Inovação com equipes distribuídas e híbridas

Equipes distribuídas conseguem inovar bem se você parar de tentar copiar o workshop presencial para a tela. Divida o trabalho pelo que ele exige: gerar ideias e construir um entendimento comum ganham mais com as pessoas juntas, enquanto pesquisa, ideação individual, avaliação e testes funcionam bem à distância. Depois, mantenha um único registro compartilhado em que todos trabalham, para que o projeto não viva na cabeça de uma pessoa nem na sala de reunião de uma única cidade.

Este artigo trata do ritmo de operação de um esforço de inovação distribuído ao longo de semanas e meses. Para conduzir uma única sessão remota ou híbrida, veja workshops remotos e híbridos em que as pessoas ficam acordadas.

O que a evidência diz, e o que não diz

O estudo mais citado aqui é de Melanie Brucks e Jonathan Levav, publicado na Nature em 2022. Num experimento de laboratório, e num estudo de campo com cerca de 1.500 engenheiros de uma multinacional de telecomunicações, em unidades na Europa, no Oriente Médio e no Sul da Ásia, duplas que se reuniram por vídeo geraram menos ideias do que duplas que se reuniram pessoalmente. Os autores relacionaram isso ao foco visual mais estreito diante da tela. Na hora de escolher qual ideia seguir, as duplas por vídeo não se saíram pior.

Daí saem duas lições práticas. Primeiro, proteja o tempo presencial para o trabalho divergente, que é onde a diferença aparece. Segundo, não presuma que tudo sofre no remoto; seleção, revisão e decisões podem funcionar bem online. O estudo observou duplas e tarefas curtas, então trate-o como um guia para decidir onde investir o tempo juntos, não como regra para tudo.

Passo a passo: montando um ritmo de inovação distribuído

1. Separe o trabalho entre junto e separado

Liste as atividades de que o projeto precisa e decida, para cada uma, se ela exige a equipe na mesma sala, na mesma chamada ou em nenhuma das duas.

2. Planeje os momentos presenciais como âncoras, não como hábito

Provavelmente você não consegue trazer todo mundo de avião toda semana. Planeje um ou dois encontros-âncora por projeto: no início, para enquadrar o desafio e formar a equipe, e no momento em que a pesquisa vira ideias. Todo o resto acontece remotamente entre um e outro. Agende as âncoras cedo, porque a aprovação de viagens demora mais do que o trabalho de design.

3. Faça do trabalho assíncrono o padrão

A maior parte da inovação distribuída fracassa porque cada etapa espera a próxima reunião. Tire o trabalho individual das reuniões. Use Brainwriting (método 6-3-5) para que as pessoas escrevam ideias no seu próprio tempo antes de qualquer discussão, e esboços de Crazy 8s (esboço em oito minutos) que podem ser fotografados e postados. As reuniões passam a servir para desenvolver, decidir e destravar.

4. Use a pesquisa local e compartilhe-a em estado bruto

Na pesquisa, uma equipe distribuída é uma vantagem: há pessoas em vários lugares capazes de observar usuários no contexto. Um Estudo de diário (diary study) funciona naturalmente entre várias localidades. Peça aos pesquisadores que compartilhem anotações e fotos brutas no mesmo dia, não resumos caprichados uma semana depois, para que toda a equipe veja a mesma evidência. Depois, agrupem os achados juntos com um Diagrama de afinidade (agrupamento por afinidade) num espaço compartilhado.

5. Mantenha um só registro em que todos trabalham

Equipes híbridas se dividem em dois grupos silenciosos: quem está na sede e conversa no corredor, e todos os outros, que ficam sabendo depois. A resposta é um único registro compartilhado onde o trabalho de fato acontece: os canvas, as evidências, as decisões e quem contribuiu com o quê. Se uma decisão foi tomada no corredor, ela não está tomada até ser escrita ali.

6. Deixe os papéis explícitos

Numa sala, os papéis se ajeitam sozinhos. Entre localidades, não. Use uma Matriz RACI (matriz de responsabilidades) simples para o projeto: quem facilita, quem é dono da pesquisa em cada local, quem decide em cada etapa. Faça a facilitação circular entre as localidades, para que a liderança do trabalho não fique sempre na sede.

7. Respeite fusos horários e calendários

Encontre a janela de sobreposição e proteja-a para o trabalho ao vivo. Faça os horários inconvenientes circularem, para que não seja sempre a mesma localidade a trabalhar de noite. Em equipes multinacionais, confira as semanas de trabalho: uma equipe na Arábia Saudita trabalha de domingo a quinta, enquanto uma equipe europeia trabalha de segunda a sexta, o que deixa quatro dias úteis em comum. Monte o ritmo em torno deles.

8. Vote e decida de formas justas à distância

A seleção funciona online, mas precisa de estrutura. A Votação por pontos (dot voting) feita individualmente e revelada ao mesmo tempo evita que as pessoas copiem a localidade mais barulhenta. Dê aos participantes remotos os mesmos materiais e o mesmo tempo de quem está na sala.

9. Faça retrospectivas curtas e regulares

A cada duas semanas, faça uma Retrospectiva (retro de equipe) de 30 minutos sobre como a equipe está trabalhando, e não só sobre o que está produzindo. Pergunte especificamente se alguém se sente por fora. Problemas de distância raramente se anunciam; aparecem como silêncio.

Exemplo ilustrativo

Ilustrativo. Uma organização humanitária internacional montou uma pequena equipe de inovação para redesenhar a forma como os escritórios de campo pedem suprimentos de emergência. A equipe tinha membros em Genebra, Nairóbi, Amã e Manila.

Eles se encontraram pessoalmente uma vez, em Nairóbi, por três dias, para enquadrar o problema e visitar um armazém. Depois disso, cada localidade conduziu um estudo de diário de duas semanas com a equipe de logística local. Os registros brutos entravam no registro compartilhado todos os dias. A equipe agrupou os achados em duas sessões ao vivo marcadas na janela comum entre Amã, Genebra e Nairóbi, com Manila participando de uma e contribuindo de forma assíncrona na outra.

As ideias foram geradas por brainwriting ao longo de três dias. A equipe se encontrou pessoalmente uma segunda vez, em Amã, para combinar ideias e prototipar. Seleção e testes aconteceram remotamente. O escritório de Manila, que tinha menos tempo ao vivo, propôs a ideia que acabou indo a piloto. Ela tinha sido descrita por completo no registro compartilhado, então ninguém precisou estar na sala para enxergar sua força.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Use o tempo presencial para enquadrar o problema e desenvolver ideias.
• Faça do trabalho individual e escrito o padrão antes da discussão.
• Mantenha cada decisão e contribuição num único registro compartilhado.
• Faça a facilitação e os horários inconvenientes circularem entre as localidades.
• Pergunte em toda retrospectiva quem está se sentindo por fora.

Evite

• Fazer um workshop de oito horas numa chamada de vídeo e chamar isso de híbrido.
• Deixar a sede decidir no corredor e informar o resto depois.
• Esperar a próxima reunião para avançar cada etapa.
• Tratar os participantes remotos de uma sessão híbrida como plateia.
• Presumir que um único estudo resolve tudo sobre criatividade remota.

Perguntas frequentes

Uma equipe remota consegue fazer design thinking? Sim. Pesquisa, ideação individual, avaliação e testes funcionam remotamente. Reserve tempo presencial para enquadrar o problema e desenvolver as ideias juntos, que é onde a pesquisa sugere que estar na mesma sala ajuda mais.

Como manter uma equipe de inovação híbrida em pé de igualdade? Coloque todo o trabalho num único registro compartilhado, dê às pessoas remotas os mesmos materiais e o mesmo tempo, faça a facilitação circular entre as localidades e trate qualquer decisão tomada no corredor como ainda não tomada até estar escrita onde todos possam ver.

O brainstorming é pior em chamadas de vídeo? Um estudo de 2022 de Brucks e Levav na Nature constatou que duplas por vídeo geraram menos ideias do que duplas presenciais, mas escolheram entre as ideias igualmente bem. Uma ideação silenciosa e escrita antes de qualquer chamada reduz o problema.

Para onde ir agora

Para o quadro maior sobre para que serve um laboratório, leia o que é um laboratório de inovação e por que a maioria fracassa e, se o seu laboratório não tem uma sede única, um laboratório de inovação sem prédio. Os guias de método que funcionam melhor à distância são o Brainwriting (método 6-3-5), o Estudo de diário (diary study), o Diagrama de afinidade (agrupamento por afinidade) e a Retrospectiva (retro de equipe).