Cómo convocan ministerios y reguladores a un sector en torno a un reto

Un ministerio o un regulador convoca bien a un sector cuando elige un problema que ninguna empresa ni organismo puede resolver por sí solo, usa su capacidad de convocatoria para sentar a la mesa a los actores adecuados, ofrece algo que solo la administración puede ofrecer (datos, flexibilidad normativa, un primer cliente, una norma futura clara) y se compromete de antemano a actuar sobre lo que funcione. Los organismos públicos tienen aquí una ventaja única: cuando llaman, la gente acude. Esa misma ventaja es el principal riesgo, porque un reto convocado que termina en discursos y sin cambios enseña a todo un sector a dejar de responder.

Este artículo trata específicamente del papel de convocante. Para el panorama general, consulta Innovación en ecosistema. Para un único evento de duración limitada organizado por varios socios, consulta El hackathon de ecosistema.

Lo que aporta la administración y nadie más puede aportar

Una empresa puede organizar un reto. También una asociación sectorial. Pero un organismo público dispone de palancas que los demás no tienen, y un reto convocado debería usar al menos una:

• Capacidad de convocatoria. Los competidores se sientan en la misma sala si se lo pide un ministerio.
• Datos. La administración suele tener la única visión completa de un sector: registros, licencias, inspecciones, flujos.
• Normas. Un regulador puede aclarar, ajustar o flexibilizar temporalmente una norma para que un nuevo enfoque pueda probarse con seguridad. El sandbox regulatorio es la forma más conocida; la Financial Conduct Authority del Reino Unido abrió uno en 2016, y el Banco Central de Arabia Saudí (SAMA) puso en marcha el suyo en 2018 para empresas fintech.
• Compras. La administración puede ser el primer cliente, y para una solución nueva eso puede importar más que un premio.
• Estándares. Anunciar lo que se exigirá en el futuro da al sector un motivo para invertir ya.

Si tu reto no usa ninguna de estas palancas, pregúntate si de verdad tiene que liderarlo un organismo público.

Cómo convocar a un sector, paso a paso

1. Elige un problema que sea del sector, no tuyo. Un buen reto convocado es aquel cuya causa está repartida entre muchos actores: el desperdicio de alimentos a lo largo de una cadena de suministro, los retrasos en un procedimiento de licencias, la falta de competencias en todo un sector. Construye un mapa de ecosistema del sector en torno a ese problema antes de anunciar nada. Si la causa principal es el procedimiento de tu propio organismo, arréglalo primero internamente.

2. Habla con el sector antes de diseñar el reto. Entrevista a una muestra variada de actores: grandes empresas, pequeñas empresas, startups, asociaciones de usuarios, otros organismos. Pregunta dónde está realmente el problema y qué les impide resolverlo. Un mapa de partes interesadas muestra quién tiene influencia y a quién afecta; asegúrate de escuchar a los actores pequeños, no solo a los más grandes.

3. Formula un único reto con un resultado medible. Usa un árbol de problemas para acordar la causa y escribe después una sola pregunta ¿Cómo podríamos? y un resultado que el sector reconozca: «reducir a la mitad el tiempo entre la solicitud y la licencia para un pequeño negocio de alimentación». Un reto por edición. Un ministerio que lanza cinco retos a la vez no suele sacar adelante ninguno.

4. Decide qué pondrá la administración sobre la mesa. Sé explícito: qué conjuntos de datos abrirás y cómo; qué normas pueden probarse de forma controlada y con qué salvaguardas; si hay un compromiso de compra para las soluciones que funcionen; qué norma o política podría venir después. Esa es la oferta que hace que el sector se tome el reto en serio.

5. Fija unas reglas de participación justas y transparentes. Publica quién puede participar, cómo se evaluarán las soluciones, qué apoyo recibirán los participantes, qué pasará con su propiedad intelectual y sus datos y cómo se gestionan los conflictos de intereses. En un sector regulado, los participantes necesitan saber que su participación no se usará en su contra en la supervisión.

6. Organízalo por fases. Un esquema habitual: convocatoria abierta, preselección, un periodo de desarrollo o de pruebas con datos reales o en un entorno controlado y una decisión. Usa una hoja de ruta para mostrar públicamente las fases y las fechas, y cúmplelas.

7. Prueba en el entorno real, con salvaguardas. El sentido de un reto convocado es aprender qué funciona en la práctica. Ofrece a las soluciones preseleccionadas una prueba controlada: un grupo limitado de usuarios, un plazo definido, límites acordados y seguimiento. Acuerda de antemano qué motivaría detener una prueba antes de tiempo.

8. Comprométete a actuar sobre los resultados. Antes de abrir el reto, decide qué hará la administración si una solución funciona: comprarla, cambiar una norma, publicar una guía, fijar un estándar, financiar el escalado. Ponlo por escrito y dilo en público. Este único compromiso hace más por la participación que cualquier premio.

9. Rinde cuentas al sector. Publica lo aprendido, incluido lo que no funcionó y por qué. Un plan de comunicación con partes interesadas mantiene informados a los participantes y al resto del sector entre fases. Usa un árbol de KPI para conectar el resultado principal con lo que cada parte del sector puede influir.

10. Planifica la siguiente edición. Los retos sectoriales generan confianza con el tiempo. La segunda edición es más fácil de organizar, y atrae a participantes más sólidos, si la primera cambió algo de forma visible.

Qué hacer y qué evitar

Qué hacer

• Elegir un problema que el sector ya sienta, no uno que solo vea la administración.
• Poner sobre la mesa una palanca pública real: datos, normas, compras o estándares.
• Escuchar a los actores pequeños y a los usuarios, no solo a las grandes empresas.
• Publicar reglas, criterios y calendarios, y cumplirlos.
• Decidir de antemano qué se hará con una solución que funcione.
• Comunicar lo aprendido, incluidos los fracasos.

Qué evitar

• Arrancar con una ceremonia y una larga lista de retos.
• Dejar que las grandes empresas establecidas diseñen el reto en solitario. Puede que prefieran que el problema siga sin resolverse.
• Pedir a los participantes que compartan datos sensibles sin protecciones claras.
• Usar el reto como sustituto de arreglar tu propio procedimiento.
• Hacer una prueba sin límites acordados, sin seguimiento y sin regla de parada.
• Medir el éxito por las solicitudes recibidas. Mide lo que cambió en el sector.

Ejemplo ilustrativo

Ilustrativo. La autoridad nacional de seguridad alimentaria de un país europeo quería reducir el desperdicio de alimentos en la hostelería. Restaurantes, mayoristas y entidades benéficas decían lo mismo: el excedente podía donarse, pero la incertidumbre sobre la responsabilidad y sobre las normas de etiquetado de fechas lo impedía.

La autoridad empezó entrevistando a una combinación de cadenas de restauración, cafeterías independientes, dos mayoristas, bancos de alimentos y las administraciones locales encargadas de las inspecciones. Un mapa de ecosistema mostró que la barrera no era la logística, sino la confianza: nadie tenía claro qué permitían las normas.

El reto decía: «¿Cómo podríamos hacer que donar el excedente de comida en el mismo día sea sencillo y seguro para cualquier negocio de hostelería?». La autoridad puso tres cosas sobre la mesa: una aclaración por escrito de cómo se aplicaban las normas vigentes a la donación en el mismo día, un periodo de prueba controlado en dos ciudades con controles de seguridad acordados y el compromiso de publicar una guía oficial basada en lo que funcionara.

Llegaron catorce propuestas, desde apps que ponían en contacto a donantes con entidades benéficas hasta sencillos kits de etiquetado. Se probaron cinco durante tres meses. Dos funcionaron bien; una planteó dudas de seguridad y se detuvo antes de tiempo conforme a la regla acordada. La autoridad publicó una guía basada en la prueba y anunció una segunda edición sobre los excedentes de los supermercados.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un sandbox regulatorio? Un marco controlado en el que un regulador permite a las empresas probar productos o enfoques nuevos con usuarios reales, dentro de unos límites acordados y bajo una supervisión estrecha, a veces con normas concretas aclaradas o ajustadas para la prueba. Los reguladores financieros dieron a conocer la idea; desde entonces se ha extendido a otros sectores.

¿En qué se diferencia un reto sectorial de un hackathon? Un hackathon es un evento que dura un día o unos pocos días. Un reto sectorial es un programa que dura meses, con fases, pruebas en condiciones reales y un compromiso de la administración de actuar sobre los resultados. Un hackathon puede ser una fase dentro de un reto sectorial.

¿Quién debe participar en un reto de innovación liderado por la administración? Cualquiera que pueda contribuir a la solución y cualquiera que se vea afectado por ella: grandes y pequeñas empresas, startups, investigadores, asociaciones de usuarios y otros organismos públicos. Publica los requisitos de participación y asegúrate de que el proceso no favorezca solo a quienes tienen recursos para presentar ofertas.

Por dónde seguir

Empieza con un mapa de ecosistema y un mapa de partes interesadas del sector; después, acordad la causa con un árbol de problemas y desplegad las fases en una hoja de ruta. Para el panorama general, lee Innovación en ecosistema y, para el formato de evento, El hackathon de ecosistema.