Retrospectiva (retro de equipo)
Mira atrás a un trabajo terminado, recoge las observaciones antes de comentarlas y termina con un pequeño número de mejoras con responsable.
- Tiempo
- 45 min
- Personas
- 4–8
- Tipo de trabajo
- Comprender · Escalar
En resumen
Una retrospectiva es una reunión de equipo estructurada, celebrada tras un sprint, un proyecto o un evento, para revisar lo ocurrido y acordar cómo mejorar. Se fija el periodo, cada persona escribe primero sus observaciones en silencio, se agrupan en lo que funcionó y lo que no, se comentan las evidencias y se eligen dos o tres mejoras.
Qué es
Las retrospectivas se dieron a conocer a través de los equipos ágiles de software, que celebran una al final de cada ciclo corto de trabajo. La práctica funciona igual de bien para el lanzamiento de una política, un evento, una temporada de mucho trabajo o un proyecto de cualquier tipo. El objetivo es sencillo: aprender del periodo que acaba de terminar mientras está fresco y llevar uno o dos cambios al siguiente.
Una buena retrospectiva trata del trabajo, no de culpar a las personas. Examina hechos, decisiones y condiciones, y parte de que todo el mundo hizo lo que pudo con lo que sabía en ese momento. Escribir las observaciones en silencio antes de comentarlas es importante, porque da a las personas más calladas la misma voz que a las más seguras y evita que quien habla primero marque la agenda.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando
- Acaba de terminar un sprint, un proyecto, un lanzamiento o un evento.
- Ha pasado una temporada de mucho trabajo o un incidente y el equipo quiere aprender de ello.
- Los mismos problemas vuelven una y otra vez y nadie se ha parado a examinarlos.
- Un equipo nuevo ha completado su primer trabajo juntos.
- Quieres un hábito regular de mejora, por ejemplo cada dos semanas o cada mes.
Evítalo cuando
- Alguien está sometido a una revisión formal; una retrospectiva no es un procedimiento disciplinario.
- El periodo sigue en curso y la gente está demasiado ocupada para reflexionar con honestidad.
- La dirección ya ha decidido el resultado y no actuará según lo que diga el equipo.
Qué necesitas
- Tiempo
- 45 minutos para un periodo de dos semanas; hasta 90 minutos para un proyecto grande.
- Personas
- De 4 a 8 personas que hicieron el trabajo, más un facilitador que, a ser posible, no haya tenido un papel central en él.
- Materiales
- Una pizarra con columnas para funcionó, no funcionó y acciones, notas adhesivas, una cronología de los hechos clave y cualquier dato útil, como volúmenes o retrasos.
Cómo aplicarlo
Paso 1: Prepara el escenario
Nombra el periodo que revisan y recuerda a todos el propósito: mejorar cómo trabajamos, no juzgar quién hizo qué. Muestra una cronología sencilla de los hechos clave para que todos partan de la misma imagen.
Paso 2: Recoge observaciones en silencio
Da 8 minutos para que cada persona escriba observaciones, una por nota, bajo funcionó y no funcionó. Todavía sin conversación. Pide hechos y acontecimientos, no nombres de personas.
Paso 3: Comparte y agrupa
Cada persona lee sus notas en voz alta y las coloca en la pizarra. Agrupa las notas parecidas y dale a cada grupo una etiqueta breve.
Paso 4: Añade evidencias
Para los grupos más grandes, pregunta qué sabemos de esto. Añade datos, ejemplos o fechas junto al grupo. Así la conversación se mantiene anclada y se distingue un mal día de un patrón.
Paso 5: Elige en qué trabajar
Da a cada persona 3 puntos para votar los grupos que más quiere mejorar o proteger. Quédate con los dos o tres primeros. Pocas acciones que se cumplen valen más que una lista larga que no se cumple.
Paso 6: Acuerden acciones con responsable
Para cada grupo elegido, escribe una acción concreta, un rol responsable y una fecha. Comprueba que cada acción es lo bastante pequeña para terminarse antes de la siguiente retrospectiva.
Paso 7: Cierra y haz seguimiento
Lee las acciones en voz alta. Pide a cada persona una palabra sobre cómo ha vivido la sesión. Empieza la siguiente retrospectiva comprobando qué pasó con estas acciones.
Ejemplo práctico
Un centro de atención a la ciudadanía acababa de terminar una campaña de dos semanas con horario ampliado para eliminar un atraso de renovaciones de residencia antes de un plazo.
Siete personas del centro y un facilitador de otra unidad se reunieron dos días después del final de la campaña. La cronología mostraba las horas de tarde añadidas cada día y el plazo final.
En 8 minutos de silencio, el grupo escribió 41 notas. Entre lo que funcionó figuraban el cuadrante compartido de tardes, la pantalla de turnos y la hoja de consulta rápida sobre las nuevas normas.
Entre lo que no funcionó, un escáner de documentos de la ventanilla 4 que se paró dos veces la tarde de más trabajo, y cambios de última hora en la documentación exigida que llegaban a las ventanillas por teléfono.
El equipo añadió evidencias: el registro de averías del escáner mostraba tres fallos en dos semanas, y a 120 solicitantes se les había pedido que volvieran por el cambio de documentación.
Eligieron tres acciones: el responsable de instalaciones conseguiría un escáner de repuesto antes de la siguiente campaña, la supervisora crearía un único canal escrito para los cambios de normas y el cuadrante compartido se convertiría en el estándar de futuras campañas.
IlustrativoConsejos y errores
Consejos
- Escribe siempre antes de hablar; es la mejora más grande para la mayoría de las retros.
- Usa un facilitador ajeno al equipo para revisiones grandes o tensas.
- Deja en la pizarra lo que funcionó; proteger las buenas prácticas también es una acción.
- Limita las acciones a dos o tres y revísalas en la sesión siguiente.
- Cambia el formato de vez en cuando para que las retros periódicas no pierdan frescura.
Errores frecuentes
- Convertir la sesión en una búsqueda de culpables.
- Terminar con una larga lista de acciones sin responsable.
- Saltarse la revisión de las acciones de la vez anterior, de modo que vuelven los mismos problemas.
- Dejar que hable primero la persona de mayor rango y marque el tono.
Con qué terminas
Terminas con un registro compartido de lo que funcionó y lo que no, respaldado por evidencias, y dos o tres mejoras con responsable y fecha. Usa un diagrama de afinidad para conjuntos grandes de observaciones, o los cinco porqués para profundizar en un problema que vuelve una y otra vez.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto debe durar una retrospectiva?
Unos 45 minutos para un periodo de dos semanas. Un proyecto grande o un evento importante pueden requerir 90 minutos. Si el equipo se reúne a menudo, puede ser más corta.
¿Qué preguntas debe plantear una retrospectiva?
Las preguntas centrales son qué funcionó, qué no funcionó y qué vamos a cambiar. Algunos equipos añaden qué nos desconcertó o qué queremos conservar.
¿Qué diferencia hay entre una retrospectiva y una revisión posterior a un incidente?
Una retrospectiva revisa un periodo o un proyecto normal. Una revisión posterior a un incidente examina en detalle un fallo concreto. Ambas deben centrarse en el trabajo y las condiciones, no en buscar culpables.
Ficha de la herramienta
La ficha de trabajo que rellena tu equipo, una casilla por campo.
- Hecho
- Funcionó
- No funcionó
- Evidencia
- Acción
- Responsable