Tagebuchstudie (Diary Study)
Eine Tätigkeit wählen, die immer wieder vorkommt, eine kleine Gruppe jedes Auftreten einige Wochen lang festhalten lassen und die Einträge vergleichen, um das Muster zu finden.
- Zeit
- 30 Min.
- Personen
- 6–12
- Art der Arbeit
- Verstehen
Kurz gesagt
Eine Tagebuchstudie ist eine Forschungsmethode, bei der eine kleine Gruppe von Teilnehmenden ein bis vier Wochen lang jedes Auftreten einer wiederkehrenden Tätigkeit festhält. Jeder Eintrag erfasst Datum, Auslöser, Handlung und Ergebnis. Anschließend werden die Einträge über Personen und Tage hinweg verglichen, um Muster zu finden, die ein einzelnes Gespräch übersehen würde.
Worum es geht
Eine Tagebuchstudie verteilt die Forschung über die Zeit. Statt Menschen zu bitten, sich zu erinnern, wie etwas normalerweise läuft, bittet man sie, jedes Mal einen kurzen Eintrag zu schreiben, wenn es passiert: jedes Mal, wenn sie eine Bestellanforderung stellen, einer Freigabe nachlaufen oder einen Termin in der Ambulanz buchen. Jeder Eintrag dauert wenige Minuten, und über zwei bis vier Wochen entstehen Dutzende kleiner, datierter Aufzeichnungen.
Die Stärke der Methode ist die frische Erinnerung. Menschen schreiben innerhalb weniger Stunden nach dem Ereignis, also bleiben die Details erhalten: was es ausgelöst hat, was versucht wurde, wen man anrufen musste, wie lange es dauerte. Nebeneinandergelegt zeigen die Einträge Rhythmen und Wiederholungen, die niemand in einem Interview beschreiben würde, etwa dieselbe Verzögerung an jedem Monatsende oder denselben Umweg jeden Sonntag.
Wann sie passt
Geeignet, wenn
- Wenn die Tätigkeit über Tage oder Wochen wiederholt vorkommt, nicht in einem Zug.
- Wenn vermutet wird, dass sich die Erfahrung mit dem Zeitpunkt verändert, etwa zum Monatsende, am Wochenende oder in der Hochsaison.
- Wenn eine Beobachtung vor Ort nicht möglich ist, weil die Tätigkeit zu Hause, unterwegs oder zu ungewöhnlichen Zeiten stattfindet.
- Wenn verstanden werden soll, wie sich eine Gewohnheit über die Zeit bildet oder auflöst.
- Nach Interviews, um zu prüfen, ob das Beschriebene im Alltag standhält.
Ungeeignet, wenn
- Wenn die Tätigkeit nur einmal oder sehr selten vorkommt. Dann besser Menschen zum letzten Mal befragen.
- Wenn die Antwort noch diese Woche gebraucht wird. Eine Tagebuchstudie lohnt sich erst ab mindestens zehn Tagen.
- Wenn Teilnehmende wenig Zeit oder Energie zum Schreiben haben, es sei denn, die Einträge lassen sich sehr kurz halten oder Sprachnachrichten sind erlaubt.
Was es braucht
- Zeit
- Etwa 30 Minuten Einweisung pro Person, 2 bis 5 Minuten pro Eintrag, ein bis vier Wochen Aufzeichnung und ein halber Tag für den Vergleich der Einträge.
- Personen
- Eine forschende Person, die die Studie leitet, und 6 bis 12 Teilnehmende, die jeweils ihr eigenes Tagebuch führen.
- Material
- Eine einfache Eintragsvorlage mit den vier Feldern, ein Kanal, den die Menschen bereits nutzen (Papierkarte, Formular oder Messenger), und ein Erinnerungsplan.
So läuft es ab
Schritt 1: Eine wiederkehrende Tätigkeit wählen
Die Tätigkeit in einfachen Worten benennen, die Teilnehmende wiedererkennen, zum Beispiel: „Jedes Mal, wenn Sie eine Bestellanforderung stellen oder ihr nachgehen.“ Etwas wählen, das mindestens zwei- oder dreimal pro Woche vorkommt, damit ein zweiwöchiges Tagebuch genug Einträge liefert.
Schritt 2: Einen Eintrag mit vier Feldern gestalten
Jeden Eintrag auf vier Felder beschränken: Datum, Auslöser (was es angestoßen hat), Tätigkeit (was getan wurde) und Ergebnis (wie es ausging und wie lange es dauerte). Die Vorlage zwei Tage lang selbst testen. Dauert ein Eintrag länger als fünf Minuten, kürzen.
Schritt 3: Teilnehmende gewinnen und einweisen
6 bis 12 Personen wählen, die die Tätigkeit regelmäßig ausführen, aus mehr als einem Team oder Standort. Jede etwa 30 Minuten einweisen: was festgehalten wird, ein Beispieleintrag, wie die Notizen genutzt werden und dass jederzeit ausgestiegen werden kann.
Schritt 4: Jedes Auftreten zeitnah festhalten lassen
Teilnehmende halten jedes Auftreten fest, idealerweise noch am selben Tag. Zu einer festen Zeit, etwa am späten Nachmittag, eine kurze, freundliche Erinnerung schicken. Die ersten Einträge innerhalb von 48 Stunden lesen und kurz Rückmeldung geben, falls jemand zu wenig schreibt.
Schritt 5: Zur Halbzeit nachfragen
Zur Halbzeit mit jeder teilnehmenden Person zehn Minuten telefonieren. Nach ein oder zwei auffälligen Einträgen fragen. Das hält das Engagement aufrecht und erlaubt bei Bedarf eine zusätzliche Frage für die zweite Hälfte.
Schritt 6: Einträge nebeneinanderlegen und vergleichen
Alle Einträge in eine Tabelle oder an eine Wand bringen, nach Datum sortiert. Nach Auslöser ausrichten und dann über Personen hinweg nach Wiederholungen suchen: derselbe Auslöser, dieselbe Verzögerung, dasselbe Ergebnis. Notieren, wo Einträge abweichen, und nach dem Warum fragen.
Schritt 7: Mit einer kurzen Nachbesprechung abschließen
Mit jeder teilnehmenden Person ein 20-minütiges Gespräch führen, um die eigene Lesart ihrer Einträge zu prüfen. Danken und mitteilen, was gelernt wurde. Wer sieht, dass sein Tagebuch genutzt wird, macht viel eher wieder mit.
Praxisbeispiel
Die Finanzabteilung einer Universität will verstehen, warum Fachbereiche klagen, dass Bestellanforderungen Wochen dauern. Acht Verwaltungsmitarbeitende aus vier Fakultäten führen drei Wochen lang Tagebuch und halten jedes Mal fest, wenn sie eine Anforderung stellen, nachfassen oder eine Antwort erhalten.
In der ersten Woche zeigen die Einträge ein gleichmäßiges Muster. Ein typischer Auslöser lautet: Eine Dozentin braucht Laborbedarf. Tätigkeit: Anforderungsformular ausgefüllt, zwei Angebote angehängt, an die Fachbereichsleitung geschickt. Ergebnis: zwei Tage später genehmigt, an die Finanzabteilung weitergeleitet.
In der zweiten Woche zeigt sich ein anderes Muster. Fünf der acht Teilnehmenden notieren Einträge mit dem Ergebnis: zurückgeschickt, Lieferantenangebot abgelaufen. Mehrere vermerken, dass Angebote 14 Tage gültig sind, während die Anforderung drei Freigabestempel durchlief.
Die Forscherin ordnet die Einträge nach Auslöser und sieht, dass sich die Rückläufer wegen abgelaufener Angebote um die Monatsmitte häufen, wenn die Fachbereichsleitungen in Fakultätsgremien sind. Die Freigabekette steht dann jeweils eine Woche still.
Der Befund ist konkret: Anforderungen scheitern nicht in der Finanzabteilung, sondern weil Angebote während Freigabelücken ablaufen. Das gibt dem Team zwei konkrete Fragen: längere Gültigkeit der Angebote oder eine Vertretung für die Freigabe in Gremienwochen.
Zur VeranschaulichungTipps und typische Fehler
Tipps
- Den Kanal nutzen, den die Menschen ohnehin den ganzen Tag offen haben. Ein kurzes Formular oder eine Nachricht wird eher ausgefüllt als ein separates Notizbuch.
- Sprachnachrichten oder Fotos zulassen, wenn Schreiben eine Last ist.
- Einen Beispieleintrag in guter Länge zeigen, damit klar ist, wie viel genug ist.
- Ein paar Personen mehr gewinnen als nötig. Ein oder zwei springen ab.
- Einträge lesen, sobald sie eintreffen. Wer bis zum Ende wartet, kann eine verwirrende Vorlage nicht mehr verbessern.
Typische Fehler
- Zu viel pro Eintrag verlangen. Lange Vorlagen führen ab der zweiten Woche zu weniger und dünneren Einträgen.
- Das Tagebuch nur drei oder vier Tage laufen lassen, was zu kurz ist, um ein Muster zu sehen.
- Das Tagebuch wie eine Umfrage behandeln und Antworten zählen, während die Geschichten in den Einträgen ignoriert werden.
- Vergessen, den Teilnehmenden Rückmeldung zu geben, was die Gewinnung für die nächste Studie erschwert.
Was am Ende vorliegt
Am Ende steht eine datierte Aufzeichnung realer Ereignisse, geordnet nach ihren Auslösern, und eine kurze Liste von Mustern, die sich über Personen und Zeit wiederholen. Jedes Muster verweist auf konkrete, zitierbare Einträge. Als Nächstes die Muster auf einer Experience Map verorten, um zu sehen, wo sie in der gesamten Journey liegen, oder die Einträge mit einem Affinitätsdiagramm bündeln, wenn die Muster noch nicht klar sind.
Häufige Fragen
Wie lange sollte eine Tagebuchstudie dauern?
Zwei bis vier Wochen passen für die meisten Tätigkeiten, die mehrmals pro Woche vorkommen. Unter zehn Tagen zeigt sich selten ein Muster; über einen Monat springen eher Teilnehmende ab.
Wie viele Teilnehmende braucht eine Tagebuchstudie?
Sechs bis zwölf reichen meist. Mit weniger als sechs lässt sich eine persönliche Gewohnheit schwer von einem gemeinsamen Muster unterscheiden, und mehr als zwölf erzeugen mehr Einträge, als sich sorgfältig lesen lassen.
Tagebuchstudie oder Interviews?
Interviews geben in einem Gespräch Tiefe zu einem kürzlichen Ereignis. Ein Tagebuch erfasst viele Ereignisse, während sie geschehen. Viele Teams interviewen zuerst, um die Tätigkeit zu wählen, und führen dann ein Tagebuch, um zu sehen, wie sie sich über die Zeit verhält.
Werkzeugkarte
Das Arbeitsblatt, das das Team ausfüllt, ein Kästchen pro Feld.
- Datum
- Auslöser
- Tätigkeit
- Ergebnis