Como priorizar ideias: cinco métodos comparados

Para priorizar ideias bem, combine o que significa "bom" antes que alguém olhe a lista, escolha um método compatível com a quantidade de evidência que vocês têm e termine com uma lista curta de ideias que vão testar, não com uma vencedora que vão construir. A matriz de impacto e esforço serve para um primeiro corte rápido, a matriz de decisão ponderada para decisões que vocês precisam defender, e a votação por pontos só depois de uma leitura silenciosa e com uma pergunta clara. A maior parte da má priorização não vem da ferramenta errada. Vem da ferramenta certa usada antes de o grupo saber para que está escolhendo.

Antes de priorizar: resolva três coisas

Qual é a decisão? "Quais ideias são as melhores?" não é uma decisão. "Quais três ideias vamos testar nas próximas seis semanas, com duas pessoas e sem orçamento novo?" é. A restrição molda a resposta.

Quem decide? Se o diretor vai passar por cima da sala de qualquer jeito, convide o diretor. Uma sala que não é dona da decisão produz uma lista sobre a qual ninguém age.

O que conta como evidência? Opinião (serve para um primeiro corte), o que vocês ouviram dos usuários ou dados. Sejam honestos sobre qual é o caso. Uma matriz cheia de números confiantes que na verdade são palpites é pior que uma votação honesta.

Cinco formas de priorizar ideias, comparadas

1. Matriz de impacto e esforço

Dois eixos: quanta diferença a ideia faria e quão difícil é executá-la. É a ferramenta mais comum porque todo mundo a entende em segundos.

Use-a para limpar a mesa, não para tomar a decisão final. Antes de posicionar qualquer coisa, defina impacto numa frase ("menos solicitações devolvidas incompletas") e esforço em outra ("semanas de trabalho da nossa equipe, incluindo aprovações"). Posicione as ideias umas em relação às outras. Trate o canto das "grandes apostas" como coisas a testar, não a construir.

2. Votação por pontos

Cada pessoa recebe um número fixo de pontos e os coloca nas ideias que prefere. Mostra rapidamente onde está o interesse do grupo. Também mente com facilidade: as pessoas votam no que entenderam mais rápido, no que a pessoa mais sênior pareceu gostar e nas ideias perto do alto da parede.

Torne-a honesta com quatro regras. Leiam todas as ideias em silêncio primeiro. Votem ao mesmo tempo, não um de cada vez. Deem a cada pessoa mais ou menos um terço de pontos em relação ao número de ideias, com teto de cinco ou seis. E digam qual é a pergunta da votação ("Qual ideia mais reduziria as visitas repetidas?"), não "de qual você gosta?". Aprofundamos isso em por que a votação por pontos mente para você.

3. Matriz de decisão ponderada

Liste de três a cinco critérios, dê um peso a cada um, pontue cada ideia em cada critério, multiplique e some. Engenheiros vão reconhecer a família de ferramentas que inclui a matriz de seleção de conceitos de Stuart Pugh. É o método a usar quando você precisa explicar a escolha a alguém que não estava na sala.

O ponto fraco é que os pesos decidem o resultado. Combinem e travem critérios e pesos antes de pontuar qualquer coisa. Pontuem um critério de cada vez em todas as ideias, para comparar o que é comparável. Depois perguntem: "Isso parece errado para alguém, e por quê?" Um resultado surpreendente é um insight ou um critério que faltou.

4. Matriz Now, How, Wow

Uma grade com duas perguntas: a ideia é original, e é viável hoje? Ideias "Now" são conhecidas e executáveis. Ideias "How" são originais, mas ainda não viáveis. Ideias "Wow" são originais e viáveis. O valor está em proteger as ideias incomuns de serem mortas por um eixo de esforço logo na primeira rodada.

Use-a logo depois da geração de ideias. Levem adiante as ideias "Wow", estacionem as "How" com uma nota do que as tornaria viáveis e entreguem rápido uma ou duas ideias "Now", para que a equipe mostre resultados enquanto o trabalho maior é testado.

5. Pontuação RICE

Desenvolvida por Sean McBride quando era gerente de produto na Intercom, a RICE pontua cada ideia como Alcance (Reach) × Impacto × Confiança ÷ Esforço. O fator de confiança é sua melhor característica: obriga a equipe a admitir o quanto tem certeza.

A RICE serve para equipes com um backlog em andamento e dados aproximados sobre quantas pessoas uma mudança atingiria. Para ideias em estágio inicial, alcance e impacto são quase sempre palpites: mantenha a confiança baixa e visível, e não deixe uma pontuação com casas decimais encerrar a conversa.

Como conduzir uma sessão de priorização em 90 minutos

1. Reafirme a decisão (5 minutos). Escreva-a no alto da parede: o que vocês estão escolhendo, para quê e dentro de quais limites.
2. Limpe a lista (15 minutos). Junte as duplicadas, reescreva as ideias vagas como uma única frase que começa com um verbo e descarte tudo o que for um problema, e não uma ideia. Trinta ideias claras valem mais que oitenta confusas.
3. Primeiro corte (20 minutos). Use impacto e esforço ou Now, How, Wow para reduzir a lista a oito ou menos. Combinem em voz alta as definições dos eixos antes de posicionar qualquer coisa.
4. Combine critérios e pesos (15 minutos). Para a lista curta, escolham de três a cinco critérios ligados ao objetivo: valor para as pessoas atendidas, alinhamento com a estratégia, viabilidade, rapidez para aprender. Deem os pesos e travem.
5. Pontue em silêncio e depois compare (20 minutos). Cada pessoa pontua sozinha; depois revelem e discutam só as notas em que as pessoas divergem mais de dois pontos. Essas lacunas são onde mora o desacordo de verdade.
6. Nomeie a premissa mais arriscada de cada ideia do topo (10 minutos). Para as duas ou três primeiras, perguntem o que precisa ser verdade para a ideia funcionar e qual dessas crenças tem menos evidência. É isso que vocês testam primeiro. Um mapa de premissas faz isso numa folha.
7. Feche com donos e datas (5 minutos). Cada ideia escolhida ganha um dono, um teste e uma data de revisão. As ideias que ficaram de fora vão para uma lista de espera visível, com o motivo escrito ao lado.

Exemplo ilustrativo

Ilustrativo. Uma rede regional de bibliotecas públicas na Holanda fez uma sessão de ideias sobre por que os jovens adultos deixam de frequentar as unidades depois da escola. Saíram 64 ideias. A líder da equipe tinha seis semanas, duas pessoas e nenhum orçamento novo.

Eles escreveram a decisão na parede: "três ideias para testar com visitantes reais antes do verão, sem gastar mais que o caixa pequeno." Juntar as duplicadas levou a lista a 31. A matriz Now, How, Wow colocou um clube de estudos noturno, uma estante de troca de livros e um teste de horário estendido em "Now", e uma parceria com uma escola de música local em "Wow". Uma matriz ponderada com quatro critérios (valor para os jovens adultos, custo, rapidez para aprender, carga sobre a equipe) colocou no topo o clube de estudos, a parceria com a escola de música e um balcão de boas-vindas redesenhado.

Para a parceria com a escola de música, a premissa mais arriscada era se a escola cederia salas à noite. Um telefonema virou o primeiro teste. A ideia popular do horário estendido foi para a lista de espera com a nota "precisa de conversa com o sindicato e a segurança; retomar no outono".

O que fazer e o que evitar

Faça

• Escreva a decisão e seus limites antes de mostrar qualquer ideia.
• Defina cada eixo ou critério numa frase com que todos concordem.
• Faça as pessoas julgarem em silêncio e revelarem juntas.
• Trate o topo da lista como coisas a testar, não a construir.
• Registre por que as ideias ficaram de fora, para que possam voltar.

Evite

• Deixar a pessoa mais sênior falar primeiro sobre qualquer ideia.
• Acrescentar ou mudar critérios depois de ver as notas.
• Priorizar 80 ideias brutas de uma vez; corte primeiro.
• Usar uma nota precisa para esconder que cada dado de entrada era um palpite.
• Misturar problemas, ideias e soluções na mesma parede.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor método para priorizar ideias? Não existe um único melhor. Para um primeiro corte rápido, use a matriz de impacto e esforço ou a Now, How, Wow. Para uma escolha final que precisa ser justificada, use a matriz de decisão ponderada. Use a votação por pontos para ler a sala, nunca como única base de uma decisão.

Quantas ideias devemos escolher? Normalmente duas ou três para testar ao mesmo tempo com uma equipe pequena. Mais que isso e nenhuma recebe a devida atenção. Escolha pelo número de testes que vocês conseguem conduzir e revisar em paralelo, não por quantas ideias parecem boas.

MoSCoW é uma boa forma de priorizar ideias? O MoSCoW (must, should, could, won't), associado a Dai Clegg e ao método ágil DSDM, foi feito para delimitar requisitos dentro de um projeto já acordado. É útil quando vocês já sabem o que estão construindo e menos útil para escolher entre ideias novas.

Para onde ir agora

Comece pela matriz de impacto e esforço para o primeiro corte e pela matriz de decisão ponderada para a escolha final. Se sua lista está cheia de ideias ousadas, experimente a matriz Now, How, Wow e, se for votar, leia antes o guia de votação por pontos. Com a lista curta em mãos, veja como testar uma ideia antes de construí-la ou volte a qual ferramenta de inovação usar para o mapa completo de métodos.