أسبوع قائد الابتكار: أين يجب أن يذهب الوقت

يقضي أغلب قادة الابتكار ومديري إداراته أسبوعهم في اجتماعات المتابعة وإعداد التقارير وتنظيم الفعاليات، وقليلاً منه حيث يتحرك الابتكار فعلاً: مع المستفيدين، ومع الفرق العالقة عند قرار، ومع المديرين الذين يملكون التشغيل. والأسبوع الجيد فيه سبع كتل زمنية محمية، توضع في التقويم قبل أن يصل إليه أي شيء آخر. إليك هذه الكتل، بنسب تقريبية لمن يشغل الدور بدوام كامل، وماذا تفعل حين يمتلئ الأسبوع رغم ذلك.

النسب أدناه دليل عملي من الممارسة لا معيار بحثي. عدّلها بما يناسب جهتك، لكن إن وصلت أي كتلة إلى الصفر شهراً كاملاً، فهناك خلل.

الكتل السبع

1. وقت مع المستفيدين وموظفي الخطوط الأمامية: نحو نصف يوم. يفقد القائد صلته بالمشكلة أسرع مما يفقد صلته بالاستراتيجية. اقضِ ساعات كل أسبوع حيث تُقدَّم الخدمة: اجلس مع موظف في مركز الاتصال، أو احضر جلسة اختبار، أو أجرِ بنفسك مقابلة أو اثنتين مع أصحاب المصلحة. ستعود بأمثلة تحسم النقاشات في الأعلى، وسيرى الفريق أن قائده يهتم بالدليل. وإن تعذّر خروجك، فاقرأ على الأقل الملاحظات الخام لأبحاث هذا الأسبوع، لا ملخصها.

2. إزالة العوائق أمام الفرق: نحو يوم، موزعاً على الأسبوع. أثمن ما يفعله القائد أن يزيل ما يوقف الفريق: اعتماد معلّق، أو مدير لا يفرّغ موظفاً، أو طلب بيانات عالق في إدارة التقنية. خصّص موعدين أو ثلاثة قصيرة وثابتة أسبوعياً يأتي فيها أي فريق بعائقه. واسأل سؤالاً واحداً: "ما الذي تحتاج أن يُقرَّر أو يُزال هذا الأسبوع؟" ثم تصرّف قبل الموعد التالي. هذا أنفع من أي قدر من التوجيه والإرشاد.

3. قرارات على المحفظة: نحو ساعتين. ينجرف عمل الابتكار حين لا يقرر أحد. مرة كل أسبوع، انظر إلى ما يجري واتخذ قراراً: تمويل الخطوة التالية، أو تعديل اختبار، أو تعليق، أو إيقاف. وخريطة المحفظة البسيطة تُبقيك صادقاً، لأنها تكشف حين تتكدس الرهانات كلها في الصغير الآمن. وإن مرت ثلاثة أسابيع بلا قرار، فأنت تراقب ولا تقود. ويشرح مقال إدارة محفظة الابتكار كيف تدير هذه المراجعة.

4. وقت مع مديري الإدارات التشغيلية: نحو نصف يوم. تموت التجارب عند تسليمها لمن يجب أن يشغّلها. قابل مديراً أو اثنين من الإدارات التشغيلية كل أسبوع، لا عن مشروع بعينه، بل عمّا هو صعب في إدارته وما هو قادم. من هنا تأتي التحديات القادمة، وهنا يُنزع فتيل المعطّلين القادمين. ويشرح مقال الإدارة الوسطى والابتكار لماذا يفوق هذا الوقت أهميةً وقتك مع الراعي.

5. وقت مع الراعي: ساعة واحدة، مُعدّة جيداً. تكفي ساعة مركّزة أسبوعياً مع راعيك من القيادة العليا إن أعددتها. احمل إليها ثلاثة أمور: قراراً واحداً تحتاجه منه، ودليلاً واحداً من المستفيدين، ومخاطرة واحدة يجب أن يسمعها منك أولاً. ولا تستهلك هذه الساعة في تحديثات الحالة، بل أرسلها مكتوبة. وتساعدك خطة التواصل مع أصحاب المصلحة على تحديد من يتلقى ماذا، فتبقى ساعة الراعي للقرارات.

6. التعلّم مما حدث: نحو ساعة. مرة كل أسبوع، أدِر أو احضر جلسة مراجعة (Retrospective) قصيرة على عمل واحد: ماذا توقعنا، وماذا حدث، وماذا سنغيّر. وتناوب بين المشاريع. هكذا يتحسن الفريق في الابتكار، لا يصبح أكثر انشغالاً فقط. وهي أيضاً تمنح القائد مساحة منتظمة وهادئة للحديث عمّا لم ينجح.

7. وقت للتفكير: نصف يوم، محمي. القائد الذي لا يفكر وحده أبداً ينتهي إلى إدارة ما يصل إلى مكتبه. احجز نصف يوم، ويُفضَّل أن يكون نفسه كل أسبوع، للقراءة وتأمل الأنماط عبر المشاريع والكتابة. واستخدمه للإجابة عن سؤال واحد: "ما الذي لا نعمل عليه وكان ينبغي أن نعمل؟" وأبعده عن بريدك. وعامله كاجتماع مع من يحدد أولوياتك، فهذا ما هو عليه فعلاً.

مجموع ذلك نحو ثلاثة أيام ونصف، يبقى بعدها يوم ونصف لكل ما عداه: الشؤون الإدارية، والتقارير، والفعاليات، وما لا يُتوقع. فإن كان "ما عداه" يستهلك أربعة أيام، فالقسم التالي لك.

ما الذي توقفه

يمتلئ أسبوع القائد بأعمال تبدو مسؤولة لكنها لا تحرّك كثيراً. راجع تقويمك بـقائمة الإيقاف كل ربع سنة. ومن المرشحين المعتادين:

• اجتماعات متابعة تكرر تقارير مكتوبة. استبدلها بمذكرة أسبوعية من صفحة واحدة وألغِ الاجتماع.
• لجان توجيهية لا قرارات على جدول أعمالها. ادمج أو ألغِ أي لجنة لم تتخذ قراراً في اجتماعين.
• تنظيم الفعاليات. فوّض الترتيبات اللوجستية لحفلات الإطلاق والجوائز والمعارض. دور القائد هو المحتوى والمتابعة بعدها، لا القاعة والضيافة.
• حضور كل ورشة عمل. احضر الافتتاح والقرار، وتجاوز ما بينهما إلا إن طلب الفريق.
• الرد شخصياً على كل فكرة مقدَّمة. ضع مساراً واضحاً للأفكار بدلاً من ذلك، وردّ على صاحب الفكرة لا على الفكرة فقط.

مثال تطبيقي (توضيحي)

لاحظ مدير إدارة الابتكار في مصرف في الرياض أنه لم يتحدث مع عميل أو موظف فرع منذ شهرين. كان تقويمه يضم أربع لجان توجيهية، واجتماع متابعة أسبوعياً مع كل مشروع من ستة مشاريع، واجتماعات لجنة التنظيم لحفل جائزة الابتكار السنوي.

أجرى ثلاثة تغييرات. تحولت اجتماعات المتابعة الستة إلى تحديث مكتوب واحد كل أربعاء، يُقرأ قبل جلسة واحدة للعوائق مدتها نصف ساعة يوم الخميس. ودُمجت لجنتان من الأربع بعد أن تبيّن أن أياً منهما لم تتخذ قراراً في الربع السابق. وانتقلت ترتيبات الحفل إلى إدارة الاتصال المؤسسي. واستخدم الوقت المتاح لصباح كل إثنين في فرع مختلف أو مع فريق خدمة مختلف، ولظهيرة كل ثلاثاء بلا اجتماعات.

خلال ربع واحد، عُلّق مشروعان كانا "في المسار" منذ أشهر بعد أن رأى الخدمات التي يُفترض أن يغيّراها. وحصل مشروع ثالث على تمويل إضافي لأنه شاهد العملاء يعانون من المشكلة نفسها التي يعالجها. لم يتطلب شيء من هذا ساعات أكثر، بل ساعات مختلفة.

افعل ولا تفعل

افعل

• ضع الكتل السبع في التقويم قبل بداية الربع.
• خصّص موعداً قصيراً وثابتاً تأتي فيه الفرق بعوائقها.
• أعِدّ كل لقاء مع الراعي حول قرار واحد.
• راجع تقويمك بقائمة الإيقاف كل ربع سنة.
• احمِ وقت التفكير كما تحمي اجتماعاً مع الرئيس التنفيذي أو رئيس الجهة.

لا تفعل

• لا تدع التقارير تحل محل التواصل مع المستفيدين والفرق.
• لا تحضر كل جلسة لتُظهر الدعم. حضورك قد يغيّر ما يقوله الناس.
• لا تستهلك وقت الراعي في تحديثات الحالة. أرسلها مكتوبة.
• لا تدع شهراً يمر دون قرار على المحفظة.
• لا تقِس أسبوعك بساعات الاجتماعات، بل بالعوائق التي أُزيلت والقرارات التي اتُّخذت.

أسئلة يطرحها الناس

ما مهام مدير الابتكار فعلياً؟ أن يُبقي عمل الابتكار متحركاً: يزيل العوائق، ويتخذ قرارات المحفظة، ويصل الفرق بالمديرين الذين سيشغّلون ما تبنيه، ويُبقي القيادة قريبة من الأدلة الحقيقية. تنظيم الفعاليات وإعداد التقارير جزء من الوظيفة، لكنهما أصغر أجزائها.

كم من وقت قائد الابتكار يجب أن يكون في اجتماعات؟ لا يوجد رقم معياري. لكن اختباراً مفيداً: إن كانت أغلب اجتماعاتك عن الحالة لا عن القرارات أو العوائق، فلديك كثير من النوع الخطأ. ابدأ بإلغائها.

كيف أجد وقتاً للابتكار ولديّ مهام وظيفية أخرى؟ ابدأ بثلاث من الكتل السبع: موعد أسبوعي للعوائق، وقرار قصير على المحفظة، وساعة مع المستفيدين أو موظفي الخطوط الأمامية. تأخذ نحو نصف يوم وتمنحك معظم القيمة.

إلى أين بعد ذلك

الأدوات التي يقوم عليها هذا الأسبوع هي مقابلات أصحاب المصلحة، وخريطة المحفظة، وجلسة المراجعة، وقائمة الإيقاف. وللصورة الأشمل اقرأ ثقافة الابتكار: ما هي، وكيف يبنيها القادة فعلاً وخمسة أمور يفعلها قادة الابتكار المتميزون ولا يتحدث عنها أحد.