Der Ökosystem-Hackathon: eine Challenge, mehrere Organisationen

Ein Ökosystem-Hackathon ist ein Hackathon, der mehreren Organisationen gemeinsam gehört, weil das Problem keiner von ihnen allein gehört: eine Patient Journey, die ein Ministerium, Krankenhäuser und Versicherer durchläuft, oder ein Handelsprozess, der Zoll, Häfen und Logistikunternehmen berührt. Er gelingt, wenn sich die Eigentümer auf vier Dinge einigen, bevor jemand eine Zeile Code schreibt: die eine gemeinsame Challenge, welche Daten jeder öffnet, wem gehört, was dabei herauskommt, und wer die Gewinnerideen danach weiterträgt. Die meiste Arbeit fällt in den acht Wochen vor der Veranstaltung an, nicht währenddessen.

Dieser Beitrag behandelt nur die Variante mit mehreren Eigentümern. Zur allgemeinen Mechanik der Veranstaltung selbst lesen Sie So führen Sie einen Hackathon durch, der echte Ergebnisse liefert. Für das größere Bild von Organisationen, die an gemeinsamen Problemen arbeiten, siehe Ökosystem-Innovation.

Warum Ökosystem-Hackathons anders sind

Ein Hackathon mit einem Eigentümer hat einen Sponsor, eine Systemlandschaft und eine entscheidende Person. Ein Ökosystem-Hackathon hat von allem mehrere, und die Reibung zeigt sich an vorhersehbaren Stellen:

• Die Challenge verwässert. Jeder Partner drückt seine eigene Priorität durch, und das Briefing wird zur Liste von fünf Problemen.
• Daten kommen spät oder gar nicht. Die Rechtsabteilungen jeder Organisation prüfen getrennt, jede in ihrem eigenen Tempo.
• Die Bewertung wird politisch. Jeder Partner hofft insgeheim, dass „sein“ Team gewinnt.
• Niemand verantwortet den Montag. Eine Lösung, für die sich drei Organisationen ändern müssen, hat meist kein eindeutiges Zuhause.

Der Gewinn ist real: Die Teilnehmenden sehen die gesamte Journey, nicht nur den Ausschnitt einer Organisation, und die Partner lernen zum ersten Mal die Menschen der anderen kennen, die am selben Problem arbeiten. Viele Ökosystem-Hackathons zählen weniger wegen ihrer Gewinner als wegen der Arbeitsbeziehungen, die sie stiften.

So führen Sie einen durch, Schritt für Schritt

1. Kartieren Sie das Ökosystem, bevor Sie Partner auswählen. Zeichnen Sie eine Ecosystem Map der Journey, um die es Ihnen geht: Wer hat Kontakt zum Nutzer, wer hält die Daten, wer setzt die Regeln, wer zahlt? Entscheiden Sie dann, wer Miteigentümer sein muss und wer beitragen kann. Drei bis fünf Miteigentümer sind handhabbar; mehr, und die Entscheidungen kommen zum Erliegen.

2. Einigen Sie sich auf eine Challenge, geschrieben aus Nutzersicht. Führen Sie einen halbtägigen Workshop mit einer entscheidungsbefugten Person je Miteigentümer durch. Erarbeiten Sie einen Problembaum zur gemeinsamen Journey und schreiben Sie dann ein Challenge Statement, das den Nutzer und den Moment benennt, in dem es zwischen den Organisationen hakt. Passt die Priorität eines Partners nicht, kommt sie in eine spätere Veranstaltung, nicht in dieses Briefing. Siehe So schreiben Sie ein Challenge Statement, das Menschen lösen wollen.

3. Unterzeichnen Sie eine kurze Absichtserklärung, bevor Sie irgendetwas ankündigen. Zwei Seiten reichen. Sie sollte abdecken: die Challenge; den Beitrag jedes Partners (Geld, Daten, Mentoren, Räumlichkeiten); geistiges Eigentum (meist behalten die Teams ihre Rechte, und die Partner erhalten ein Erstverhandlungsrecht – entscheiden aber müssen Ihre Juristen); Datenbedingungen; wie die Jury ausgewählt wird; und wer welche Phase leitet. Wer das erst nach der Ankündigung vereinbart, verschiebt die Veranstaltung um Monate.

4. Bereiten Sie die Daten früh und gemeinsam vor. Legen Sie fest, welche Datensätze jeder Partner öffnet, in welcher Form (echt, anonymisiert, synthetisch oder als Stichprobe) und zu welchen Bedingungen. Legen Sie sie an einem Ort mit einem einheitlichen Beschreibungsformat ab. Geben Sie Rechts- und Datenschutzteams eine Frist von mindestens vier Wochen vor der Veranstaltung. Kann ein Partner seine Daten nicht rechtzeitig öffnen, ist ein realistischer synthetischer Datensatz mit derselben Struktur besser als nichts.

5. Bestimmen Sie eine federführende Organisation und eine klare Rollenverteilung. Gemeinsames Eigentum heißt nicht, dass alle jede Aufgabe gemeinsam leiten. Benennen Sie eine federführende Organisation für Logistik und Kommunikation und nutzen Sie für den Rest eine RACI-Matrix: Wer genehmigt das Briefing, wer rekrutiert, wer stellt Mentoren, wer bestätigt die Gewinner, wer finanziert die Fortsetzung?

6. Gewinnen Sie Teilnehmende aus dem gesamten Ökosystem. Gemischte Teams sind der eigentliche Sinn. Reservieren Sie Plätze für Mitarbeitende jedes Partners und streben Sie Teams an, die mindestens zwei Organisationen plus externe Entwicklerinnen, Designer oder Studierende verbinden. Bitten Sie jeden Partner, Mentoren zu schicken, die ihren Teil der Journey kennen und die Frage beantworten können: „Wie läuft das bei Ihnen tatsächlich?“

7. Bilden Sie eine gemeinsame Jury mit veröffentlichten Kriterien. Jeder Miteigentümer benennt ein Jurymitglied; ergänzen Sie mindestens ein unabhängiges. Veröffentlichen Sie die Kriterien vor der Veranstaltung und gewichten Sie sie (eine Gewichtete Entscheidungsmatrix eignet sich). Nehmen Sie ein Kriterium auf, das Lösungen belohnt, die über Organisationsgrenzen hinweg funktionieren, nicht nur innerhalb einer. Siehe Bewertungskriterien, die den richtigen Gewinner küren.

8. Führen Sie die Veranstaltung mit der gemeinsamen Journey an der Wand durch. Halten Sie während des Hackathons die gesamte User Journey sichtbar, mit dem markierten Anteil jeder Organisation. Braucht die Idee eines Teams eine Änderung bei einem Partner, sollte es sehen können, bei wem, und dessen Mentor im Raum fragen können.

9. Entscheiden Sie die Fortsetzung vor dem letzten Tag. Legen Sie in der Absichtserklärung fest, was die Gewinner bekommen: einen Pilot mit benannten Partnern, einen festen Zeitraum der Unterstützung, Zugang zu echten Systemen. Benennen Sie für jedes Gewinnerkonzept eine verantwortliche Person und einen Termin für das erste Folgetreffen. Ein Stakeholder-Kommunikationsplan hält alle Partner nach der Veranstaltung auf dem Laufenden, wenn die Aufmerksamkeit nachlässt.

Illustratives Beispiel

Illustrativ. In einer europäischen Hafenstadt teilten Hafenbehörde, Zollverwaltung, ein Verband von Speditionen und das städtische Verkehrsamt einen gemeinsamen Ärger: Lkw, die stundenlang auf städtischen Straßen auf Abfertigung und Zeitfenster warteten. Jeder hatte es auf eigene Faust mit Lösungen versucht.

Sie bereiteten sich sieben Wochen lang vor. Ein Workshop zur Ökosystem-Kartierung zeigte, dass die Verzögerung zwischen drei Systemen entstand, die nie Ankunftsprognosen austauschten. Die eine Challenge lautete: „Wie könnten wir einem Lkw-Fahrer, der zum Hafen unterwegs ist, eine verlässliche Ankunftszeit geben, bevor er die Stadt erreicht?“ Die Absichtserklärung sprach den Teams das Eigentum an ihrem Code zu, gab den vier Partnern das Erstrecht auf einen Pilot und verpflichtete jeden Partner zu einem Mentor für die gesamte Veranstaltung. Der Zoll konnte Live-Daten nicht rechtzeitig freigeben, also baute das Datenteam der Hafenbehörde einen synthetischen Datensatz mit derselben Struktur.

Fünfzehn Teams nahmen teil, jedes mit mindestens einem Mitglied aus einer Partnerorganisation. Die Jury bestand aus vier Partnervertretern und einem unabhängigen Vorsitz. Das Siegerkonzept war ein gemeinsames Ankunftsfenster, das auf alle drei Systeme zugriff. Weil die Absichtserklärung die Hafenbehörde bereits als Verantwortliche für die Fortsetzung benannte, startete im Monat nach der Veranstaltung ein zwölfwöchiger Pilot.

Do's and Don'ts

Do

• Einigen Sie sich auf eine Challenge. Ein klares Problem schlägt fünf halbe.
• Unterzeichnen Sie die Absichtserklärung vor der Ankündigung, einschließlich IP- und Datenbedingungen.
• Benennen Sie eine federführende Organisation für die Logistik und geben Sie allen anderen eine klare Rolle.
• Belohnen Sie organisationsübergreifende Lösungen in den Kriterien.
• Legen Sie verantwortliche Person und Termin für die Fortsetzung fest, bevor die Gewinner verkündet werden.

Don't

• Laden Sie nicht jeden denkbaren Partner als Miteigentümer ein. Beitragende können helfen, ohne über alles mitzuentscheiden.
• Lassen Sie den Datenzugang nicht zur Last-Minute-Frage werden. Er ist die häufigste Ursache für Verzögerungen.
• Lassen Sie Partner nicht die Teams ihrer eigenen Mitarbeitenden bewerten, ohne eine unabhängige Stimme in der Jury.
• Branden Sie die Veranstaltung nicht als die eines einzelnen Partners. Gemeinsame Probleme brauchen gemeinsame Sichtbarkeit.
• Enden Sie nicht mit Gruppenfoto und Pressemitteilung. Ohne Weg in einen Pilot bestätigt die Veranstaltung nur, dass Kooperation Show ist.

Häufige Fragen

Wem sollte bei einem Hackathon mehrerer Organisationen das geistige Eigentum gehören? Es gibt keine allgemeingültige Antwort, und Ihre Rechtsabteilungen müssen entscheiden. Ein übliches Modell: Die Teams behalten ihre Rechte, die Partner erhalten das Recht, zuerst über einen Pilot oder eine Lizenz zu verhandeln. Entscheidend ist, dass es schriftlich festgehalten und veröffentlicht wird, bevor sich jemand anmeldet.

Wie viele Organisationen können einen Hackathon gemeinsam ausrichten? Drei bis fünf Miteigentümer sind handhabbar. Darüber hinaus nehmen Sie Organisationen als Beitragende auf (Mentoren, Daten, Räumlichkeiten), ohne jeder ein Stimmrecht bei jeder Entscheidung zu geben.

Was, wenn ein Partner seine Daten nicht teilen kann? Nutzen Sie einen synthetischen oder Stichproben-Datensatz mit derselben Struktur, beschreiben Sie ihn den Teilnehmenden ehrlich und planen Sie ein, dass die echten Daten in der Pilotphase auf Grundlage einer ordentlichen Vereinbarung genutzt werden.

Methoden zur Vorbereitung

Beginnen Sie mit einer Ecosystem Map und einer Stakeholder-Erwartungsmatrix, um zu sehen, was jeder Partner will. Einigen Sie sich mit einem Problembaum auf die Challenge und verteilen Sie die Arbeit dann mit einer RACI-Matrix. Für die gesamte Bandbreite der Formate lesen Sie den Überblick über Hackathons, Jams und Challenges und dazu, wie man einen ganzen Sektor über eine einzelne Veranstaltung hinaus zusammenbringt, Wie Ministerien und Regulierer einen Sektor um eine Challenge versammeln.