Die Checkliste für Moderatoren: der Tag davor, die Stunde davor, der Tag danach

Die meisten Workshops werden außerhalb der eigentlichen Sitzung gewonnen oder verloren. Die Woche davor entscheidet, ob die richtigen Leute mit der richtigen Frage kommen. Die letzte Stunde entscheidet, ob der Raum funktioniert. Der Tag danach entscheidet, ob überhaupt etwas passiert. Diese Checkliste deckt alle drei Phasen ab: was vorzubereiten ist, wer beteiligt ist und was am Ende jedes Schritts vorliegen sollte.

Sie setzt voraus, dass die Sitzung bereits konzipiert ist. Falls nicht, beginnen Sie mit So moderieren Sie einen Workshop, der mit Entscheidungen endet – dort geht es um die Fragestellung, die Teilnehmerliste und den Ablauf des Tages.

Eine Woche vorher: Entscheidung und Personen festlegen

Beteiligt: Sie, die entscheidungsverantwortliche Person, gegebenenfalls zusätzlich der Sponsor.

Vorbereiten:

• Ein einseitiges Briefing: die Entscheidung, wer sie verantwortet, die Entscheidungsregel, die feststehenden Rahmenbedingungen und woran man am Ende erkennt, dass das Ziel erreicht ist.
• Die Arbeitsfrage, getestet mit zwei Kolleginnen oder Kollegen, die nicht teilnehmen. Schreiben beide in fünf Minuten je fünf unterschiedliche Ideen auf? Wenn nicht, formulieren Sie die Frage neu. Der Leitfaden Wie-könnten-wir-Fragen (How Might We) hilft dabei.
• Die Teilnehmerliste, abgeglichen mit einer schnellen Stakeholder-Map (Stakeholderanalyse): Wer entscheidet, wer weiß Bescheid, wer setzt um? Streichen Sie alle, die nur kommen, um eine Abteilung zu vertreten.
• Ein vertrauliches Gespräch mit der entscheidungsverantwortlichen Person: wann Sie sie um die Entscheidung bitten, wie die Gruppe auswählt und was Sie vor dem Termin von ihr brauchen.
• Belege sammeln: Daten, Zitate, Beobachtungen. Wer mit Belegen argumentiert, kommt schneller zusammen als jemand, der mit Meinungen argumentiert.
• Einladungen verschicken, mit dem Zweck in einem Satz und gegebenenfalls einer Vorablektüre. Halten Sie diese auf zwei Seiten; längere Texte werden nicht gelesen.

Ergebnis: ein abgestimmtes Briefing und die bestätigte Teilnahme der entscheidungsverantwortlichen Person.

Am Tag davor: proben und packen

Beteiligt: Sie und, falls vorhanden, eine Co-Moderation oder eine protokollierende Person.

Vorbereiten:

• Gehen Sie die Agenda laut und mit Zeitangaben durch. Markieren Sie, welche Blöcke schrumpfen dürfen, wenn Sie in Verzug geraten. Der Abschlussblock schrumpft nie.
• Formulieren Sie die Anleitung für jede Übung in ein, zwei Sätzen auf einer Folie oder Karte. Rein mündliche Anleitungen versteht ein Drittel des Raums falsch.
• Bereiten Sie die Vorlagen vor: gedruckte Canvases, digitale Boards oder beides. Tragen Sie Frage, Kriterienüberschriften und die Tabelle für das Entscheidungsprotokoll bereits ein.
• Klären Sie die Rollen mit der Co-Moderation: Wer achtet auf die Zeit, wer dokumentiert, wer kümmert sich um Nachzügler und Technik?
• Packen Sie das Material: Haftnotizen in zwei Farben, dicke Marker (dünne Stifte kann man quer durch den Raum nicht lesen), Klebepunkte, Klebeband, Timer, Ersatzausdrucke, Verlängerungskabel, Adapter.
• Bei Remote- oder Hybrid-Sitzungen: Testen Sie die Board-Links mit jemandem außerhalb Ihrer Organisation, prüfen Sie die Berechtigungen und legen Sie einen Plan B fest, falls das Tool ausfällt. Mehr dazu in Remote- und Hybrid-Workshops, bei denen niemand abschaltet.
• Schicken Sie den Teilnehmenden eine kurze Erinnerung mit Uhrzeit, Ort und der einen Frage, über die sie vorher nachdenken sollten.

Ergebnis: ein getakteter Ablaufplan, fertige Vorlagen, gepacktes Material.

Eine Stunde vorher: den Raum einrichten

Beteiligt: Sie, die Co-Moderation, das Personal vor Ort.

Vorbereiten:

• Seien Sie 60 Minuten vorher da, nicht 15. Räume sind nie so eingerichtet, wie Sie es bestellt haben.
• Richten Sie den Raum für die erste Aktivität ein: Tische für Kleingruppen, freie Wandflächen, bewegliche Stühle. Entfernen Sie nach Möglichkeit einen Konferenztisch; er zementiert die Rangordnung.
• Hängen Sie Frage, Entscheidung und Agenda so an die Wand, dass alle sie beim Hereinkommen sehen.
• Testen Sie Bildschirm, Ton, Verbindung und eine eventuelle Videoschaltung. Wählen Sie sich mit einem zweiten Gerät in den Call ein, um zu sehen, was die Remote-Teilnehmenden sehen.
• Legen Sie das Material auf jeden Tisch, damit keine Zeit mit Austeilen verloren geht.
• Bereiten Sie gut sichtbar einen „Parkplatz“ vor und daneben die leere Tabelle für das Entscheidungsprotokoll – so sehen alle von Anfang an, was die Sitzung hervorbringen soll.
• Fünf Minuten mit der entscheidungsverantwortlichen Person, falls sie früh da ist: Bestätigen Sie, wann sie entscheidet, und erinnern Sie sie daran, ihre Meinung zurückzuhalten, bis die Gruppe ihre eigene aufgeschrieben hat.
• Nehmen Sie sich eine ruhige Minute. Lesen Sie Ihre Eröffnungssätze noch einmal.

Ergebnis: ein Raum, der für die erste Aktivität funktioniert, und eine Moderation, die ruhig ist, wenn die Leute ankommen.

Während der Sitzung: drei Kontrollpunkte

Während der Sitzung erledigt das Design den größten Teil der Arbeit, aber drei Kontrollpunkte fangen die meisten Probleme ab:

1. Zur Halbzeit vergleichen Sie die Uhr mit dem Ablaufplan und entscheiden jetzt, was wegfällt. Warten Sie nicht bis zur letzten Stunde.
2. Vor der Konvergenz prüfen Sie, ob die Kriterien noch an der Wand hängen und die entscheidungsverantwortliche Person noch im Raum ist.
3. Fünfzehn Minuten vor Schluss beginnen Sie den Abschluss, egal wo die Gruppe gerade steht. Eine unvollendete Übung ist besser als eine unvollendete Entscheidung.

Die typischen Fallen während der Sitzung selbst behandelt 7 Workshop-Fehler, die gute Ideen zunichtemachen.

Die Stunde danach: festhalten, solange es frisch ist

Beteiligt: Sie und die Co-Moderation.

Vorbereiten:

• Fotografieren Sie zuerst das Entscheidungsprotokoll, dann die Wände.
• Notieren Sie, was die Fotos nicht festhalten: wer sich ein Urteil vorbehalten hat, was die entscheidungsverantwortliche Person gesagt hat, offene Fragen.
• Eine zehnminütige Retrospektive (Team-Retro) mit der Co-Moderation: Was behalten Sie bei, was ändern Sie beim nächsten Mal?
• Sammeln Sie das Feedback-Capture-Grid (Feedback-Matrix) ein, falls die Teilnehmenden eines ausgefüllt haben.

Ergebnis: ein sauberes Entscheidungsprotokoll und Ihre eigenen Notizen zur Sitzung.

Am Tag danach: verschicken, nachfassen, loslegen

Beteiligt: Sie, die entscheidungsverantwortliche Person, die Verantwortlichen für jede Maßnahme.

Vorbereiten:

• Schicken Sie innerhalb von 24 Stunden das Entscheidungsprotokoll (Entscheidungen, Verantwortliche, erste Schritte, Termine) an alle Teilnehmenden und an alle, die als „muss informiert werden“ gelistet sind. Eine Seite, nicht der vollständige Bericht.
• Schreiben Sie jeder verantwortlichen Person einzeln, um zu bestätigen, dass sie die Maßnahme und den Termin angenommen hat.
• Vereinbaren Sie mit der entscheidungsverantwortlichen Person, wie sie die Entscheidung nach oben oder in andere Bereiche kommuniziert. Ein kurzer Stakeholder-Kommunikationsplan hilft, wenn mehrere Gruppen betroffen sind.
• Klären Sie unscharf gebliebene Rollen mit einer schnellen RACI-Matrix (Verantwortlichkeitsmatrix).

Ergebnis: Jede Entscheidung ist von der verantwortlichen Person bestätigt.

Eine Woche danach: den Kreis schließen

• Verschicken Sie die vollständige Dokumentation: Begründung, geprüfte Optionen, was verworfen wurde und warum, mit Fotos und Notizen im Anhang.
• Prüfen Sie, ob jeder erste Schritt begonnen hat. Wenn nicht, finden Sie jetzt heraus, warum – nicht erst im nächsten Lenkungskreis.
• Sagen Sie den Teilnehmenden, was aus ihren Ideen geworden ist. Dieser Schritt entscheidet, ob sie beim nächsten Mal ihre besten Gedanken mitbringen, wie Warum Ihr Workshop mit Fotos von Haftnotizen endete erklärt.

Beispiel: das Team für studentische Services einer Universität

Illustratives Beispiel. Das Team für studentische Services an einer australischen Universität plante eine halbtägige Sitzung, um zu entscheiden, wie die Anlaufstelle für Anfragen neu gestaltet werden soll. Die Moderatorin arbeitete mit dieser Checkliste. Eine Woche vorher zeigte der Test mit zwei Kolleginnen, dass die Frage zu breit war („Studierendenbetreuung verbessern“); daraus wurde „Zwei Änderungen an der Anfragen-Theke auswählen, die wir vor dem neuen Semester testen können“. Am Tag davor merkte sie, dass der gebuchte Raum einen festen Konferenztisch hatte, und wich in einen Seminarraum aus. In der Stunde davor fiel beim Test die Videoverbindung für zwei Mitarbeitende eines anderen Campus aus, also richtete sie als Plan B eine telefonische Einwahl ein. Während der Sitzung zeigte der Halbzeit-Check, dass das Team zwanzig Minuten hinter dem Plan lag; sie strich die zweite Ideenrunde statt des Abschlusses. Das Entscheidungsprotokoll ging am nächsten Morgen raus. Eine Woche später hatten beide Tests begonnen.

Was Sie tun und lassen sollten

Tun

• Eine Stunde früher da sein.
• Entscheidung und Frage an die Wand hängen, bevor die Leute kommen.
• Zur Halbzeit entscheiden, was wegfällt.
• Das Entscheidungsprotokoll innerhalb von 24 Stunden verschicken.
• Den Teilnehmenden sagen, was aus ihren Ideen geworden ist.

Lassen

• Sich allein auf mündliche Anleitungen verlassen.
• Ausgerechnet den Abschlussblock kürzen.
• Mit der Mitteilung der Entscheidungen auf den vollständigen Bericht warten.
• Das vertrauliche Gespräch mit der entscheidungsverantwortlichen Person auslassen.

Häufige Fragen

Wie lange im Voraus sollte ich einen Workshop vorbereiten? Für alles, was eine Entscheidung braucht, mindestens eine Woche vorher. Der Großteil dieser Woche geht in Briefing, Fragestellung und Teilnehmerliste, nicht in die Agenda.

Was sollte eine Workshop-Moderation mitbringen? Haftnotizen in zwei Farben, dicke Marker, Klebepunkte, Klebeband, einen gut sichtbaren Timer, Ersatzausdrucke jeder Vorlage, ein Verlängerungskabel und Adapter. Bei Hybrid-Sitzungen ein zweites Gerät, um zu sehen, was die Remote-Teilnehmenden sehen.

Was sollte ich nach einem Workshop verschicken? Innerhalb eines Tages ein einseitiges Entscheidungsprotokoll. Innerhalb einer Woche die vollständige Dokumentation mit Begründung und verworfenen Optionen. Danach eine kurze Nachricht, was aus den Ideen der Leute geworden ist.

Wie es weitergeht

Hilfreiche Methoden-Leitfäden für Vor- und Nachbereitung: Stakeholder-Map (Stakeholderanalyse), RACI-Matrix (Verantwortlichkeitsmatrix), Stakeholder-Kommunikationsplan und Retrospektive (Team-Retro). Alle weiteren finden Sie bei den Methoden-Leitfäden.