Hackathons por el bien común: cómo organizar uno para una causa

Un hackathon por el bien común funciona cuando una organización real sobre el terreno es responsable del reto, las personas que viven el problema están en la sala y alguien se ha comprometido de antemano a mantener lo que se construya. Sin esas tres condiciones, los hackathons solidarios suelen producir apps bienintencionadas que nadie usa y un socio con un código que no sabe hacer funcionar. Planifica el evento en función de la capacidad de la entidad, no del entusiasmo de los voluntarios.

Este artículo se centra en eventos impulsados por una causa, organizados con o para ONG, grupos comunitarios y servicios públicos. Para la mecánica general de un hackathon, consulta cómo organizar un hackathon que produzca algo real. Para toda la gama de formatos, hackathons, jams y retos: todos los tipos explicados.

Por qué los hackathons solidarios fracasan de otra manera

Los hackathons corporativos fracasan cuando nadie es responsable del resultado. Los solidarios fracasan por ese motivo y por tres más:

• El socio es pequeño. Una ONG con cuatro personas en plantilla no puede absorber una app nueva, una base de datos y doce voluntarios pidiendo opinión.
• Las personas afectadas no están. Los equipos diseñan para personas refugiadas, mayores o pacientes sin conocer a ninguna.
• El problema no es técnico. Muchos problemas sociales tienen que ver con la confianza, el tiempo, el dinero o las normas. Una app ingeniosa puede empeorarlos al añadir una cosa más que aprender.
• La buena voluntad se acaba el domingo. Los voluntarios pasan a otra cosa y nadie mantiene lo que construyeron.

En todos los casos, la solución es preparación y honestidad, no más energía durante el evento.

Cómo organizarlo, paso a paso

1. Parte de un socio, no de una causa. Busca una o dos organizaciones que ya trabajen en el tema y pregúntales qué les ayudaría de verdad. A veces la respuesta no es un hackathon: puede ser un analista de datos voluntario durante tres meses. Respeta esa respuesta.

2. Redacta el reto con el socio y con las personas afectadas. Haz breves entrevistas a partes interesadas con el personal de primera línea y, con cuidado y consentimiento, con personas que usan el servicio. Usa un árbol de problemas para separar causas de síntomas. Después redacta uno o dos enunciados de reto que nombren a la persona y el momento que importa. Consulta cómo redactar un reto que la gente quiera resolver.

3. Acordad qué puede absorber el socio. Pregunta sin rodeos: ¿qué podéis mantener cuando nos vayamos? ¿Quién de vuestro equipo se encargará? ¿Qué herramientas usáis ya? Si trabajan con hojas de cálculo y una app de mensajería, la mejor solución puede ser una hoja de cálculo mejor y un conjunto de plantillas de mensajes. Incluye las restricciones en el briefing.

4. Trae la experiencia vivida a la sala. Invita a personas afectadas por el problema como participantes, asesoras o probadoras, y paga su tiempo siempre que sea posible. Explícales qué pueden esperar, dales un papel claro y asegúrate de que nunca sean solo público de los pitches. Si su participación directa no es segura o adecuada, trae su voz mediante entrevistas grabadas o a través del personal de primera línea del socio.

5. Protege a las personas y los datos. Los hackathons solidarios suelen implicar a colectivos vulnerables. Acordad normas de protección para cualquiera que esté en contacto con personas usuarias. Usa datos anonimizados, agregados o sintéticos, salvo que exista una base jurídica clara y un acuerdo adecuado para otra cosa. Nunca pidas a un socio que entregue expedientes para que el fin de semana resulte más realista.

6. Elige por defecto resultados abiertos. Acordad de antemano que el código, los diseños y la documentación se publicarán con una licencia abierta o se entregarán íntegramente al socio, de modo que ningún equipo ni patrocinador pueda guardarse el trabajo. Que sea condición para participar.

7. Recluta las capacidades que le faltan al socio. Además de desarrolladores, busca diseñadores, investigadores, analistas de datos, redactores, juristas y personas que conozcan el sector. Muchos de los mejores resultados de los hackathons solidarios son un formulario más claro, un proceso mejor o una propuesta de captación de fondos, no software.

8. Evalúa el uso, no el acabado. Pide al socio y al menos a una persona con experiencia vivida que formen parte del jurado. Pondera los criterios hacia «¿podría el socio usar esto el mes que viene?» y «¿lo probó el equipo con personas reales?». Un test concierge, en el que el equipo presta el servicio a mano a unas pocas personas, suele ser una evidencia más sólida que un prototipo funcional.

9. Financia la continuación, aunque sea modestamente. Antes del evento, asegura algo para después: unos meses de un voluntario que mantenga la solución, una pequeña subvención, tiempo de un desarrollador del patrocinador. Nombra quién entregará el trabajo y cuándo, y usa una lista de verificación de despliegue para que el traspaso sea real.

Ejemplo ilustrativo

Ilustrativo. Una red de bancos de alimentos de una ciudad del norte de Europa tenía dificultades para emparejar los excedentes de comida de los restaurantes con voluntarios que pudieran recogerlos esa misma noche. Una universidad local y una empresa de software se ofrecieron a acoger un hackathon.

Los organizadores dedicaron el primer mes a estar con la red, en lugar de a planificar el evento. Las entrevistas con los coordinadores mostraron que el problema real no era la falta de una app: los coordinadores ya usaban un chat de grupo, pero las ofertas se perdían entre decenas de mensajes. Los voluntarios también dijeron que dudaban en comprometerse porque no sabían cuánta comida tendrían que cargar.

El reto quedó así: «¿Cómo podríamos ayudar a un voluntario a decidir en menos de un minuto si puede hacerse cargo de la recogida de esta noche?». Dos coordinadores y tres voluntarios se unieron a los equipos. Las bases exigían que todos los resultados tuvieran licencia abierta y se entregaran a la red.

El equipo ganador no construyó una app. Diseñó una plantilla de mensaje fija que los restaurantes podían rellenar (hora, lugar, número de cajas), una sencilla hoja compartida que mostraba quién se había apuntado a cada recogida y un breve turno semanal. Lo pusieron en marcha a mano durante dos noches del evento con ofertas reales. La empresa de software cedió a un desarrollador medio día a la semana durante tres meses para apoyar a la red mientras se asentaba.

Qué hacer y qué no

Qué hacer

• Parte de las necesidades y la capacidad del socio, y acéptalo si un hackathon no es la respuesta.
• Integra en el evento a personas con experiencia vivida con un papel real y valorando su tiempo.
• Acordad las normas de protección y de datos antes de que llegue nadie.
• Haz de los resultados abiertos y del traspaso completo una condición para participar.
• Asegura algo de apoyo para la continuación antes del evento, aunque sea poco.

Qué no hacer

• No elijas una causa porque queda bien en las fotos.
• No construyas herramientas que el socio no pueda operar, alojar o pagar después del fin de semana.
• No trates a las personas vulnerables como material para las presentaciones.
• No dejes que un patrocinador reclame la propiedad de lo que los voluntarios construyeron para una ONG.
• No midas el éxito por el número de participantes o de apps. Mide lo que el socio sigue usando tres meses después.

Preguntas frecuentes

¿Cómo encuentro una ONG con la que organizar un hackathon? Empieza por organizaciones que ya trabajen en el tema a nivel local y pregúntales qué les ayudaría, no si quieren un hackathon. Las plataformas del tercer sector, los centros de voluntariado y las fundaciones comunitarias pueden presentártelas. Prepárate para oír que necesitan otra cosa.

¿A quién debe pertenecer lo que se construye en un hackathon solidario? Idealmente al socio, o al público mediante una licencia abierta. Acordadlo por escrito antes del evento y que sea condición para participar, de modo que ningún equipo ni patrocinador pueda guardarse el trabajo.

¿Qué hace que un proyecto de hackathon solidario sea bueno? Un problema pequeño y concreto con el que el socio se encuentra cada semana, una solución que pueda mantener con su personal y sus herramientas actuales, y evidencia de que las personas afectadas la encontraron útil durante el evento.

Métodos para la preparación

Empieza con entrevistas a partes interesadas y un mapa de empatía de las personas afectadas, y después plantea el reto con un árbol de problemas y preguntas ¿Cómo podríamos?. Para mantener alineados a socios y voluntarios después, usa un plan de comunicación con partes interesadas. Para retos cívicos en los que participan varios organismos públicos, consulta el hackathon de ecosistema, y para mantener vivo el trabajo después, por qué la mayoría de los ganadores de hackathons nunca llegan a lanzarse.