Pré-mortem (premortem)
Imagine que já se passou um ano e o projeto fracassou. Agora explique por quê.
- Tempo
- 40 min
- Pessoas
- 4–8
- Tipo de trabalho
- Escolher · Planejar
Em resumo
O pré-mortem é um exercício curto em equipe feito antes de um plano começar. Todos imaginam que o plano já fracassou e escrevem os motivos de forma independente. O grupo junta os motivos, escolhe os mais prováveis e mais danosos e combina ações preventivas, sinais de alerta e um responsável para cada um. Leva cerca de 40 minutos.
O que é
O post-mortem olha para trás, depois do fato, para entender o que deu errado. O pré-mortem leva essa conversa para o início, quando ainda dá para mudar as coisas. O psicólogo Gary Klein descreveu a técnica, que hoje é muito usada em equipes de projeto e de produto.
O truque está no enquadramento. Perguntar “O que pode dar errado?” convida a respostas educadas e cautelosas. Dizer “Fracassou. Por quê?” dá às pessoas permissão para nomear dúvidas que estavam guardando, sobretudo em equipes em que questionar o plano de um líder parece arriscado. Como todos escrevem sozinhos primeiro, as preocupações silenciosas aparecem junto com as barulhentas. O resultado é uma lista curta de riscos reais, cada um com um sinal a observar e uma pessoa responsável pela prevenção.
Quando usar
Use quando
- Logo antes de se comprometer com um plano, uma data de lançamento, um piloto ou uma compra grande.
- Quando a equipe parece muito confiante e ninguém levantou uma preocupação séria.
- Quando o plano depende de outros departamentos, fornecedores ou do comportamento do público, que você não controla.
- Depois de escolher uma opção com uma matriz de decisão ponderada, para testar a vencedora.
Evite quando
- O plano ainda é uma ideia solta. Não há nada concreto o bastante para imaginar fracassando.
- A equipe já está desanimada e precisa mais de apoio do que de uma lista de riscos. Enquadre com cuidado ou espere.
Do que você precisa
- Tempo
- 40 minutos
- Pessoas
- De 4 a 8 pessoas que vão entregar o plano ou ser afetadas por ele, de preferência incluindo alguém da linha de frente
- Materiais
- Um resumo do plano em uma página, post-its, canetas, uma parede ou quadro com quatro colunas: fracasso, causa possível, sinal de alerta, responsável pela prevenção
Como aplicar
Passo 1: Apresente o plano em 3 minutos
O dono do plano resume a meta, o cronograma e as principais ações. Seja breve. Todos precisam ter a mesma imagem do que é “o plano” antes de imaginar o fracasso dele.
Passo 2: Monte a cena do fracasso
Diga: “Daqui a doze meses. O plano fracassou de forma clara e pública. Estamos olhando para trás.” Escolha uma data que combine com o plano. Descreva o fracasso numa frase, por exemplo “Quase ninguém usa o novo serviço online e as reclamações dobraram.”
Passo 3: Escrevam as causas sozinhos
Dê a todos 7 minutos para escreverem todos os motivos que conseguirem pensar, um por post-it. Peça causas específicas, não genéricas. “A TI atrasou” é fraco. “O provedor de pagamentos precisou de oito semanas para testes e planejamos duas” é útil. Sem conversa neste passo.
Passo 4: Compartilhem em rodadas
Façam uma roda. Cada pessoa lê um post-it e cola na parede, depois a próxima lê um. Continuem até todos os post-its estarem lá. As rodadas impedem que o primeiro a falar leve todos os bons pontos. Juntem os repetidos no caminho.
Passo 5: Escolham os riscos que importam
Peça ao grupo que marque as causas que são ao mesmo tempo prováveis e danosas. Uma votação rápida de mãos ou três pontos para cada um funciona. Mirem em 4 a 6 riscos principais. Deixem o resto na parede e fotografem.
Passo 6: Acrescentem sinais de alerta
Para cada risco principal, perguntem: “O que veríamos cedo se isso estivesse começando a acontecer?” Escolham algo observável, como um número, um prazo perdido ou um tipo de reclamação. Um bom sinal aparece semanas antes do fracasso, não no dia.
Passo 7: Definam os responsáveis pela prevenção
Para cada risco principal, combinem uma ação preventiva e uma pessoa responsável por ela. Os responsáveis cuidam da ação, não são culpados pelo risco. Preencham a planilha: fracasso, causa possível, sinal de alerta, responsável pela prevenção. Marquem um acompanhamento curto para revisar os sinais.
Exemplo prático
A secretaria de finanças de um município planeja fechar em seis meses os guichês de pagamento de multas e taxas e levar todos os pagamentos para o online. Sete pessoas se reúnem antes de o plano ser aprovado: a líder do projeto, dois atendentes de guichê, um desenvolvedor de TI, uma analista de comunicação, um supervisor da central de atendimento e uma consultora de acessibilidade.
A cena do fracasso: “Daqui a um ano. Os guichês fecharam, muita gente não consegue pagar, as filas foram para a central de atendimento e o secretário pediu a reabertura dos guichês.”
Escrevendo sozinho, o grupo produz 31 post-its. Os atendentes escrevem que muitos clientes mais velhos pagam em dinheiro e não têm cartão de banco. A consultora de acessibilidade aponta que a página de pagamento não foi testada com leitores de tela. O desenvolvedor escreve que o sistema de cartões do banco recusa alguns cartões emitidos no exterior.
O grupo escolhe cinco riscos principais: clientes que só pagam em dinheiro, cartões estrangeiros recusados, falhas de acessibilidade, central de atendimento sem treinamento e avisos que não chegam a quem raramente fica online.
Para os cartões estrangeiros, o sinal de alerta é uma taxa de pagamentos recusados acima de 5% na primeira semana de um lançamento piloto, e o desenvolvedor fica responsável por testar três tipos de cartão. Para os clientes que só pagam em dinheiro, a ação é manter um guichê aberto em cada distrito por doze meses, sob responsabilidade da líder do projeto. O plano é aprovado com essas mudanças.
IlustrativoDicas e erros comuns
Dicas
- Peça à pessoa de cargo mais alto que escreva seus post-its e compartilhe por último, para não ditar o tom.
- Use o passado em todos os post-its: “Não testamos…”, “O fornecedor estava…”. Isso mantém o enquadramento de fracasso.
- Convide pelo menos uma pessoa que sentiria o fracasso na pele, como alguém da linha de frente.
- Faça um segundo pré-mortem, mais curto, no meio da entrega. Novos riscos aparecem.
Erros comuns
- Transformar a sessão num debate sobre se cada risco é real. Primeiro registre, depois julgue.
- Listar riscos sem sinais nem responsáveis, e nada muda depois da reunião.
- Culpar pessoas ou equipes nomeadas por fracassos imaginados. Descreva causas, não culpados.
- Fazer o pré-mortem depois que o plano já está travado, quando ninguém pode agir sobre o que vocês descobrirem.
O que você leva
Você sai com uma lista priorizada das causas de fracasso mais prováveis e mais danosas, um sinal de alerta para cada uma e um responsável nomeado para cada ação preventiva. O plano fica mais forte antes de começar. Leve os riscos principais para o mapa de premissas para decidir o que testar primeiro e transforme as ações preventivas em itens do checklist de implantação.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre pré-mortem e avaliação de riscos?
A avaliação de riscos costuma listar riscos perguntando o que pode acontecer. O pré-mortem parte do princípio de que o fracasso aconteceu e pergunta por quê. Essa mudança tende a revelar causas mais honestas e mais específicas, e é mais rápida de fazer em grupo.
Quanto tempo leva um pré-mortem?
Cerca de 40 minutos para a maioria dos planos: alguns minutos de apresentação, 7 para escrever, 10 para compartilhar e o resto para escolher riscos, sinais e responsáveis. Um programa grande pode precisar de uma segunda sessão para cada frente de trabalho.
O pré-mortem vai deixar a equipe negativa?
Em geral, o contrário. As pessoas se sentem aliviadas por dizer o que as preocupava, e a sessão termina com ações concretas. Mantenha o tom prático e, para fechar, diga o que a equipe tornou mais forte.
Ficha da ferramenta
A planilha que sua equipe preenche, um quadro por campo.
- Fracasso
- Causa possível
- Sinal de alerta
- Responsável pela prevenção