Un laboratorio de innovación sin edificio: la sala es lo último que hace falta

Para dirigir un laboratorio de innovación no hace falta un edificio, ni siquiera una sala propia. Un laboratorio es un mandato, un equipo pequeño, un método y una cartera de retos reales. Un espacio puede ayudar más adelante, cuando se sepa qué trabajo se hará en él. Empezar por la sala es una de las formas más habituales, y más caras, de condenar un laboratorio al fracaso.

La creencia, expuesta con justicia

Defender la sala primero no es ninguna tontería. Quienes lo hacen suelen argumentar tres cosas:

• Un espacio demuestra compromiso. El personal ve que la dirección va en serio, y un laboratorio visible atrae a la gente.
• El entorno moldea el comportamiento. Los muebles móviles, las paredes en las que se puede escribir y la luz natural facilitan romper con los hábitos de la sala de reuniones.
• Da al laboratorio un hogar. Sin sala, el equipo está disperso y nadie sabe dónde encontrarlo.

Las tres tienen parte de verdad. El entorno sí importa, y una buena sala de talleres es un activo real. El problema es el orden.

Por qué empezar por la sala falla en la práctica

La sala crea expectativas que el equipo todavía no puede cumplir. Una ceremonia de apertura y un espacio con marca propia le dicen a la organización que se avecinan resultados. Un laboratorio nuevo sin retos elegidos no tiene nada que enseñar durante meses. Entre el lanzamiento y el primer resultado es donde crece el escepticismo.

Fija un diseño antes de conocer el trabajo. No se puede saber qué debe contener un espacio hasta haber trabajado en retos reales. ¿El trabajo consiste sobre todo en entrevistas sobre el terreno? ¿En largas sesiones de síntesis? ¿En reuniones de decisión con la dirección? ¿En prototipar con el personal de los servicios? Cada cosa necesita algo distinto. Una sala diseñada de antemano está diseñada para un laboratorio imaginario.

Se convierte en la medida del laboratorio. En cuanto hay una sala emblemática, las visitas de delegaciones son una historia fácil de contar. El laboratorio se desliza hacia las visitas guiadas y los talleres de demostración, y el trabajo duro de investigar y probar queda arrinconado.

Aleja el trabajo de donde están los problemas. El trabajo más útil de un laboratorio ocurre a menudo en sucursales, centros de atención telefónica, centros de salud, ventanillas y en la calle. Una sala de destino invita a la gente a ir al laboratorio, cuando es el laboratorio el que debería ir hacia ellos. Recorrer un servicio como lo hace un cliente, con un service safari, enseña a un equipo más que cualquier sala.

Es lo primero que se recorta. Cuando se aprieta el presupuesto, un espacio muy visible con pocos resultados a la vista es un blanco evidente. Los laboratorios que eran sobre todo una sala desaparecen con ella.

Concentra el laboratorio en un solo lugar. Muchas organizaciones tienen personal en varias ciudades o trabajando en formato híbrido. Una sala única favorece a quienes están cerca. Cómo innovar con equipos distribuidos e híbridos explica cómo trabajar sin depender de un único lugar.

Lo que funciona en su lugar

Hay que poner esto en marcha primero, más o menos en este orden. La sala viene después, si es que llega.

1. Un mandato por escrito y dos patrocinadores. Una página, firmada, que diga en qué trabaja el laboratorio y quién es su responsable. Véase qué es un laboratorio de innovación y por qué la mayoría fracasa.
2. Dos o tres retos reales con responsable. Elegidos porque importan, no porque queden bien en una pared.
3. Un equipo central pequeño con investigación, facilitación, prototipado y conocimiento de la casa.
4. Un método compartido y un registro compartido. Una forma coherente de pasar del problema a la respuesta probada, y un lugar donde todos puedan ver el trabajo, estén donde estén.
5. Un presupuesto para pruebas. Dinero para impresión, incentivos a los participantes y prototipos rápidos. La mayoría de los primeros prototipos son baratos: un prototipo en papel cuesta lo que cuesta el papel.
6. Una sala prestada, reservada con un ritmo fijo. Reservar una sala de reuniones normal unos días concretos cada semana. Llevar un kit: papel grande, rotuladores, post-its, cinta y una impresora a mano.
7. Una revisión breve después de cada reto. Hacer una retrospectiva que pregunte, entre otras cosas, en qué ayudó o estorbó el espacio.

Tras seis a doce meses de trabajo real se sabe lo que debería hacer una sala. Entonces se puede argumentar con evidencia: «hacemos dos días de síntesis a la semana y cada vez perdemos una hora montando; una pared permanente nos la ahorraría». El espacio se incluye en la hoja de ruta como un paso posterior ligado a esa evidencia, no como el acto de lanzamiento. Y cuando sí se quiera tener el trabajo en una pared, impreso y físico: cuándo el lienzo va en la pared explica cuándo los lienzos físicos se ganan su sitio.

Qué hacer y qué no

Qué hacer

• Empezar en una sala prestada con un kit portátil.
• Llevar el laboratorio a los lugares donde se prestan los servicios.
• Mantener un registro compartido y visible de cada reto que los compañeros en remoto puedan seguir.
• Dejar que un año de trabajo real defina lo que debe hacer un espacio permanente.
• Gastar el primer presupuesto en personas y en pruebas, no en mobiliario.

Qué no hacer

• Celebrar un acto de lanzamiento antes de que el primer reto tenga un resultado.
• Encargar un proyecto de interiorismo antes de conocer el trabajo.
• Medir el laboratorio por visitantes o visitas guiadas.
• Dar por hecho que una sala con aspecto creativo vuelve creativa a la gente. Eso lo hacen el método y la seguridad psicológica.
• Dejar que la sala se convierta en la identidad del laboratorio. Cuando la sala desaparezca, el laboratorio no debería irse con ella.

Un ejemplo ilustrativo

Ilustrativo: una organización inventada, descrita para mostrar el patrón.

Un grupo hospitalario universitario de Canadá quería un laboratorio de experiencia del paciente. La primera propuesta incluía una planta reformada con paredes de cristal y una sala de hospitalización de demostración, con un plazo de obra largo.

La nueva directora del laboratorio pidió algo más pequeño: un mandato, tres personas, un presupuesto para pruebas y dos días a la semana en una sala de seminarios existente. El primer reto, del que era responsable el jefe de consultas externas, era por qué los pacientes faltaban a las citas de seguimiento. El equipo pasó la mayor parte del tiempo en las salas de espera y al teléfono con pacientes, no en la sala de seminarios.

En cuatro meses habían probado una carta de citación reescrita y un guion para llamadas de recordatorio, y el equipo de consultas externas adoptó ambos. A final de año, el laboratorio tenía una imagen clara de su trabajo: mucho trabajo de campo, sesiones de síntesis semanales y reuniones de decisión mensuales con los responsables clínicos. El espacio que acabó pidiendo fue una única sala con paredes largas para la síntesis, mucho más pequeña y barata que el plan original, y justificada por un año de resultados.

Preguntas frecuentes

¿Puede ser virtual un laboratorio de innovación? Sí. Muchos laboratorios trabajan sobre todo en línea o entre varias sedes, con lienzos digitales compartidos, sesiones de vídeo periódicas y talleres presenciales ocasionales. Lo que importa es un método compartido y un registro compartido, no una dirección compartida.

¿Qué debe tener el espacio de un laboratorio de innovación? Paredes largas en las que se pueda escribir o clavar, mesas y sillas móviles, buena luz, una impresora y espacio para guardar el material. Pero hay que decidirlo después de haber trabajado en retos reales, para que el espacio se ajuste al trabajo que de verdad se hace.

¿Cuánto cuesta montar un laboratorio de innovación? Depende casi por completo de las personas y de si se construye un espacio. El arranque más barato es un equipo pequeño, un presupuesto para pruebas y una sala prestada, lo que permite demostrar valor antes de gastar más.

Por dónde seguir

Para un laboratorio que empieza sin edificio, las guías más útiles son el service safari para llevar el trabajo al servicio, el prototipo en papel para probar con poco coste, la retrospectiva para aprender después de cada reto y la hoja de ruta para planificar lo que viene después. A continuación, conviene leer qué es un laboratorio de innovación y por qué la mayoría fracasa y 5 razones por las que se cierran los laboratorios de innovación en su segundo año.