O que é um laboratório de inovação, e por que a maioria fracassa

Um laboratório de inovação é uma equipe pequena e protegida, com mandato para pegar problemas confusos que a organização não consegue resolver na rotina, testar respostas novas de forma barata e devolver as que funcionam a quem vai operá-las. É um jeito de trabalhar, não uma sala. A maioria dos labs fracassa pelos mesmos poucos motivos: não há um dono claro para o que eles produzem, medem atividade em vez de decisões e nunca planejam a passagem de volta para a operação.

Este guia mapeia o tema inteiro: o que um lab é e o que não é, os principais tipos, o que um lab faz de fato semana a semana, por que tantos fecham e como construir um que dure. Cada seção leva a um artigo mais aprofundado deste hub.

O que um laboratório de inovação é, e o que não é

Tire os pufes e as paredes de vidro, e um lab que funciona tem cinco partes:

1. Um mandato. Uma declaração por escrito de quais problemas o lab pode trabalhar, quem o patrocina e que decisões ele pode tomar sem pedir autorização.
2. Uma equipe central pequena. Em geral, de três a oito pessoas que dominam pesquisa, facilitação, prototipagem e conhecem o negócio o suficiente para ter credibilidade.
3. Um método. Um caminho compartilhado e repetível para ir de um problema a uma resposta testada: enquadrar o desafio, aprender com as pessoas afetadas, gerar opções, testar a premissa mais arriscada, decidir.
4. Um fluxo de desafios. Problemas reais trazidos por donos reais, escolhidos de forma deliberada, e não por quem grita mais alto.
5. Um caminho de volta para a operação. Uma forma combinada de uma ideia testada virar linha de orçamento e descrição de cargo de alguém.

O que um lab não é:

• Não é um prédio. Uma sala ajuda, mas é a última coisa de que você precisa. Muitos labs eficazes começaram numa sala de reunião emprestada. Tratamos disso em Um laboratório de inovação sem prédio.
• Não é um departamento de ideias. Se o lab é o lugar para onde as ideias vão para serem "avaliadas", o resto da organização para de pensar.
• Não é uma área de P&D. P&D gera conhecimento técnico novo. Um lab, na maior parte do tempo, recombina o que já existe em novos serviços, processos e políticas, e testa se as pessoas vão usá-los.
• Não é um showroom. Se o principal resultado do lab são visitas de comitivas, ele é um ativo de comunicação, e vai ser julgado e cortado como tal.

Os quatro tipos de lab que você vai encontrar

Os labs se diferenciam principalmente por quem atendem e pelo que se espera que produzam. Saber qual tipo você está construindo resolve muitas discussões futuras.

Os labs do setor público têm o histórico mais longo. O MindLab da Dinamarca, frequentemente descrito como um dos primeiros laboratórios de inovação governamentais, foi fundado em 2002 no Ministério de Assuntos Econômicos e Empresariais, depois se tornou interministerial e fechou em 1º de maio de 2018, quando o governo o substituiu por uma Disruption Task Force menor, focada em transformação digital. O Cabinet Office do Reino Unido abriu o Policy Lab em 2014 para levar métodos de design à formulação de políticas. A lição dos dois casos é a mesma: a sobrevivência de um lab depende menos da qualidade do seu trabalho do que de os patrocinadores ainda o enxergarem como a resposta para o problema que têm agora.

Se você está construindo um lab dentro de um ministério ou de uma autarquia, leia Como montar um laboratório de inovação num órgão público. Se não tem certeza de que precisa de um lab, ou se seria melhor um centro de excelência ou uma unidade de inovação, veja Laboratório de inovação, centro de excelência ou unidade de inovação.

O que um lab faz de fato, semana a semana

As pessoas imaginam os labs como lugares de ideação constante. Na prática, o trabalho é sobretudo enquadramento, pesquisa e teste. Um ritmo saudável se parece com isto:

1. Entrada. Um dono de problema traz um desafio. O lab verifica se é um problema real, importante e não resolvido, com alguém disposto a assumir a resposta. Muitos pedidos são recusados ou redirecionados aqui, e isso é saudável. Como escolher os primeiros desafios do seu lab aprofunda o tema.
2. Enquadramento. A equipe reescreve o pedido como um desafio que vale a pena resolver, muitas vezes como uma pergunta Como poderíamos, e mapeia quem é afetado com um mapa de stakeholders.
3. Aprendizado. Entrevistas, observação e análise de dados com as pessoas que vivem o problema. É a etapa mais pulada e a que mais muda a resposta.
4. Opções. Gerar várias respostas possíveis, e não uma única solução preferida.
5. Teste. Trazer à tona as crenças mais arriscadas com um mapa de premissas e fazer um teste de hipótese barato antes de alguém construir qualquer coisa.
6. Decisão. Continuar, mudar ou parar, uma decisão do dono do problema, com as evidências diante dele.
7. Passagem. A resposta testada vai para a equipe que vai operá-la, com as pessoas, o orçamento e o conhecimento de que ela precisa. Veja Do lab para a operação.

Um lab que funciona bem pode ter de três a seis desafios em andamento ao mesmo tempo, em etapas diferentes, além de um fluxo constante de pedidos menores de mentoria. Labs cujos integrantes estão em cidades diferentes ou trabalham em modelo híbrido podem seguir o mesmo ritmo; Inovação com equipes distribuídas e híbridas mostra como.

Por que a maioria dos laboratórios de inovação fracassa

Não existe uma estatística global confiável sobre a sobrevivência de labs, e você deve desconfiar de quem cita uma. O que os praticantes e os estudos de caso publicados confirmam é um conjunto de padrões recorrentes. A versão detalhada está em 5 motivos pelos quais laboratórios de inovação fecham no segundo ano. Em resumo:

• O patrocinador sai. O lab era a ideia de um líder. Quando esse líder vai embora, ninguém mais sente que o lab é seu.
• Ninguém é dono do resultado. O lab produz conceitos testados, mas nenhum departamento é obrigado a adotá-los. O bom trabalho se acumula sem uso.
• Atividade é confundida com valor. Os relatórios contam workshops realizados, ideias geradas e visitantes recebidos. Quando o orçamento aperta, nenhum desses números explica por que o lab deve existir.
• O lab se afasta dos problemas reais. Os desafios são escolhidos por serem interessantes ou fotogênicos, e não por importarem a quem financia o lab.
• A passagem nunca é desenhada. Um piloto dá certo e depois fica no limbo porque ninguém orçou a sua expansão.

Repare que nenhum desses motivos tem a ver com criatividade ou método. Labs raramente morrem porque suas ideias são ruins. Morrem porque a organização ao redor nunca foi preparada para receber o que eles produzem.

Como construir um lab que dure

As práticas abaixo vêm do que costuma separar os labs que ainda funcionam depois de cinco anos dos que não funcionam.

1. Escreva o mandato antes de contratar. Uma página: quais problemas, qual patrocinador, quais direitos de decisão, o que o lab não vai fazer.
2. Tenha dois patrocinadores, não um. Um executivo sênior para a autoridade e um líder operacional para a adoção. Se um sair, o outro sustenta o lab.
3. Escolha desafios que tenham dono. Nunca aceite um desafio sem uma pessoa nomeada que vai decidir sobre o resultado e operá-lo se funcionar.
4. Relate decisões, não atividade. A cada trimestre, liste as decisões tomadas graças ao trabalho do lab: serviços alterados, projetos encerrados, dinheiro economizado ou redirecionado. Use o mapeamento de portfólio para mostrar o equilíbrio do trabalho entre as etapas.
5. Planeje a passagem já na entrada. Pergunte no primeiro dia quem vai operar isso se funcionar e do que vai precisar. Use um checklist de implantação para que nada seja improvisado no final.
6. Desenvolva capacidade pelo caminho. Traga pessoas da equipe do dono do problema para cada desafio. Com o tempo, elas se tornam suas maiores defensoras e o lab deixa de ser uma caixa-preta.
7. Mantenha a sala modesta. Gaste primeiro com pessoas e com orçamento para testes. Se o espaço físico depois se pagar, amplie. Alguns trabalhos realmente se beneficiam de canvases impressos e presos na parede, como explica Impresso e físico: quando o canvas pertence à parede, mas isso não exige um prédio vitrine.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Combine por escrito para que serve o lab e como é o sucesso depois de um ano.
• Recuse ou redirecione desafios que não têm dono ou não têm nada real em jogo.
• Apresente os projetos encerrados como vitórias: um "não" barato economiza dinheiro da organização.
• Mantenha a equipe central pequena e traga especialistas emprestados por desafio.
• Torne cada resultado rastreável: quem trouxe o problema, quem contribuiu, o que foi decidido.

Evite

• Abrir com um evento de lançamento e uma sala com a marca antes de escolher o primeiro desafio.
• Medir o lab pelo número de ideias ou de workshops.
• Deixar o lab virar o lugar para onde outros departamentos mandam os problemas que querem evitar.
• Conduzir pilotos sem um caminho combinado até o orçamento e a operação.
• Tratar o lab como permanente por direito. Conquiste a renovação todo ano, com evidências.

Um exemplo ilustrativo

Ilustrativo: uma organização inventada, descrita para mostrar o padrão.

Uma companhia regional de saneamento no norte da Europa criou um lab depois de uma série de reclamações de clientes sobre a conta de água. O CEO o patrocinou; a diretora de operações de atendimento foi nomeada copatrocinadora desde o início. O lab tinha quatro pessoas e uma sala de reunião emprestada.

O primeiro desafio não foi "inovar no faturamento", e sim uma pergunta mais estreita da diretora de operações: como poderíamos reduzir o número de clientes que ligam duas vezes sobre a mesma conta? A equipe passou duas semanas ouvindo ligações e visitando clientes em casa. Descobriu que a principal causa era um aviso confuso de leitura estimada, e não a conta em si.

Eles testaram três versões reescritas do aviso com algumas centenas de clientes antes de mudar qualquer sistema. Uma versão reduziu claramente as ligações repetidas no grupo de teste. Como a diretora de operações era dona do desafio desde o início, o novo aviso entrou no processo padrão dentro do trimestre, operado pela equipe dela.

O primeiro relatório trimestral do lab listou uma decisão tomada, um processo alterado e duas ideias encerradas depois de testadas. Foi esse relatório, e não a sala, que garantiu a renovação do orçamento.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um laboratório de inovação e uma área de P&D? P&D cria conhecimento técnico novo, muitas vezes ao longo de anos. Um laboratório de inovação trabalha sobretudo com o que já existe, recombinando em novos serviços, processos ou políticas, e testa rapidamente se as pessoas vão usá-los. Muitas organizações precisam dos dois, mas não se deve confundi-los.

De quantas pessoas um laboratório de inovação precisa? Um núcleo de três a oito pessoas é comum. Mais importante é que esse núcleo saiba pesquisar, facilitar, prototipar e falar a língua do negócio, e que traga especialistas e pessoas das equipes donas dos problemas para cada desafio.

Em quanto tempo um laboratório de inovação mostra resultados? Espere as primeiras decisões baseadas em trabalho testado em três a seis meses, se os desafios forem bem escolhidos. Resultados maiores, como um serviço redesenhado funcionando em escala, costumam levar um ano ou mais, porque dependem da passagem para a operação.

Para onde ir agora

Comece pelos métodos que mais importam nos primeiros meses de um lab: Perguntas Como poderíamos para enquadrar desafios, mapa de premissas para encontrar o que pode afundar uma ideia, teste de hipótese para verificá-la de forma barata e um checklist de implantação para a passagem. Cada artigo deste hub aprofunda uma parte do quadro: montar um lab no governo, labs sem prédio, por que os labs fecham, lab, centro de excelência ou unidade de inovação, do lab para a operação, escolher desafios, equipes distribuídas e canvases impressos. Os 75 guias de método estão em tiremesu.com/pt/guides.