7 sinais de que sua equipe está pronta para inovar, e 3 de que não está

Sua equipe está pronta para inovar quando tem um problema real com que se importa, alguém com autoridade disposto a agir sobre o que vocês aprenderem e um pouco de tempo protegido. Não está pronta quando o trabalho é uma ordem disfarçada, quando ninguém pode mudar nada ou quando a equipe está em modo de sobrevivência. Prontidão não é uma nota de cultura; é um punhado de condições que você pode verificar nesta semana.

Os sinais abaixo são coisas que você pode observar em uma semana comum, e não respostas de questionário. Se você enxerga a maioria dos sete e nenhum dos três, comece. Se não, resolva primeiro o bloqueio.

Para a visão completa do que fazer no primeiro mês, veja como começar a inovar na sua equipe.

Sete sinais de que sua equipe está pronta

1. As pessoas reclamam do mesmo problema, e de forma específica. Resmungos vagos ("tudo é lento") não são sinal. Reclamações repetidas e específicas são: "aprovações de compras pequenas levam três semanas", "os clientes ligam duas vezes porque a primeira resposta está errada". Se você não consegue nomear o problema em uma frase, passe duas semanas ouvindo antes de planejar qualquer coisa. Entrevistas com stakeholders curtas, com cinco pessoas que vivem o problema, normalmente o trazem à tona.

2. Alguém com autoridade vai agir sobre o que vocês descobrirem. Não um patrocinador que "apoia a inovação", mas uma pessoa com nome e sobrenome que pode mudar um processo, uma linha do orçamento ou uma política, e que disse que vai olhar o resultado. Pergunte diretamente: "Se mostrarmos um jeito melhor em seis semanas, o que você poderia mudar?" Uma resposta clara é sinal verde. Uma não resposta educada é um alerta.

3. A equipe consegue proteger algumas horas por semana. Inovar não exige um trimestre de folga. Exige de duas a quatro horas por semana que sobrevivam a um período de pico. Olhe o último mês: algum horário recorrente sobreviveu? Se a equipe já tem uma reunião semanal que nunca é cancelada, vocês já têm o hábito de que precisam; reaproveitem parte dela.

4. Más notícias sobem na hierarquia sem punição. Observe o que acontece quando alguém relata um atraso ou um erro. Se a reação é "obrigado, do que precisamos?", as pessoas também vão contar quando uma ideia não passar em um teste. A pesquisa de Amy Edmondson sobre segurança psicológica descreve exatamente isso: equipes aprendem quando as pessoas podem admitir erros sem medo. Se más notícias ficam escondidas até explodir, seus experimentos só vão relatar sucessos, e vocês não vão aprender nada.

5. A equipe já concluiu algo novo antes. Não Inovação com I maiúsculo, apenas qualquer mudança levada da ideia ao uso diário: um formulário novo, uma passagem de turno diferente, uma planilha de acompanhamento compartilhada. Isso mostra que a equipe consegue fazer algo atravessar as aprovações da organização. Uma equipe que nunca concluiu nada novo precisa primeiro de uma vitória pequena e garantida, e não de um programa ousado.

6. As pessoas têm curiosidade sobre o usuário, e não só sobre o processo. Escute como a equipe fala das pessoas que atende. "O requerente se confunde na etapa três" é uma equipe pronta. "O requerente não envia corretamente" coloca a culpa do lado de fora e o problema fora de alcance.

7. A liderança tolera ficar algumas semanas com uma pergunta sem resposta. O trabalho inicial de inovação produz perguntas antes de produzir soluções. Se a sua liderança espera uma solução recomendada na primeira reunião, a equipe vai pular a descoberta e saltar para o que já estava na cabeça de alguém. Estar pronta significa que a liderança consegue ouvir "ainda não temos certeza; é isto que estamos testando" sem perder a paciência.

Três sinais de que sua equipe ainda não está pronta

8. A "inovação" é uma ordem disfarçada. Se a solução já está decidida ("vamos construir um app") e o papel da equipe é fazer parecer que ela foi explorada, não chame isso de inovação. O que fazer no lugar: seja honesto. Conduza como entrega e escolha outro problema, genuinamente aberto, para o primeiro esforço de inovação. Você também pode fazer um mapa de premissas rápido sobre a solução decidida, o que às vezes abre a porta para testá-la.

9. Ninguém pode mudar nada que importe. Algumas equipes ficam em um lugar onde toda regra, sistema e orçamento pertence a outra área. Elas conseguem gerar ideias, mas não conseguem agir sobre nenhuma. O que fazer no lugar: traga o dono das regras para a equipe desde o primeiro dia, ou escolha um problema que esteja totalmente sob o controle da equipe, como a forma de conduzir as próprias reuniões ou passagens de turno.

10. A equipe está em modo de sobrevivência. Uma reestruturação, uma migração de sistema, um pico sazonal, uma auditoria no mês que vem. Quando as pessoas lutam para manter a operação de pé, pedir que inovem soa como uma demanda a mais, e não como uma oportunidade. O que fazer no lugar: espere, ou use ferramentas de inovação para aliviar a pressão em vez de somar trabalho. Um exercício curto de lista do que parar de fazer pode liberar capacidade e costuma ser o primeiro passo mais bem-vindo para uma equipe cansada.

Um exemplo ilustrativo

Ilustrativo. A equipe de reparos habitacionais da prefeitura de uma cidade europeia de porte médio quer "começar a inovar". A gerente do serviço verifica os dez sinais ao longo de duas semanas.

A equipe reclama o tempo todo, e de forma específica: os moradores relatam o mesmo vazamento várias vezes porque ninguém confirma que o primeiro chamado foi recebido (sinal 1). A diretora de habitação aceita avaliar, em até um mês, qualquer mudança no processo de abertura de chamados (sinal 2). A reunião rápida das quintas-feiras nunca é cancelada, então a equipe usa 45 minutos dela toda semana (sinal 3). Dois sinais estão fracos: os erros tendem a ser escondidos, e a liderança geralmente quer uma solução já na primeira reunião.

Nenhum dos três bloqueios se aplica, então a gerente começa, mas pequeno: um problema (confirmar os chamados de reparo), uma patrocinadora, seis semanas. Para lidar com os sinais fracos, ela combina com a diretora de habitação que a primeira atualização será "o que aprendemos", e não "o que recomendamos", e abre cada sessão de quinta contando uma coisa em que ela errou naquela semana.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Verifique os sinais observando o comportamento durante duas semanas, e não enviando um questionário.
• Anote quais sinais estão faltando e decida uma ação para cada um.
• Se a autoridade é limitada, comece com um problema que a equipe possa assumir por inteiro.
• Combine antes com o patrocinador o que ele vai fazer com as descobertas.

Evite

• Esperar até que os sete sinais estejam perfeitos. Quatro ou cinco, sem nenhum dos três bloqueios, bastam para começar.
• Chamar de "inovação" um projeto já decidido para torná-lo mais atraente.
• Pressionar uma equipe em modo de sobrevivência. Você vai gastar uma boa vontade de que vai precisar depois.

Um pré-mortem é uma forma rápida de testar o seu julgamento: peça à equipe que imagine que se passaram seis meses e o esforço morreu em silêncio, e que liste os motivos. Os motivos que as pessoas dão costumam corresponder direto aos sinais que faltam.

Perguntas frequentes

Como saber se a minha organização está pronta para inovar? Procure três coisas observáveis: um problema específico com que as pessoas se importam, uma pessoa com autoridade, com nome e sobrenome, que vai agir sobre as descobertas, e algumas horas protegidas por semana. Se isso existe e a equipe não está em crise, ela está pronta o bastante para começar pequeno.

Existe uma avaliação de prontidão para inovação que eu possa usar? Há muitos questionários, e existem modelos formais de maturidade para organizações. Para uma única equipe, duas semanas de observação com base nos sinais acima são mais rápidas e mais difíceis de manipular. Use uma avaliação formal mais tarde, quando estiver decidindo como escalar; veja como avaliar a maturidade de inovação da sua organização.

E se a liderança não estiver pronta, mas a minha equipe estiver? Comece pelo que está sob o controle da própria equipe: suas passagens de turno, reuniões e ferramentas internas. Documente o que mudou e o que isso economizou. Resultados pequenos e visíveis convencem a liderança mais do que propostas.

Para onde ir agora

Se você enxerga a maioria dos sinais, comece com entrevistas com stakeholders para afinar o problema e depois faça uma retrospectiva após as primeiras semanas, para ver o que a equipe aprendeu sobre si mesma. Se o bloqueio é dinheiro, e não prontidão, leia inovação sem orçamento. Se alguém insiste que vocês precisam de uma área dedicada antes de começar, leia por que você não precisa primeiro de um departamento de inovação.