Inovação sem orçamento: o que dá para começar já no domingo

Dá para inovar sem orçamento porque a parte cara da inovação é construir, e você ainda não deveria estar construindo. O que não custa nada é tudo o que vem antes: escolher um problema, conversar com as pessoas que o têm, testar uma solução feita à mão e medir se ela ajudou. Faça isso bem e a conversa sobre orçamento fica fácil, porque você chega com evidências em vez de um pedido.

Este guia pressupõe que você tem uma equipe, algumas horas por semana e nenhum dinheiro para gastar. Foi escrito para o primeiro dia da sua semana de trabalho, seja um domingo em Riade ou uma segunda-feira em Londres. Se você ainda não tem certeza de que a equipe está pronta, leia antes 7 sinais de que sua equipe está pronta para inovar.

Por que não ter orçamento muitas vezes é uma vantagem

Dinheiro logo no início tende a comprar as coisas erradas: um app antes que alguém saiba o que ele deveria fazer, um relatório de consultoria, um lançamento com marca própria. Uma equipe sem orçamento é obrigada a aprender de forma barata, que é como as etapas iniciais de qualquer projeto deveriam ser de qualquer forma. Os autores de Jugaad Innovation (Radjou, Prabhu e Ahuja) defenderam algo parecido sobre a invenção frugal sob restrição. Você não precisa romantizar a escassez; basta perceber que a maioria das perguntas iniciais pode ser respondida com conversas, papel e uma planilha.

A restrição real é o tempo. Então a primeira tarefa é encontrar algum.

Sete passos que você pode começar nesta semana

1. Libere o tempo antes de pedi-lo

Não peça "tempo para inovação" além do trabalho atual. Tire-o de algum lugar. Faça com a equipe, em 30 minutos, uma lista do que parar de fazer: listem relatórios, reuniões e verificações recorrentes e perguntem sobre cada um: "quem perceberia se isto parasse?" A maioria das equipes encontra duas ou três horas semanais de trabalho que ninguém lê. Esse tempo é o seu orçamento.

2. Escolha um problema em que vocês possam mexer

Escolha um problema que esteja sob o controle da equipe ou perto disso, do qual as pessoas já reclamam e que vocês possam observar nesta semana. "Melhorar a experiência do cliente" não é um problema. "Novos fornecedores esperam demais pelo primeiro pagamento" é. Escreva-o em uma frase, numa parede ou numa página compartilhada. Um problema, não um backlog.

3. Pergunte por quê até chegar a algo que vocês possam mudar

Aplique os cinco porquês ao problema, em uma sala com as pessoas que fazem o trabalho. O método, associado ao sistema de produção da Toyota, leva vinte minutos e não exige nada além das pessoas certas na sala. Pare quando chegar a uma causa sobre a qual a equipe pode agir. Se toda cadeia termina em "porque o sistema é assim", anote quem é o dono do sistema: essa pessoa será a sua primeira conversa.

4. Converse com cinco pessoas que vivem o problema

Antes que alguém proponha uma solução, faça cinco entrevistas com stakeholders curtas: quinze minutos cada, pessoalmente ou por telefone, com as pessoas que vivenciam o problema. Pergunte sobre a última vez em que ele aconteceu, e não sobre o que elas gostariam. Anote as frases exatas. Cinco conversas custam uma tarde e normalmente derrubam pelo menos uma crença que a equipe tinha no início.

5. Reformule e gere ideias no papel

Transforme o que você ouviu em duas ou três perguntas Como poderíamos. O formato foi desenvolvido por Min Basadur na Procter & Gamble e popularizado mais tarde pela IDEO. Depois, dê a todos oito minutos para esboçar ideias sozinhos, em silêncio, antes de qualquer discussão. Papel e caneta são todo o kit. Escolha a ideia mais barata de testar até a semana que vem, e não a mais impressionante.

6. Simule à mão antes de construir qualquer coisa

É aqui que os orçamentos costumam ser gastos, e onde você não vai gastar nada. Escolha o teste honesto mais barato:

• Um teste concierge: entregue o novo serviço manualmente a um punhado de pessoas. Se você acha que os fornecedores querem uma atualização sobre o status do pagamento, peça a alguém que a envie à mão para dez fornecedores durante duas semanas.
• Um protótipo em papel: esboce o novo formulário, tela ou carta e observe três pessoas usando.
• Uma regra alterada para um grupo pequeno: aplique o novo fluxo de aprovação só em um departamento, durante um mês, com a concordância do responsável.

Decida antes de começar que resultado faria vocês continuarem e qual faria vocês pararem. Registre por escrito.

7. Transforme as evidências em um pedido de orçamento

Depois de duas a quatro semanas, você terá algo que falta à maioria dos pedidos de verba: prova. Coloque tudo em um caso de valor de uma página: o problema em uma frase, o que vocês testaram, o que mudou (tempo economizado, ligações evitadas, reclamações reduzidas), o que seria preciso para escalar e quanto custaria não fazer. Quem decide consegue dizer sim a isso em uma única reunião.

Um exemplo ilustrativo

Ilustrativo. A secretaria de admissões de uma universidade em Melbourne não tem orçamento para inovação e tem um problema recorrente: candidatos mandam e-mails repetidamente para perguntar se seus documentos chegaram.

No primeiro dia da semana, a gerente da secretaria faz uma lista do que parar de fazer e elimina um relatório semanal de status que ninguém lê, liberando três horas. Os cinco porquês mostram a causa raiz: o sistema não envia nenhuma confirmação quando os documentos são enviados, e mudar isso exige tempo da TI que a secretaria não vai conseguir neste semestre. Cinco ligações para candidatos revelam algo novo: os candidatos não estão ansiosos com os documentos, estão ansiosos com o prazo, e não confiam no portal.

A equipe pergunta: "Como poderíamos tranquilizar os candidatos de que estão no caminho certo sem mudar o sistema?" A ideia mais barata: um funcionário envia um e-mail curto e pessoal a cada candidato em até um dia após o envio dos documentos, durante três semanas. Eles combinam antes que, se os e-mails repetidos desse grupo caírem de forma perceptível, vão levar o assunto à TI com uma proposta.

Os e-mails repetidos desse grupo caem. A gerente escreve um caso de valor de uma página comparando as horas de equipe gastas com confirmações manuais com o esforço de TI para uma confirmação automática. A confirmação automática é programada para o semestre seguinte. Gasto total: nada além do tempo que já havia sido liberado.

Erros comuns

Faça

• Libere tempo primeiro parando alguma coisa; proteja esse tempo na agenda.
• Fique com um único problema até ter testado algo nele.
• Defina a regra de continuar ou parar antes do teste, e não depois.
• Registre o que vocês fizeram e aprenderam ao longo do caminho; esse registro é o seu argumento para conseguir verba.

Evite

• Passar as primeiras semanas escrevendo uma proposta de financiamento. Use-as para conquistar evidências.
• Construir software, mesmo "só um rapidinho", antes que uma versão manual tenha funcionado.
• Fazer um teste que o dono do processo não conhece. Pergunte antes; um teste pequeno e combinado gera confiança.
• Tratar um teste que deu errado como desperdício. Um "não" barato economiza o dinheiro que alguém teria gastado na versão cara.

Perguntas frequentes

Como uma equipe pode inovar sem dinheiro? Fazendo as partes que só custam tempo: escolher um problema específico, entrevistar as pessoas que o têm, gerar ideias no papel e testar a mais promissora à mão durante algumas semanas. Dinheiro só é necessário para escalar algo que já funcionou.

Quais são algumas ideias de inovação de baixo custo para uma equipe pequena? Parar uma rotina de pouco valor para liberar tempo; fazer uma versão manual de um serviço antes de automatizá-lo; testar um novo formulário ou carta no papel com três usuários; experimentar uma regra alterada com um departamento durante um mês. Cada uma custa horas, não orçamento.

Como conseguir orçamento para inovação depois de começar? Leve evidências, não uma visão. Um caso de uma página mostrando o que vocês testaram, o que mudou e o que seria necessário para escalar é muito mais fácil de aprovar do que um pedido de fundo de inovação. Para saber mais sobre como convencer a alta liderança, veja como conseguir o apoio da alta liderança para uma ideia.

Para onde ir agora

Os quatro guias de métodos que sustentam a maior parte deste trabalho são cinco porquês, Perguntas Como poderíamos, o teste concierge e o caso de valor. Para o primeiro mês completo, leia como começar a inovar na sua equipe e, para a pergunta que deveria vir antes de tudo isso, a primeira pergunta a fazer antes de qualquer projeto de inovação.