Colaborar con universidades en innovación

Una colaboración con una universidad funciona cuando se elige el tipo adecuado para el problema, se planifica en torno al calendario académico, se acuerdan la propiedad intelectual y las condiciones sobre datos antes de empezar a trabajar y hay un responsable comprometido en cada lado. Las universidades son excelentes en profundidad, rigor y horizontes largos, y dan acceso a estudiantes con talento. Lo que se les da mal son tus plazos. La mayoría de las colaboraciones decepcionantes nacen de esperar una consultora y encontrarse con un grupo de investigación, o al revés.

Este artículo trata de la puesta en marcha práctica. Para el panorama general de organizaciones que resuelven problemas juntas, consulta Innovación en ecosistema.

Qué puede darte una universidad y qué no

Ten claro el intercambio antes de llamar a nadie.

A las universidades se les da bien:

• Las preguntas que exigen una investigación cuidadosa durante meses o años.
• Los métodos que no tienes en casa: análisis de datos avanzado, ensayos de laboratorio, evaluación rigurosa, investigación de campo.
• La evidencia independiente. Un hallazgo de un grupo de investigación respetado tiene peso ante reguladores y consejos de administración.
• Las personas nuevas. Los proyectos de estudiantes aportan energía y una mirada externa, y son una forma de conocer a futuras incorporaciones.

Las universidades no están hechas para:

• Plazos de entrega fijos medidos en semanas.
• El trabajo confidencial que nunca se puede publicar. Los académicos necesitan publicar, y a menudo así es como avanzan en su carrera.
• Los productos listos para producción. Un prototipo o un modelo validado es un resultado realista; un sistema que pueda gestionar tu equipo de operaciones, normalmente no.

La idea de que la universidad, la industria y la administración impulsan juntas la innovación tiene nombre en la literatura: la «triple hélice», desarrollada por Henry Etzkowitz y Loet Leydesdorff a mediados de los años noventa. Es un recordatorio útil de que cada parte aporta algo que a las demás les falta, no de que los papeles sean intercambiables.

Tipos de colaboración

Elige uno de forma deliberada. Cada uno tiene costes, plazos y condiciones distintos.

Empieza en pequeño. Un proyecto de estudiantes de un semestre o un encargo breve a un profesor sirven para comprobar si podéis trabajar juntos antes de comprometerte con un centro plurianual.

Cómo ponerla en marcha, paso a paso

1. Describe el problema, no la solución. Usa un árbol de problemas para llegar a la pregunta real y formúlala como una pregunta ¿Cómo podríamos?. «¿Cómo podríamos predecir qué clientes dejarán de pagar antes de que ocurra?» es una pregunta de investigación. «Hacednos una app de predicción» es un encargo a un proveedor.

2. Nombra a tu responsable interno. Alguien a quien le importe la respuesta, que se reúna con el equipo universitario con regularidad y que lleve el resultado a la organización. Sin esta persona, el informe final acaba en un cajón.

3. Busca a las personas adecuadas, no la marca adecuada. Busca al investigador o al departamento que ya trabaja en tu tipo de pregunta. Lee sus trabajos recientes. La mayoría de las universidades tienen una oficina de transferencia de tecnología (OTRI o similar), de colaboración en investigación o de relación con empresas que puede presentaros y gestionar el contrato.

4. Habla abiertamente de los intereses. Tú quieres una respuesta; el académico quiere una aportación publicable y quizá financiación para un doctorando; la universidad quiere un impacto que pueda comunicar. Un mapa de expectativas de las partes interesadas ayuda a que ambas partes digan lo que necesitan. Las colaboraciones se rompen cuando el interés de una parte está oculto.

5. Acordad de entrada la propiedad intelectual, los datos y las condiciones de publicación. De quién es lo que se cree; qué licencia obtienes; qué datos compartirás, en qué formato y con qué protección; cuánto tiempo puedes revisar un artículo antes de que se publique y por qué motivos puedes pedir cambios. Lo habitual es un plazo de revisión para proteger la información confidencial, no un veto a la publicación de resultados. Los detalles los deciden tus abogados y la oficina de la universidad.

6. Planifica en torno al calendario. Los semestres, los periodos de exámenes y las vacaciones de verano son fijos. El encargo de un proyecto de estudiantes suele tener que estar listo semanas antes de que empiece el semestre. Usa una hoja de ruta sencilla que muestre ambos calendarios uno junto al otro.

7. Fija un ritmo y unos roles. Una reunión breve cada dos a cuatro semanas, con un registro compartido de decisiones. Una matriz RACI aclara quién aporta los datos, quién aprueba los resultados, quién supervisa a los estudiantes y quién autoriza la publicación.

8. Da acceso, no solo un encargo. El mejor trabajo universitario sale de personas que han visto el contexto real. Organiza visitas y deja que los investigadores hagan entrevistas a partes interesadas con tu personal y tus usuarios.

9. Planifica qué pasará con el resultado. Decide antes de que termine el trabajo cómo se convierte un hallazgo en un cambio: quién lo recibe, qué decisión alimenta, qué presupuesto vendría después. Un modelo o un prototipo necesita un equipo interno preparado para asumirlo.

Qué hacer y qué evitar

Qué hacer

• Ajustar el tipo de colaboración a la pregunta.
• Empezar con un encargo pequeño y breve.
• Acordar las condiciones de publicación y de propiedad intelectual antes de empezar a trabajar.
• Dar a los investigadores acceso real a tu contexto.
• Nombrar por tu parte un responsable que lleve el resultado a la organización.
• Agradecer públicamente el trabajo de los estudiantes. A menudo no cobran por él y recuerdan quién lo valoró.

Qué evitar

• Tratar a un grupo de investigación como a un proveedor con plazos medidos en semanas.
• Exigir un secreto que impida publicar, salvo que de verdad lo necesites; acordad en su lugar qué se puede publicar.
• Firmar un gran convenio marco sin ningún proyecto dentro.
• Cambiar la pregunta a mitad de un proyecto de estudiantes.
• Dejar el acceso a los datos para después de firmar el contrato. Suele ser lo que más tarda.
• Medir la colaboración por el número de convenios firmados. Mide las decisiones que ha cambiado.

Ejemplo ilustrativo

Ilustrativo. Una empresa regional de abastecimiento de agua en Australia perdía agua por fugas que no conseguía localizar con rapidez. El director de operaciones era el responsable del problema y quería saber si los datos de presión y caudal que la empresa ya recogía podían señalar las fugas antes.

La empresa empezó con un proyecto de un semestre con la facultad de ingeniería de una universidad. Un equipo de estudiantes de último curso, supervisado por un investigador en sistemas hidráulicos, recibió dos años de datos anonimizados de sensores y visitó dos estaciones de bombeo. El acuerdo era breve: la empresa conservaba el derecho a usar todo lo que se produjera, los estudiantes y el investigador podían publicar tras un periodo de revisión y ningún dato de clientes salía de la empresa.

Los estudiantes elaboraron un modelo sencillo que detectaba patrones de presión anómalos. No estaba listo para operaciones, pero era lo bastante prometedor como para que la empresa financiara un proyecto de investigación patrocinada de un año con el mismo investigador y un doctorando, con una prueba de campo en un distrito. El equipo de operaciones designó desde el principio a un ingeniero para trabajar con los investigadores, de modo que, cuando el modelo demostró su utilidad, las personas que iban a gestionarlo habían ayudado a construirlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en poner en marcha una colaboración con una universidad? Un proyecto de estudiantes puede organizarse en unas semanas si se cumple el plazo del semestre. Un contrato de investigación patrocinada suele llevar unos meses, sobre todo por el contrato, la propiedad intelectual y las condiciones sobre datos. Empieza pronto con el papeleo y en paralelo a la definición de la pregunta.

¿De quién es la propiedad intelectual cuando una empresa trabaja con una universidad? Depende del acuerdo y de la normativa propia de la universidad. Es habitual que la universidad sea titular de lo que crean sus investigadores y conceda una licencia al socio, o que el socio sea titular de los resultados que financia íntegramente. Acordadlo por escrito antes de empezar a trabajar; las condiciones las fijan tu equipo jurídico y la oficina de la universidad.

¿Pueden las universidades mantener nuestros datos en confidencialidad? Sí, si el acuerdo lo establece y los datos se tratan con las protecciones pactadas. Lo que las universidades no suelen aceptar es la prohibición de publicar los hallazgos. La solución habitual es publicar los métodos y los resultados generales protegiendo los datos confidenciales y los detalles concretos.

Por dónde seguir

Usa un árbol de problemas para encontrar la pregunta real, un mapa de expectativas de las partes interesadas para poner sobre la mesa los intereses de ambas partes y una matriz RACI para acordar los roles. Para el panorama general, lee Innovación en ecosistema; para socios más rápidos y con productos listos, consulta Trabajar con startups sin hacerles perder el tiempo ni perderlo tú.