هاكاثون المنظومة: تحدٍّ واحد، وعدة جهات

هاكاثون المنظومة هو هاكاثون تملكه عدة جهات معاً لأن المشكلة لا تخص أياً منها وحدها: رحلة مريض تمر بوزارة ومستشفيات وشركات تأمين، أو إجراء تجاري يمس الجمارك والموانئ وشركات النقل. ينجح حين تتفق الجهات المالكة على أربعة أمور قبل أن يكتب أحد سطراً برمجياً واحداً: التحدي المشترك الواحد، والبيانات التي ستفتحها كل جهة، ولمن تعود ملكية المخرجات، ومن سيحمل الأفكار الفائزة بعد الحدث. معظم العمل يجري في الأسابيع الثمانية التي تسبق الفعالية، لا أثناءها.

يتناول هذا المقال الصيغة متعددة الملاك فقط. أما تفاصيل إدارة الفعالية نفسها فتجدها في كيف تنظم هاكاثوناً ينتج شيئاً حقيقياً، وللصورة الأوسع عن تعاون الجهات في المشكلات المشتركة اقرأ ابتكار المنظومة.

لماذا يختلف هاكاثون المنظومة

الهاكاثون الذي تملكه جهة واحدة له راعٍ واحد وأنظمة واحدة وصاحب قرار واحد. أما هاكاثون المنظومة فله من كل ذلك عدة نسخ، والاحتكاك يظهر في مواضع متوقعة:

• التحدي يتشتت. كل شريك يدفع بأولويته، فيصبح التكليف قائمة بخمس مشكلات.
• البيانات تتأخر أو لا تصل. الإدارات القانونية في كل جهة تراجع منفردة وبإيقاعها الخاص.
• التحكيم يتسيّس. كل شريك يتمنى في سره أن يفوز "فريقه".
• لا أحد يملك ما بعد الحدث. الحل الذي يتطلب تغييراً في ثلاث جهات لا يجد غالباً بيتاً واحداً.

لكن المكسب حقيقي: يرى المشاركون الرحلة كاملة لا جزء جهة واحدة منها، ويلتقي موظفو الجهات الشريكة الذين يعملون على المشكلة نفسها لأول مرة. كثير من هاكاثونات المنظومة تكون قيمتها في علاقات العمل التي تنشئها أكثر من الفرق الفائزة.

خطوات التنظيم

1. ارسم المنظومة قبل أن تختار الشركاء. ارسم خريطة المنظومة (Ecosystem Map) للرحلة التي تهمك: من يتعامل مع المستفيد، ومن يملك البيانات، ومن يضع الأنظمة، ومن يدفع. ثم قرر من يجب أن يكون مالكاً شريكاً ومن يكفي أن يكون مساهماً. من ثلاثة إلى خمسة ملاك عدد يمكن إدارته، وما زاد على ذلك يبطئ القرار حتى يكاد يتوقف.

2. اتفقوا على تحدٍّ واحد مكتوب من جهة المستفيد. اعقدوا جلسة لنصف يوم يحضرها صاحب قرار من كل جهة مالكة. استخدموا شجرة المشكلة (Problem Tree) على الرحلة المشتركة، ثم اكتبوا بيان تحدٍّ واحداً يسمي المستفيد واللحظة التي ينكسر فيها الأمر بين الجهات. إن لم تنسجم أولوية أحد الشركاء فمكانها فعالية لاحقة لا هذا التكليف. وانظر كيف تكتب بيان تحدٍّ يرغب الناس في حله.

3. وقّعوا مذكرة تفاهم قصيرة قبل أي إعلان. صفحتان تكفيان، وتشمل: التحدي، ومساهمة كل شريك (تمويل، بيانات، مرشدون، مكان)، والملكية الفكرية (الشائع أن تحتفظ الفرق بملكيتها مع حق أولوية للشركاء في التفاوض، لكن القرار لمستشاريكم القانونيين)، وشروط البيانات، وطريقة اختيار المحكّمين، ومن يقود كل مرحلة. الاتفاق على هذا بعد الإعلان هو ما يؤخر الفعاليات شهوراً.

4. جهّزوا البيانات مبكراً، ومعاً. حددوا مجموعات البيانات التي ستفتحها كل جهة، وبأي شكل (حقيقية، أو مجهّلة الهوية، أو اصطناعية، أو عينة)، وبأي شروط، مع الالتزام بنظام حماية البيانات الشخصية وسياسات كل جهة. ضعوها في مكان واحد بصيغة وصف واحدة. امنحوا الفرق القانونية وفرق حماية البيانات موعداً نهائياً قبل الفعالية بأربعة أسابيع على الأقل. وإن تعذّر على شريك فتح بياناته في الوقت، فمجموعة اصطناعية واقعية بالبنية نفسها خير من لا شيء.

5. عيّنوا جهة قائدة وجدول أدوار واضحاً. الملكية المشتركة لا تعني القيادة المشتركة لكل مهمة. سمّوا جهة واحدة تقود الإمداد والتواصل، واستخدموا مصفوفة المسؤوليات (RACI) للباقي: من يعتمد التكليف، ومن يستقطب المشاركين، ومن يوفر المرشدين، ومن يعتمد الفائزين، ومن يموّل المرحلة التالية.

6. استقطبوا المشاركين من أنحاء المنظومة. الفرق المختلطة هي جوهر الفكرة. خصصوا مقاعد لموظفي كل شريك، واسعوا إلى فرق تجمع جهتين على الأقل إضافة إلى مطورين ومصممين وطلاب من الخارج. واطلبوا من كل شريك إرسال مرشدين يعرفون جزءه من الرحلة ويستطيعون الإجابة عن سؤال: "كيف يعمل هذا فعلاً عندكم؟"

7. شكّلوا لجنة تحكيم مشتركة بمعايير معلنة. ترشح كل جهة مالكة محكّماً واحداً، ويُضاف محكّم مستقل واحد على الأقل. أعلنوا المعايير قبل الفعالية مع أوزانها، ومصفوفة القرار الموزونة (Weighted Decision Matrix) مناسبة لذلك. أدرجوا معياراً يكافئ الحلول التي تعمل عبر الجهات لا داخل جهة واحدة. وانظر معايير تحكيم تختار الفائز الصحيح.

8. أداروا الفعالية والرحلة المشتركة معلقة على الجدار. أبقوا رحلة المستفيد كاملة ظاهرة طوال الهاكاثون، مع تمييز جزء كل جهة. وحين تحتاج فكرة فريق إلى تغيير لدى أحد الشركاء، ينبغي أن يرى الفريق الجهة المعنية ويسأل مرشدها الموجود في القاعة.

9. قرروا المرحلة التالية قبل اليوم الأخير. حددوا في المذكرة ما يحصل عليه الفائزون: تجربة تشغيلية مع شركاء محددين، أو فترة دعم محددة، أو وصول إلى أنظمة حقيقية. سمّوا مالكاً لكل مفهوم فائز وموعداً لأول اجتماع متابعة. وخطة التواصل مع أصحاب المصلحة تبقي جميع الشركاء على اطلاع بعد الحدث، حين يخفت الاهتمام.

مثال توضيحي

مثال توضيحي. في منطقة الرياض، اشتكى تجمع صحي ومستشفيان خاصان وشركتا تأمين من الشكوى نفسها: المريض المحال من مستشفى إلى آخر ينتظر أياماً لموافقة التأمين، ثم يُطلب منه تكرار الفحوصات نفسها. حاولت كل جهة حلولاً بمفردها.

أمضوا سبعة أسابيع في التحضير. كشفت جلسة رسم المنظومة أن التأخير يقع بين ثلاثة أنظمة لا تتبادل حالة الإحالة. وجاء التحدي الواحد هكذا: "كيف يمكننا أن نجعل المريض المحال يعرف خلال يوم واحد متى وأين موعده التالي، دون أن يكرر ما أجراه من فحوصات؟" نصّت المذكرة على أن تحتفظ الفرق بملكية برمجياتها، وأن يكون للشركاء حق الأولوية في التجربة، وأن يوفر كل شريك مرشداً طوال الفعالية. لم تستطع إحدى شركات التأمين فتح بيانات حقيقية في الوقت المحدد، فبنى فريق البيانات في التجمع الصحي مجموعة اصطناعية بالبنية نفسها.

شارك اثنا عشر فريقاً، في كل منها عضو واحد على الأقل من جهة شريكة. ضمت لجنة التحكيم أربعة محكّمين من الشركاء ورئيساً مستقلاً من إحدى الجامعات. فاز مفهوم "ملف إحالة مشترك" يقرأ منه الأطراف الثلاثة. ولأن المذكرة كانت قد سمّت التجمع الصحي مالكاً للمرحلة التالية، بدأت تجربة لاثني عشر أسبوعاً في الشهر الذي تلا الفعالية.

افعل ولا تفعل

افعل

• اتفقوا على تحدٍّ واحد. مشكلة واحدة واضحة أفضل من خمس مشكلات ناقصة.
• وقّعوا المذكرة قبل الإعلان، بما فيها الملكية الفكرية وشروط البيانات.
• سمّوا جهة قائدة للإمداد، وأعطوا كل جهة أخرى دوراً واضحاً.
• كافئوا في المعايير الحلول العابرة للجهات.
• ثبّتوا مالك المرحلة التالية وموعدها قبل إعلان الفائزين.

لا تفعل

• لا تجعلوا كل شريك محتمل مالكاً. المساهم يستطيع أن يساعد دون أن يصوّت على كل شيء.
• لا تتركوا الوصول إلى البيانات سؤالاً في اللحظة الأخيرة، فهو أكثر أسباب التأخير شيوعاً.
• لا تدعوا الشركاء يحكّمون فرق موظفيهم دون صوت مستقل في اللجنة.
• لا تجعلوا الفعالية تحمل هوية شريك واحد. المشكلة المشتركة تحتاج حضوراً مشتركاً.
• لا تختموا بصورة جماعية وبيان صحفي فقط. من دون مسار للتجربة، يؤكد الحدث أن التعاون للعرض.

أسئلة يطرحها الناس

لمن تعود الملكية الفكرية في هاكاثون تشترك فيه عدة جهات؟ لا توجد إجابة واحدة صحيحة، والقرار لفرقكم القانونية. الترتيب الشائع أن تحتفظ الفرق بملكيتها، مع حق أولوية للشركاء في التفاوض على تجربة أو ترخيص. الأهم أن يُكتب ذلك ويُعلن قبل التسجيل.

كم جهة يمكن أن تستضيف هاكاثوناً واحداً؟ من ثلاث إلى خمس جهات مالكة عدد عملي. ما زاد على ذلك أضيفوه مساهمين (مرشدين، بيانات، مكان) دون منح كل جهة صوتاً في كل قرار.

ماذا لو لم يستطع أحد الشركاء مشاركة بياناته؟ استخدموا مجموعة اصطناعية أو عينة بالبنية نفسها، وصفوها للمشاركين بصدق، وخططوا لاستخدام البيانات الحقيقية في مرحلة التجربة ضمن اتفاقية سليمة.

أدوات للتحضير

ابدأوا بـخريطة المنظومة وخريطة توقعات أصحاب المصلحة لتروا ما يريده كل شريك. اتفقوا على التحدي بـشجرة المشكلة، ثم وزعوا العمل بـمصفوفة المسؤوليات. ولكل الأنواع اقرأوا الدليل الشامل للهاكاثونات والجامات والتحديات، ولجمع قطاع كامل حول تحدٍّ واحد أبعد من فعالية واحدة اقرأوا كيف تجمع الوزارات والجهات التنظيمية قطاعاً حول تحدٍّ واحد.