Retrospektive (Team-Retro)
Auf eine abgeschlossene Arbeit zurückblicken, Beobachtungen sammeln, bevor diskutiert wird, und mit wenigen Verbesserungen mit klarer Zuständigkeit auseinandergehen.
- Zeit
- 45 Min.
- Personen
- 4–8
- Art der Arbeit
- Verstehen · Skalieren
Kurz gesagt
Eine Retrospektive ist ein strukturiertes Teamtreffen nach einem Sprint, Projekt oder Ereignis, um auf das Geschehene zurückzublicken und Verbesserungen zu vereinbaren. Dafür wird der Zeitraum festgelegt, jede Person schreibt zuerst schweigend Beobachtungen auf, diese werden nach Gelungenem und Misslungenem gruppiert, die Belege besprochen und zwei oder drei Verbesserungen mit Verantwortlichen gewählt.
Worum es geht
Retrospektiven wurden durch agile Softwareteams bekannt, die am Ende jedes kurzen Arbeitszyklus eine abhalten. Die Praxis funktioniert genauso gut nach einer Gesetzeseinführung, einem Ereignis, einer Hochsaison oder einem Projekt jeder Art. Das Ziel ist einfach: aus dem gerade abgeschlossenen Zeitraum lernen, solange er frisch ist, und ein oder zwei Veränderungen in den nächsten mitnehmen.
Eine gute Retrospektive dreht sich um die Arbeit, nicht um Schuldzuweisungen. Sie betrachtet Ereignisse, Entscheidungen und Bedingungen und geht davon aus, dass alle mit dem damaligen Wissen ihr Bestes gegeben haben. Beobachtungen vor der Diskussion schweigend aufzuschreiben ist wichtig, weil es Zurückhaltenden dieselbe Stimme gibt wie Selbstbewussten und verhindert, dass die erste Wortmeldung die Agenda bestimmt.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Ein Sprint, ein Projekt, ein Start oder ein Ereignis ist gerade zu Ende gegangen.
- Eine Hochsaison oder ein Vorfall ist vorbei, und das Team will daraus lernen.
- Dieselben Probleme kehren immer wieder, und niemand hat innegehalten, um sie anzusehen.
- Ein neues Team hat seine erste gemeinsame Arbeit abgeschlossen.
- Es soll eine regelmäßige Verbesserungsgewohnheit entstehen, etwa alle zwei Wochen oder jeden Monat.
Ungeeignet, wenn
- Jemand steht unter formaler Überprüfung; eine Retrospektive ist kein Disziplinarverfahren.
- Der Zeitraum läuft noch, und alle sind zu beschäftigt, um ehrlich zu reflektieren.
- Die Leitung hat das Ergebnis bereits entschieden und wird nicht auf das reagieren, was das Team sagt.
Was es braucht
- Zeit
- 45 Minuten für einen Zeitraum von zwei Wochen; bis zu 90 Minuten für ein großes Projekt.
- Personen
- 4 bis 8 Personen, die die Arbeit gemacht haben, plus möglichst eine Moderation, die nicht im Zentrum der Arbeit stand.
- Material
- Ein Board mit Spalten für Lief gut, Lief nicht gut und Maßnahmen, Haftnotizen, eine Zeitleiste der wichtigsten Ereignisse und nützliche Daten wie Mengen oder Verzögerungen.
So läuft es ab
Schritt 1: Den Rahmen setzen
Den betrachteten Zeitraum benennen und an den Zweck erinnern: besser arbeiten, nicht beurteilen, wer was getan hat. Eine einfache Zeitleiste der wichtigsten Ereignisse zeigen, damit alle vom selben Bild ausgehen.
Schritt 2: Beobachtungen schweigend sammeln
Jeder Person 8 Minuten geben, um Beobachtungen aufzuschreiben, eine pro Notiz, unter Lief gut und Lief nicht gut. Noch keine Diskussion. Um Fakten und Ereignisse bitten, nicht um Namen von Personen.
Schritt 3: Teilen und gruppieren
Jede Person liest ihre Notizen vor und klebt sie auf das Board. Ähnliche Notizen zusammen gruppieren und jeder Gruppe eine kurze Überschrift geben.
Schritt 4: Belege ergänzen
Bei den größeren Gruppen fragen: Was wissen wir darüber? Daten, Beispiele oder Daten neben die Gruppe schreiben. Das hält die Diskussion geerdet und hilft, einen schlechten Tag von einem Muster zu unterscheiden.
Schritt 5: Auswählen, woran gearbeitet wird
Jeder Person 3 Punkte geben, um für die Gruppen zu stimmen, die sie am dringendsten verbessern oder bewahren will. Die zwei oder drei mit den meisten Stimmen wählen. Wenige Maßnahmen, die erledigt werden, sind besser als eine lange Liste, die liegen bleibt.
Schritt 6: Maßnahmen mit Zuständigkeit vereinbaren
Für jede gewählte Gruppe eine konkrete Maßnahme, eine verantwortliche Rolle und einen Termin festhalten. Prüfen, ob jede Maßnahme klein genug ist, um bis zur nächsten Retrospektive erledigt zu sein.
Schritt 7: Abschließen und nachverfolgen
Die Maßnahmen laut vorlesen. Jede Person um ein Wort dazu bitten, wie sich die Sitzung angefühlt hat. Die nächste Retrospektive mit der Frage beginnen, was aus diesen Maßnahmen geworden ist.
Praxisbeispiel
Ein Bürgerservicezentrum hatte gerade eine zweiwöchige Aktion mit verlängerten Öffnungszeiten abgeschlossen, um vor einer Frist einen Rückstau an Verlängerungen von Aufenthaltstiteln abzubauen.
Sieben Mitarbeitende und eine Moderation aus einer anderen Einheit trafen sich zwei Tage nach Ende der Aktion. Die Zeitleiste zeigte die täglich hinzugefügten Abendstunden und die Frist.
In 8 stillen Minuten schrieb die Gruppe 41 Notizen. Zu Lief gut gehörten der gemeinsame Abenddienstplan, die Wartenummernanzeige und das Kurzinfoblatt zu den neuen Regeln.
Zu Lief nicht gut gehörten ein Dokumentenscanner an Schalter 4, der am vollsten Abend zweimal ausfiel, und kurzfristige Änderungen bei den erforderlichen Unterlagen, die die Schalter nur telefonisch erreichten.
Das Team ergänzte Belege: Das Störungsprotokoll des Scanners zeigte drei Ausfälle in zwei Wochen, und 120 Antragstellende waren wegen der Änderung bei den Unterlagen gebeten worden, wiederzukommen.
Es wählte drei Maßnahmen: Die Verantwortliche für Gebäude und Technik besorgt vor der nächsten Aktion einen Ersatzscanner, die Teamleitung richtet einen einzigen schriftlichen Kanal für Regeländerungen ein, und der gemeinsame Dienstplan wird zum Standard für künftige Aktionen.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Immer schreiben, bevor gesprochen wird; das ist die größte einzelne Verbesserung für die meisten Retros.
- Bei großen oder angespannten Rückblicken eine Moderation von außerhalb des Teams einsetzen.
- Was gut lief, auf dem Board lassen; gute Praxis zu bewahren ist ebenfalls eine Maßnahme.
- Maßnahmen auf zwei oder drei begrenzen und in der nächsten Sitzung prüfen.
- Das Format ab und zu wechseln, damit regelmäßige Retros frisch bleiben.
Typische Fehler
- Die Sitzung zur Suche nach Schuldigen machen.
- Mit einer langen Liste von Maßnahmen enden, für die niemand zuständig ist.
- Die Prüfung der Maßnahmen vom letzten Mal auslassen, sodass dieselben Themen wiederkehren.
- Die ranghöchste Person zuerst sprechen und den Ton angeben lassen.
Was am Ende vorliegt
Am Ende steht ein gemeinsames, mit Belegen untermauertes Protokoll dessen, was gut lief und was nicht, und zwei oder drei Verbesserungen mit verantwortlichen Rollen und Terminen. Bei größeren Mengen von Beobachtungen ein Affinitätsdiagramm nutzen oder mit der 5-Why-Methode tiefer in ein Problem einsteigen, das immer wiederkehrt.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine Retrospektive dauern?
Etwa 45 Minuten für einen Zeitraum von zwei Wochen. Ein großes Projekt oder ein bedeutendes Ereignis kann 90 Minuten brauchen. Kürzer ist in Ordnung, wenn das Team sich oft trifft.
Welche Fragen sollte eine Retrospektive stellen?
Die Kernfragen lauten: Was lief gut, was lief nicht gut, und was ändern wir? Manche Teams ergänzen, was sie verwundert hat oder was sie beibehalten wollen.
Retrospektive oder Post-Incident-Review: Was ist der Unterschied?
Eine Retrospektive betrachtet einen normalen Zeitraum oder ein Projekt. Ein Post-Incident-Review untersucht einen bestimmten Ausfall im Detail. Beide sollten sich auf die Arbeit und die Bedingungen konzentrieren statt auf Schuld.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Ereignis
- Lief gut
- Lief nicht gut
- Beleg
- Maßnahme
- Verantwortlich