Como fazer um jam: 48 horas, um tema secreto e serviços reais

Um jam é um evento de 48 horas em que equipes pequenas e mistas desenham um serviço novo do zero, em torno de um tema que ninguém conhece até a noite de abertura. Para fazer um bom jam, você precisa de quatro coisas: um tema mantido de fato em segredo, pessoas reais fora da sala com quem pesquisar e testar, um prazo rígido para um protótipo funcionando e um plano para o que acontece na segunda-feira. Código é opcional; sair e conversar com as pessoas, não.

O formato tem uma linhagem clara. O Global Service Jam foi criado em 2011 por Adam Lawrence e Markus Hormess, da WorkPlayExperience, tomando emprestado o formato de game jams como o Global Game Jam (realizado pela primeira vez em 2009). Vieram depois formatos irmãos: o Global Sustainability Jam e o GovJam, que aplica a mesma abordagem aos serviços públicos. Nas edições globais, o tema é revelado em vídeo na sexta à noite, no horário local, e as equipes publicam a documentação do protótipo até a tarde de domingo, compartilhada abertamente sob licença Creative Commons. Você não precisa participar de um jam global para usar o formato, mas o ritmo dele é um bom ponto de partida.

Este texto trata especificamente de como fazer um jam. Para ver como os jams se posicionam ao lado de hackathons e desafios, leia Hackathon, design jam ou desafio de inovação; para o mapa completo dos formatos, veja Hackathons, jams e desafios: todos os tipos explicados.

O que diferencia um jam de um hackathon

Um hackathon costuma partir de um desafio definido e terminar com um pitch para jurados. Um jam parte de um tema deliberadamente vago ("tesouros escondidos", "espera", "confiança"), pede às equipes que encontrem uma necessidade humana real dentro dele e termina com um protótipo que as pessoas podem vivenciar. Disso decorrem três consequências:

• Ninguém consegue chegar com uma solução pronta. O tema secreto impede que as pessoas tragam um projeto de estimação e o fantasiem.
• A pesquisa acontece durante o evento. As equipes saem do prédio, observam, entrevistam desconhecidos e voltam com evidências.
• O resultado é um serviço, não um app. Uma recepção encenada, um formulário em papel, um storyboard de uma nova jornada: tudo conta. Muitos bons protótipos de jam não têm software nenhum.

Os jams globais não são, no fundo, competições. Se o seu patrocinador quer um vencedor, pergunte-se se um prêmio não vai simplesmente levar as equipes a caprichar no pitch em vez de testar.

Como fazer um jam, passo a passo

1. Defina por que vocês vão fazer um jam (de seis a oito semanas antes). Escreva uma frase: o que deveria existir na segunda-feira que não existe hoje? Respostas típicas: quarenta pessoas da equipe que já fizeram, cada uma, uma pesquisa de campo de verdade; três conceitos de serviço numa área que a organização vinha evitando; uma comunidade de praticantes entre departamentos. Se a resposta for "uma solução para o problema X", provavelmente você quer um hackathon ou um desafio.

2. Escolha um tema amplo, humano e secreto. Bons temas são uma palavra, uma imagem ou um som curto que pode ser lido de muitas formas. Temas ruins são briefings disfarçados ("onboarding digital para PMEs"). Só duas ou três pessoas devem conhecê-lo. Prepare a revelação: um vídeo curto ou um único slide, mostrado num horário fixo na primeira noite.

3. Recrute pela mistura, não pela senioridade. Busque equipes de quatro a seis pessoas com formações diferentes: equipe da linha de frente, designers, desenvolvedores, gente de políticas públicas, alguns de fora. Convide as pessoas como indivíduos, não como delegações de departamentos. Peça a todos o compromisso com as 48 horas completas; quem participa pela metade puxa a equipe para baixo.

4. Prepare o mundo lá fora com antecedência. É o passo que a maioria dos organizadores pula. Antes do evento, identifique lugares que as equipes possam visitar (uma agência, a sala de espera de uma clínica, um balcão de atendimento, uma rua comercial) e, quando necessário, peça autorização. Avise a equipe da linha de frente que participantes do jam podem aparecer para fazer perguntas. Prepare um roteiro curto de consentimento para entrevistas e fotos. Sem isso, as equipes "pesquisam" umas às outras.

5. Monte o espaço e os materiais. Uma sala grande com mesas para as equipes, paredes livres, papelão, fita, canetas, uma impressora, adereços para dramatização e boa comida em horários sensatos.

6. Conduza a sexta à noite: revelar, reagir, formar equipes. Reúna as pessoas com um aquecimento curto. Revele o tema. Dê dez minutos de reação individual e em silêncio (o que essa palavra faz você pensar, quem vem à mente). Peça que as pessoas apresentem, em uma frase, uma necessidade humana ou uma pergunta, não uma solução. Deixe as equipes se formarem em torno das perguntas que as pessoas acham mais interessantes. Feche a noite com cada equipe escrevendo uma pergunta Como poderíamos que vai investigar.

7. Conduza o sábado: fora do prédio, depois construir. A manhã é de pesquisa. As equipes saem, observam e conversam com pessoas reais, usando um safári de serviço leve ou entrevistas com stakeholders curtas. Até o almoço, devem ter ouvido pelo menos cinco pessoas que não participam do jam. A tarde é para síntese e primeiros protótipos: storyboards, dramatizações, versões em papel. Antes do jantar, cada equipe testa algo rústico com alguém de fora da equipe.

8. Conduza o domingo: testar, iterar, documentar. Manhã: mais uma ou duas rodadas de teste e ajuste. Meio-dia: congelar o protótipo e documentá-lo de modo que um desconhecido consiga entendê-lo (qual necessidade, o que aprenderam, o que é o serviço, o que testaram e o que aconteceu). Tarde: cada equipe mostra o protótipo, de preferência deixando o público vivenciá-lo em vez de apresentar slides.

9. Planeje a segunda-feira antes da sexta. Decida com antecedência quem recebe os resultados, como as equipes podem pedir tempo para continuar e o que um patrocinador vai fazer nas duas semanas seguintes. Um jam que termina com aplausos e mais nada ensina às pessoas que inovação é teatro. Veja O que fazer depois do hackathon; a mesma lógica vale aqui.

Os papéis de que você precisa

• Anfitrião. Responde pelo evento inteiro, controla o tempo, protege as regras. Uma pessoa.
• Facilitadores ou coaches. Um para cada duas ou três equipes. O trabalho deles é empurrar as equipes para fora, perguntar "com quem vocês testaram isso?" e cortar discussões intermináveis. Eles não projetam pelas equipes.
• Apoios de domínio. Duas ou três pessoas que conhecem o serviço real (regulação, sistemas, a realidade da linha de frente) e ficam de prontidão. Respondem perguntas; não avaliam ideias.
• Documentador. Alguém que fotografa, recolhe os materiais produzidos e garante que o trabalho de cada equipe sobreviva ao fim de semana.
• Patrocinador. Uma pessoa sênior que abre o evento, volta no domingo para vivenciar os protótipos e é dona do plano da segunda-feira.

Exemplo ilustrativo

Ilustrativo. A autoridade de transporte de uma cidade europeia de porte médio queria que pessoas das áreas de operações, atendimento ao cliente e TI trabalhassem juntas pela primeira vez. Fez um jam de quinta à noite até sábado, para que ninguém perdesse um fim de semana. O tema, revelado na primeira noite, era a gravação de um aviso de estação sumindo aos poucos. As equipes o interpretaram como "ficar sem informação", "o último trem" e "viajar sozinho à noite".

Antes do evento, o anfitrião tinha conseguido acesso a duas estações e a uma garagem de ônibus noturnos, e avisado as equipes desses locais. Na segunda manhã, uma equipe passou três horas num ponto de ônibus de madrugada e conversou com onze passageiros e dois motoristas. O protótipo deles não era um app: era um cartão impresso de "se a sua conexão falhar", um aviso roteirizado para o motorista e uma ligação encenada para uma central de ajuda noturna. Eles o testaram com seis passageiros no mesmo ponto naquela noite e mudaram o texto duas vezes.

Na última tarde, o diretor de operações vivenciou cada protótipo pessoalmente. Dois conceitos ganharam um teste de quatro semanas, cada um com um dono nomeado e uma pequena equipe de participantes do jam.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Mantenha o tema em segredo de verdade. Se as pessoas souberem na quarta-feira, metade vai chegar com uma solução.
• Garanta o acesso ao campo antes do evento. A pesquisa é o coração de um jam e precisa de autorização e de um roteiro de consentimento.
• Faça de "mostre, não conte" a regra da sessão final. Deixe as pessoas vivenciarem o serviço.
• Alimente bem as pessoas e mande todo mundo para casa à noite. Equipes cansadas fazem protótipos piores, não mais ousados.
• Compartilhe a documentação abertamente. Isso gera confiança para o próximo jam.

Evite

• Transformar o tema num briefing. "Espera" é um tema; "reduzir o tempo de fila na agência 12" é um projeto.
• Deixar as equipes passarem a manhã de sábado dentro da sala. Se ninguém falou com um desconhecido até o almoço, intervenha.
• Montar equipes com um só departamento ou um só nível de senioridade. Um diretor numa equipe de juniores vai, discretamente, tomar todas as decisões.
• Avaliar pela qualidade do pitch. Se for preciso premiar algo, premie as evidências dos testes.
• Prometer uma implementação que você não pode entregar. Prometa uma conversa real com um dono real numa data fixa.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar um jam? Dá para fazer em um dia? Quarenta e oito horas, distribuídas em três dias, é o formato clássico, porque permite uma noite de reflexão e duas rodadas de teste. Uma versão de um dia funciona como introdução, mas você perde a maior parte da pesquisa de campo e da iteração.

Os participantes precisam ser designers? Não. Equipes mistas funcionam melhor, e a equipe da linha de frente muitas vezes traz os insights mais afiados. O que importa é ter alguns facilitadores que conheçam os métodos.

O que uma equipe de jam deve entregar no final? Um registro curto e simples: a necessidade que encontraram, com quem conversaram, o que construíram, como testaram e o que mudou. Fotos do protótipo em uso valem mais do que slides. Uma matriz de captura de feedback simples por equipe facilita isso.

Métodos para usar durante o jam

Na sexta, enquadre as perguntas com Como poderíamos. No sábado, saia com um safári de serviço e depois construa com um storyboard ou uma dramatização. As equipes que quiserem mostrar como o serviço funcionaria de verdade podem terminar com um blueprint de serviço rústico. Para o panorama mais amplo dos formatos, comece pelo guia central de hackathons, jams e desafios.