa-Diagramm hilft, mögliche Ursachen hinter einem Problem zu finden. Viele Teams nutzen zuerst Pareto, um ein Problem auszuwählen, und dann Ishikawa, um es zu erkunden.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Kategorie
- Anzahl
- Zeitraum
- Anteil
- Kumulierter Anteil