Um laboratório de inovação sem prédio: a sala é a última coisa de que você precisa

Você não precisa de um prédio, nem mesmo de uma sala exclusiva, para manter um laboratório de inovação. Um lab é um mandato, uma equipe pequena, um método e um fluxo de desafios reais. Um espaço pode ajudar mais tarde, quando você souber que trabalho acontece nele. Começar pela sala é um dos jeitos mais comuns, e mais caros, de preparar um lab para o fracasso.

A crença, dita com justiça

O argumento de começar pela sala não é bobo. Quem o defende costuma apontar três coisas:

• Um espaço sinaliza compromisso. As pessoas veem que a liderança está levando a sério, e um lab visível atrai gente.
• O ambiente molda o comportamento. Móveis que se movem, paredes em que se pode escrever e luz natural facilitam romper com os hábitos da sala de reunião.
• Dá uma casa ao lab. Sem sala, a equipe fica espalhada e ninguém sabe onde encontrá-la.

As três têm sua parte de verdade. O ambiente importa, sim, e uma boa sala de workshop é um ativo real. O problema é a ordem.

Por que começar pela sala fracassa na prática

A sala cria expectativas que a equipe ainda não consegue atender. Uma cerimônia de inauguração e um espaço com marca dizem à organização que os resultados estão chegando. Um lab novo, sem desafios escolhidos, passa meses sem nada para mostrar. O intervalo entre o lançamento e o primeiro resultado é onde o ceticismo cresce.

Ela congela um desenho antes de você conhecer o trabalho. Não dá para saber o que um espaço deve comportar até ter conduzido desafios reais nele. O trabalho é sobretudo entrevistas em campo? Longas sessões de síntese? Reuniões de decisão com executivos? Prototipagem com a equipe do serviço? Cada um pede algo diferente. Uma sala desenhada de antemão é desenhada para um lab imaginário.

Ela vira a medida do lab. Quando existe uma sala vitrine, as visitas de comitivas viram uma história fácil de contar. O lab escorrega para receber visitas e conduzir workshops de demonstração, e o trabalho duro de pesquisa e teste fica espremido.

Ela afasta o trabalho de onde os problemas vivem. O trabalho mais útil de um lab costuma acontecer em agências, centrais de atendimento, clínicas, balcões de serviço e na rua. Uma sala-destino convida as pessoas a irem até o lab, quando o lab é que deveria ir até elas. Percorrer um serviço como o cliente percorre, com um safári de serviço, ensina mais a uma equipe do que qualquer sala.

Ela é a primeira coisa cortada. Quando o orçamento aperta, um espaço de alta visibilidade com pouco resultado visível é um alvo óbvio. Labs que eram sobretudo uma sala desaparecem junto com ela.

Ela concentra o lab num só lugar. Muitas organizações têm pessoas em várias cidades ou em trabalho híbrido. Uma sala única favorece quem senta perto dela. Inovação com equipes distribuídas e híbridas mostra como trabalhar sem depender de um único local.

O que funciona no lugar

Coloque isto em funcionamento primeiro, mais ou menos nesta ordem. A sala vem depois, se vier.

1. Um mandato escrito e dois patrocinadores. Uma página, assinada, dizendo em que o lab trabalha e quem é o dono. Veja O que é um laboratório de inovação, e por que a maioria fracassa.
2. Dois ou três desafios reais com dono. Escolhidos porque importam, não porque ficam bonitos numa parede.
3. Uma equipe central pequena, com pesquisa, facilitação, prototipagem e conhecimento da casa.
4. Um método compartilhado e um registro compartilhado. Um jeito consistente de ir do problema à resposta testada, e um lugar onde todos possam ver o trabalho, estejam onde estiverem.
5. Um orçamento para testes. Dinheiro para impressão, incentivos a participantes e protótipos rápidos. A maioria dos primeiros protótipos é barata: um protótipo em papel custa papel.
6. Uma sala emprestada, reservada num ritmo fixo. Reserve uma sala de reunião comum em dias definidos de cada semana. Leve um kit: papel grande, canetões, post-its, fita e uma impressora ao seu alcance.
7. Uma revisão curta depois de cada desafio. Faça uma retrospectiva que pergunte, entre outras coisas, em que o espaço ajudou ou atrapalhou.

Depois de seis a doze meses de trabalho real, você vai saber o que uma sala deveria fazer. Aí pode defender a ideia com evidências: "fazemos dois dias de síntese por semana e perdemos uma hora em cada um montando tudo; uma parede permanente economizaria esse tempo". Coloque o espaço no seu roadmap como uma etapa posterior, ligada a essa evidência, e não como o evento de lançamento. E quando quiser o trabalho numa parede, Impresso e físico: quando o canvas pertence à parede explica quando os canvases físicos fazem jus ao seu lugar.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Comece numa sala emprestada, com um kit portátil.
• Leve o lab aos lugares onde os serviços são prestados.
• Mantenha um registro compartilhado e visível de cada desafio, que os colegas remotos consigam acompanhar.
• Deixe um ano de trabalho real definir o que um espaço permanente deve fazer.
• Gaste o primeiro orçamento com pessoas e testes, não com móveis.

Evite

• Fazer um evento de lançamento antes de o primeiro desafio ter um resultado.
• Encomendar um projeto de interiores antes de conhecer o trabalho.
• Medir o lab por visitantes ou visitas guiadas.
• Supor que uma sala com cara de criativa torna as pessoas criativas. Quem faz isso é o método e a segurança psicológica.
• Deixar a sala virar a identidade do lab. Quando a sala for embora, o lab não deve ir junto.

Um exemplo ilustrativo

Ilustrativo: uma organização inventada, descrita para mostrar o padrão.

Um grupo de hospitais universitários no Canadá queria um lab de experiência do paciente. A primeira proposta incluía um andar reformado com paredes de vidro e uma enfermaria de demonstração, com um longo prazo de obra.

A nova líder do lab pediu algo menor: um mandato, três pessoas, um orçamento para testes e dois dias por semana numa sala de seminários existente. O primeiro desafio, cujo dono era o chefe dos serviços ambulatoriais, era entender por que os pacientes faltavam às consultas de retorno. A equipe passou a maior parte do tempo nas salas de espera e ao telefone com pacientes, não na sala de seminários.

Em quatro meses, eles tinham testado uma carta de agendamento reescrita e um roteiro de ligação de lembrete, e a equipe ambulatorial adotou os dois. No fim do ano, o lab tinha um retrato claro do seu trabalho: muito trabalho de campo, sessões semanais de síntese e reuniões mensais de decisão com as lideranças clínicas. O espaço que acabou pedindo foi uma única sala com paredes compridas para a síntese, muito menor e mais barata do que o plano original, e justificada por um ano de resultados.

Perguntas frequentes

Um laboratório de inovação pode ser virtual? Sim. Muitos labs trabalham sobretudo online ou em vários locais, com canvases digitais compartilhados, sessões regulares por vídeo e workshops presenciais ocasionais. O que importa é um método compartilhado e um registro compartilhado, não um endereço compartilhado.

O que deve ter o espaço de um laboratório de inovação? Paredes longas em que se possa escrever ou prender coisas, mesas e cadeiras móveis, boa iluminação, uma impressora e espaço para guardar materiais. Mas decida isso depois de conduzir desafios reais, para que o espaço se ajuste ao trabalho que vocês de fato fazem.

Quanto custa montar um laboratório de inovação? Depende quase inteiramente das pessoas e de você construir ou não um espaço. O começo mais barato é uma equipe pequena, um orçamento para testes e uma sala emprestada, o que permite provar valor antes de gastos maiores.

Para onde ir agora

Para um lab que começa sem prédio, os guias mais úteis são o safári de serviço, para levar o trabalho até o serviço, o protótipo em papel, para testar de forma barata, a retrospectiva, para aprender depois de cada desafio, e o roadmap de resultados, para planejar o que vem depois. Em seguida, leia O que é um laboratório de inovação, e por que a maioria fracassa e 5 motivos pelos quais laboratórios de inovação fecham no segundo ano.