Análise de Pareto (gráfico de Pareto)
Conte os eventos sempre do mesmo jeito, ordene as categorias da mais à menos frequente e olhe primeiro onde está a maior parte do problema.
- Tempo
- 45 min
- Pessoas
- 3–5
- Tipo de trabalho
- Entender · Escolher
Em resumo
A análise de Pareto é um método de qualidade que ordena as categorias de um problema pela frequência e mostra sua participação acumulada. A equipe conta os eventos de forma consistente em um período fixo, ordena as categorias da maior para a menor, desenha barras e linha acumulada e investiga as maiores, sem supor uma divisão exata de 80/20.
O que é
A análise de Pareto leva o nome do economista Vilfredo Pareto, que percebeu que uma pequena parcela das pessoas detinha a maior parte das terras na Itália. O pioneiro da qualidade Joseph Juran aplicou depois a ideia a defeitos, falando em poucos vitais e muitos úteis. Na maioria dos problemas, poucas categorias respondem por boa parte do que dá errado.
A ferramenta é um gráfico de barras com as categorias ordenadas da mais alta para a mais baixa, mais uma linha que mostra o total acumulado em porcentagem. É honesta e rápida, e encerra discussões sobre por onde começar. A regra 80/20 é um lembrete, não uma lei. Às vezes as três maiores categorias cobrem 60 por cento, às vezes 90. O gráfico mostra a divisão real dos seus dados.
Quando usar
Use quando
- Você tem muitas reclamações, defeitos ou erros e precisa decidir por onde começar.
- As pessoas discordam sobre qual é o maior problema e há dados para resolver a questão.
- Você quer mostrar à liderança por que uma melhoria deve vir antes de outra.
- Você precisa de uma visão de antes e depois para verificar se uma correção fez diferença.
- Você terminou um diagrama de Ishikawa e quer saber qual causa aparece com mais frequência.
Evite quando
- Os eventos não são contados de forma consistente, então a ordenação refletiria hábitos de registro.
- Um evento raro é muito grave; a frequência sozinha o esconderia, então use uma análise de modos de falha e efeitos.
- Você tem menos de uns 30 eventos, pouco para uma ordenação estável.
Do que você precisa
- Tempo
- 45 minutos depois que os dados forem extraídos; mais, se as categorias precisarem de limpeza.
- Pessoas
- De 3 a 5 pessoas: alguém responsável pelos dados, alguém que conhece o trabalho e um facilitador.
- Materiais
- Uma lista de eventos com uma categoria para cada, uma planilha e um gráfico impresso ou compartilhado.
Como aplicar
Passo 1: Defina o evento
Combinem exatamente o que está sendo contado. Por exemplo: uma reclamação recebida sobre a autorização de estacionamento para moradores. Escreva o que conta e o que não conta, para que todos classifiquem do mesmo jeito.
Passo 2: Fixe o período
Escolha um período longo o bastante para ser justo, como os últimos três ou seis meses. Use o mesmo período para todas as categorias.
Passo 3: Combinem as categorias
Use as categorias existentes se forem confiáveis, ou crie de 6 a 10 categorias claras. Verifiquem juntos uma amostra de 20 eventos para garantir que as pessoas os coloquem na mesma categoria.
Passo 4: Conte e ordene
Conte os eventos por categoria e ordene da maior para a menor. Agrupe as categorias muito pequenas em uma barra "outros", mas mantenha-a abaixo de 10 por cento do total, ou as categorias precisam ser repensadas.
Passo 5: Desenhe o gráfico
Desenhe as barras da mais alta, à esquerda, para a mais baixa, à direita. Acrescente uma linha para a participação acumulada. Identifique cada barra com a contagem e a participação, para que o gráfico possa ser lido sem a planilha.
Passo 6: Leiam juntos
Pergunte onde a linha faz a curva. Quais poucas categorias cobrem a maioria dos eventos? Verifique se há algo grave escondido em uma barra pequena. Anote qualquer categoria que pareça estranha por causa da forma como foi registrada.
Passo 7: Escolha onde aprofundar
Escolha as uma ou duas maiores categorias para investigar. Planeje o próximo passo, como um diagrama de Ishikawa ou os cinco porquês para cada uma. Combinem quando vão redesenhar o gráfico para verificar o efeito.
Exemplo prático
O departamento de trânsito de uma cidade recebia um número crescente de reclamações sobre a autorização de estacionamento para moradores.
Quatro pessoas levantaram seis meses de reclamações: 412 no total. Combinaram contar cada reclamação uma vez, pelo problema principal.
Testaram as categorias em 20 reclamações de amostra. Duas pessoas classificaram as reclamações sobre lembretes de renovação em renovação e duas em comunicação, então as duas foram unidas em uma só categoria.
O gráfico ordenado mostrou autorização não recebida após o pagamento com 158, letra de zona impressa errada com 96 e lembretes de renovação com 61. Juntas, essas categorias cobriam 77 por cento das reclamações.
Uma barra pequena, de pessoas com credencial de deficiência que não conseguiam pedir online, tinha só 14 reclamações, mas a equipe a marcou como grave e a encaminhou à responsável por acessibilidade.
A equipe aplicou os cinco porquês à categoria de autorização não recebida e descobriu que o lote de impressão rodava uma vez por semana. Passar para um lote diário reduziu essa categoria em mais da metade no trimestre seguinte.
IlustrativoDicas e erros comuns
Dicas
- Teste as categorias em uma amostra antes de contar tudo.
- Mostre as contagens nas barras, não só as porcentagens; as pessoas confiam em números reais.
- Redesenhe o gráfico depois de uma correção usando as mesmas categorias e um período de mesma duração.
- Olhe a gravidade das barras pequenas antes de ignorá-las.
- Mantenha a barra "outros" pequena; uma barra "outros" grande indica que as categorias precisam de ajuste.
Erros comuns
- Supor uma divisão exata de 80/20 e parar depois da primeira barra.
- Misturar períodos ou definições entre as categorias.
- Tratar a frequência como a única medida de importância.
- Usar categorias tão amplas que a maior barra não revela nada de novo.
O que você leva
Você sai com um gráfico ordenado mostrando onde está a maior parte do problema, uma nota curta sobre categorias e limites e uma ou duas categorias escolhidas para estudo mais profundo. Use um diagrama de Ishikawa ou os cinco porquês para encontrar as causas dentro da maior categoria e depois redesenhe o gráfico de Pareto para verificar o efeito.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva uma análise de Pareto?
Cerca de 45 minutos depois que os dados forem extraídos. Limpar e combinar as categorias pode levar mais tempo na primeira vez.
A regra 80/20 é sempre verdadeira?
Não. É um padrão comum, não uma regra. Seus dados podem mostrar as maiores categorias cobrindo 60 ou 90 por cento. Leia a linha real em vez de supor.
Gráfico de Pareto ou diagrama de Ishikawa: quando usar cada um?
O gráfico de Pareto mostra quais categorias ocorrem com mais frequência. O diagrama de Ishikawa ajuda a encontrar possíveis causas por trás de um problema. Muitas equipes usam primeiro o Pareto para escolher um problema e depois o diagrama de Ishikawa para explorá-lo.
Ficha da ferramenta
A planilha que sua equipe preenche, um quadro por campo.
- Categoria
- Contagem
- Período
- Participação
- Participação acumulada