Innover sans budget : ce que vous pouvez lancer dès dimanche

Vous pouvez innover sans budget, car ce qui coûte cher dans l'innovation, c'est de construire, et vous ne devriez pas encore construire. Ce qui ne coûte rien, c'est tout ce qui précède : choisir un problème, parler aux personnes qui le vivent, essayer une solution à la main et mesurer si elle a aidé. Faites-le bien et la discussion budgétaire devient facile, parce que vous arrivez avec des preuves au lieu d'une demande.

Ce guide suppose que vous avez une équipe, quelques heures par semaine et aucun argent à dépenser. Il est écrit pour le premier jour de votre semaine de travail, que ce soit un dimanche à Riyad ou un lundi à Londres. Si vous doutez encore que l'équipe soit prête, lisez d'abord 7 signes que votre équipe est prête à innover.

Pourquoi l'absence de budget est souvent un avantage

L'argent, au début, achète souvent les mauvaises choses : une appli avant que quiconque sache ce qu'elle doit faire, un rapport de cabinet de conseil, un lancement avec logo. Une équipe sans budget est obligée d'apprendre à moindre coût, ce qui correspond de toute façon à ce que devraient être les premières étapes de tout projet. Les auteurs de Jugaad Innovation (Radjou, Prabhu et Ahuja) ont défendu une idée proche à propos de l'invention frugale sous contrainte. Inutile d'idéaliser la pénurie ; il suffit de constater que la plupart des premières questions trouvent leur réponse avec des conversations, du papier et un tableur.

La vraie contrainte, c'est le temps. La première tâche consiste donc à en trouver.

Sept étapes à lancer cette semaine

1. Libérez du temps avant de le demander

Ne demandez pas du « temps pour l'innovation » en plus du travail actuel. Prenez-le ailleurs. Animez avec l'équipe, en 30 minutes, une liste des activités à arrêter : recensez les rapports, réunions et contrôles récurrents, puis demandez pour chacun « qui s'en apercevrait si on arrêtait ? ». La plupart des équipes trouvent deux ou trois heures hebdomadaires de travail que personne ne lit. Ce temps, c'est votre budget.

2. Choisissez un problème à votre portée

Choisissez un problème qui relève du contrôle de l'équipe ou presque, dont les gens se plaignent déjà, et que vous pouvez observer cette semaine. « Améliorer l'expérience client » n'est pas un problème. « Les nouveaux fournisseurs attendent trop longtemps leur premier paiement » en est un. Écrivez-le en une phrase, sur un mur ou une page partagée. Un problème, pas un backlog.

3. Demandez pourquoi jusqu'à trouver ce que vous pouvez changer

Appliquez les 5 pourquoi au problème, dans une salle avec ceux qui font le travail. La méthode, associée au système de production de Toyota, prend vingt minutes et ne demande rien d'autre que les bonnes personnes autour de la table. Arrêtez-vous lorsque vous atteignez une cause sur laquelle l'équipe peut agir. Si chaque chaîne aboutit à « parce que le système est comme ça », notez qui est propriétaire du système : cette personne sera votre premier interlocuteur.

4. Parlez à cinq personnes qui vivent le problème

Avant que quiconque propose une solution, menez cinq courts entretiens avec les parties prenantes : quinze minutes chacun, en personne ou au téléphone, avec les personnes qui vivent le problème. Interrogez-les sur la dernière fois où il s'est produit, pas sur ce qu'elles aimeraient. Notez les formulations exactes. Cinq échanges coûtent un après-midi et renversent généralement au moins une conviction que l'équipe avait au départ.

5. Reformulez et générez des idées sur papier

Transformez ce que vous avez entendu en deux ou trois questions « Comment pourrions-nous ». Le format a été développé par Min Basadur chez Procter & Gamble, puis popularisé par IDEO. Donnez ensuite huit minutes à chacun pour esquisser des idées seul, en silence, avant toute discussion. Du papier et des stylos : voilà tout le matériel. Retenez l'idée la moins chère à essayer d'ici la semaine prochaine, pas la plus impressionnante.

6. Simulez à la main avant de construire quoi que ce soit

C'est là que les budgets sont d'ordinaire dépensés, et là que vous ne dépenserez rien. Choisissez le test honnête le moins coûteux :

• Un test concierge : rendez le nouveau service manuellement à une poignée de personnes. Si vous pensez que les fournisseurs veulent un point sur l'état de leur paiement, faites-le envoyer à la main à dix fournisseurs pendant deux semaines.
• Un prototype papier : esquissez le nouveau formulaire, le nouvel écran ou le nouveau courrier, et regardez trois personnes s'en servir.
• Une règle modifiée pour un petit groupe : appliquez le nouveau circuit de validation à un seul service, pendant un mois, avec l'accord de son responsable.

Décidez avant de commencer quel résultat vous ferait continuer et lequel vous ferait arrêter. Écrivez-le.

7. Transformez les preuves en demande de budget

Au bout de deux à quatre semaines, vous aurez ce qui manque à la plupart des demandes de financement : une preuve. Formalisez-la dans un argumentaire de valeur d'une page : le problème en une phrase, ce que vous avez essayé, ce qui a changé (temps gagné, appels évités, réclamations en baisse), ce qu'exigerait le passage à l'échelle, et ce que coûterait le fait de ne rien faire. Un décideur peut dire oui à cela en une réunion.

Un exemple illustratif

Illustratif. Le service des admissions d'une université de Melbourne n'a pas de budget d'innovation et fait face à un problème récurrent : les candidats envoient e-mail sur e-mail pour savoir si leurs documents sont bien arrivés.

Le premier jour de la semaine, la responsable du service anime une liste des activités à arrêter et supprime un rapport hebdomadaire que personne ne lit, ce qui libère trois heures. Les 5 pourquoi font apparaître la cause racine : le système n'envoie aucune confirmation lors du dépôt des documents, et le modifier exige du temps de la DSI que le service ne peut pas obtenir ce semestre. Cinq appels à des candidats révèlent un élément nouveau : les candidats ne s'inquiètent pas des documents, mais de la date limite, et ils ne font pas confiance au portail.

L'équipe se demande : « Comment pourrions-nous rassurer les candidats sur le fait qu'ils sont dans les temps, sans modifier le système ? » L'idée la moins chère : pendant trois semaines, un membre du personnel envoie un court e-mail personnel à chaque candidat dans la journée qui suit le dépôt. L'équipe convient à l'avance que si les relances de ce groupe baissent nettement, elle présentera une proposition à la DSI.

Les relances de ce groupe baissent. La responsable rédige un argumentaire de valeur d'une page comparant les heures de personnel consacrées aux confirmations manuelles à l'effort informatique d'une confirmation automatique. La confirmation automatisée est programmée pour le semestre suivant. Dépense totale : rien au-delà du temps déjà libéré.

Erreurs fréquentes

À faire

• Libérer d'abord du temps en arrêtant quelque chose ; le protéger dans l'agenda.
• S'en tenir à un seul problème jusqu'à avoir testé quelque chose dessus.
• Fixer la règle « continuer ou arrêter » avant le test, pas après.
• Consigner au fil de l'eau ce que vous avez fait et appris ; ce dossier est votre argument pour obtenir des moyens.

À éviter

• Passer vos premières semaines à rédiger une demande de financement. Passez-les à réunir des preuves.
• Développer un logiciel, même « juste un petit », avant qu'une version manuelle ait fonctionné.
• Mener un test à l'insu du responsable du processus. Demandez d'abord ; un petit essai convenu ensemble crée la confiance.
• Considérer un test raté comme une perte. Un « non » bon marché épargne l'argent que quelqu'un aurait dépensé dans la version coûteuse.

Questions fréquentes

Comment une équipe peut-elle innover sans argent ? En faisant ce qui ne coûte que du temps : choisir un problème précis, interroger les personnes qui le vivent, générer des idées sur papier et tester la plus prometteuse à la main pendant quelques semaines. L'argent n'est nécessaire que pour passer à l'échelle quelque chose qui a déjà fonctionné.

Quelles idées d'innovation à faible coût pour une petite équipe ? Arrêter une routine à faible valeur pour libérer du temps ; faire tourner une version manuelle d'un service avant de l'automatiser ; tester un nouveau formulaire ou un nouveau courrier sur papier avec trois utilisateurs ; expérimenter une règle modifiée avec un service pendant un mois. Chacune coûte des heures, pas du budget.

Comment obtenir un budget pour l'innovation une fois lancé ? Apportez des preuves, pas une vision. Un argumentaire d'une page montrant ce que vous avez testé, ce qui a changé et ce qu'exigerait le passage à l'échelle est bien plus facile à approuver qu'une demande de fonds d'innovation. Pour aller plus loin sur la façon de convaincre les dirigeants, voir comment obtenir le soutien de la direction pour une idée.

Pour aller plus loin

Les quatre guides de méthode qui portent l'essentiel de ce travail sont les 5 pourquoi, les questions « Comment pourrions-nous », le test concierge et l'argumentaire de valeur. Pour le premier mois complet, lisez par où commencer l'innovation dans votre équipe, et pour la question qui devrait précéder tout cela, la première question à se poser avant tout projet d'innovation.