Os 5 métodos que toda equipe deveria aprender primeiro

Aprenda primeiro cinco métodos: entrevistas para entender o problema, "Como poderíamos" para enquadrá-lo, brainwriting para gerar ideias, uma matriz de impacto e esforço para escolher e um protótipo em papel para testar. Juntos, eles cobrem um ciclo completo, do problema à evidência, não exigem software nem orçamento, e cada um pode ser aprendido fazendo uma vez. Todo o resto fica mais fácil quando esses cinco viram hábito.

A lista é curta de propósito. Equipes que começam com um pôster de quarenta ferramentas usam três delas mal. Equipes que praticam cinco em problemas reais desenvolvem critério, e é o critério que diz quando recorrer a outra coisa. Para um repertório mais amplo depois, veja As 10 ferramentas que toda equipe de inovação deveria conhecer.

1. Entrevistas com stakeholders

Converse com as pessoas que vivem o problema antes que alguém proponha uma solução.

A maioria das iniciativas que fracassam resolve um problema que a equipe imaginou. Trinta minutos com alguém que vive o problema substituem semanas de debate interno. A habilidade não está em perguntar, mas no que você pergunta: acontecimentos reais do passado ("Me conte da última vez em que você…"), e não opiniões ou hipóteses ("Você usaria…?"). As pessoas preveem mal o próprio comportamento futuro e relatam bem o que acabou de acontecer com elas.

O que fazer: entreviste em dupla, uma pessoa pergunta e a outra anota. Busque de cinco a oito conversas por problema. Anote citações, não interpretações, e só interprete quando tiver todas na parede. O guia de entrevistas com stakeholders traz modelos de perguntas e um modelo de anotação.

Em vez de: começar por uma pesquisa por questionário. Um questionário diz quantas pessoas concordam com aquilo que você já sabia perguntar. Entrevistas revelam o que você nem sabia que devia perguntar.

2. Perguntas Como poderíamos

Transforme o que você ouviu em uma pergunta que convida muitas respostas.

Entre a pesquisa e as ideias fica a etapa que as equipes pulam: decidir qual pergunta vocês estão respondendo. "Como poderíamos…" (how might we) é uma formulação que nasceu do trabalho de Min Basadur na Procter & Gamble nos anos 1970 e mais tarde foi amplamente difundida pela IDEO. Cada palavra tem uma função. "Como" pressupõe que dá para resolver. "Poderíamos" permite respostas que talvez não funcionem. O "nós" implícito torna a pergunta compartilhada.

O que fazer: escreva várias versões e teste a amplitude de cada uma. "Como poderíamos melhorar a experiência do cidadão?" é ampla demais; qualquer ideia cabe. "Como poderíamos adicionar um lembrete por SMS?" é estreita demais; já contém a resposta. Mire no meio: "Como poderíamos ajudar os requerentes a saber o que está faltando antes de enviar o pedido?" O guia Perguntas Como poderíamos mostra como ajustar uma pergunta para mais ou para menos.

Em vez de: pular direto das descobertas para "então a solução é…". A pergunta que você escolhe limita as ideias que você recebe.

3. Brainwriting

Gere ideias em silêncio, no papel, antes que alguém as discuta.

O brainstorming aberto em grupo tem uma fraqueza conhecida: as primeiras pessoas a falar ancoram a sala, e os demais seguram ideias que temem ver julgadas. Em ambientes hierárquicos, ninguém quer falar antes da pessoa mais sênior. O brainwriting resolve isso fazendo todos escreverem primeiro. A forma mais conhecida, o método 6-3-5, foi descrita por Bernd Rohrbach em 1968: seis pessoas escrevem, cada uma, três ideias em cinco minutos e depois passam a folha adiante para que os outros as desenvolvam.

O que fazer: você não precisa de exatamente seis pessoas. Dê uma folha a cada um, faça de três a cinco rodadas de cinco minutos e peça que cada pessoa desenvolva as ideias que já estão na folha que recebeu. Depois coloque tudo na parede e discuta. Um grupo de cinco chega facilmente a 50 ideias em 25 minutos. Veja o guia de brainwriting.

Em vez de: "Alguma ideia?" no meio de uma reunião. Você vai ouvir as mesmas três pessoas, e elas vão concordar entre si.

4. Matriz de impacto e esforço

Organize as ideias pelo que elas trariam e pelo que custariam, e então escolha algumas para testar.

Quando você tem 50 ideias, o risco passa a ser discutir todas elas. A matriz de impacto e esforço é o filtro útil mais simples: uma grade dois por dois em que cada ideia é posicionada pelo benefício esperado e pelo trabalho que exige. Ela força uma conversa sobre trade-offs em vez de preferências, e é rápida o bastante para caber em 20 minutos.

O que fazer: posicione as ideias umas em relação às outras, e não em uma escala absoluta. Combinem o que "impacto" significa para este problema antes de começar (menos ligações repetidas? aprovações mais rápidas?). Escolham duas ou três ideias, geralmente do quadrante de alto impacto e baixo esforço, e talvez uma ideia ousada que mereça um teste barato. Sejam honestos: os posicionamentos são julgamentos, não dados. O guia Matriz de impacto e esforço cobre as armadilhas mais comuns. Quando uma decisão pede mais rigor, o próximo degrau é uma matriz de decisão ponderada, comparada em Como priorizar ideias: cinco formas comparadas.

Em vez de: escolher a ideia de que a pessoa mais sênior gostou, ou a que teve a melhor apresentação.

5. Protótipo em papel

Torne a ideia real o bastante para provocar reações, em poucas horas, e coloque-a diante dos usuários.

Uma ideia em um slide atrai opiniões. Uma ideia no papel provoca comportamento: as pessoas tentam usá-la, e você observa onde elas travam. Um protótipo em papel pode ser uma tela desenhada, um rascunho de formulário, um folheto simulado ou um roteiro escrito para uma conversa no balcão. O baixo custo é justamente o ponto. Ninguém defende um esboço feito em uma hora, então a equipe consegue aprender de verdade com o teste.

O que fazer: construa só a parte que precisa testar. Defina duas ou três perguntas que você quer responder. Teste com uns cinco usuários, um de cada vez, e resista à vontade de explicar: se precisar explicar, essa é a descoberta. Anote o que as pessoas fazem, e não só o que dizem. O guia Protótipo em papel inclui um roteiro de teste simples. Para outros formatos baratos, leia O protótipo mais barato que você pode fazer esta semana.

Em vez de: construir um piloto primeiro. Um piloto baseado em uma ideia não testada é uma forma cara de descobrir um mal-entendido.

Por que estes cinco, e não outros

Estes cinco formam um ciclo completo: entender, enquadrar, gerar, escolher, testar. Uma equipe que consegue percorrer esse ciclo em qualquer problema tem o núcleo da prática de inovação. Muitas ferramentas populares são variações ou extensões de uma dessas etapas. Um mapa da jornada aprofunda a etapa de "entender"; um Business Model Canvas, da Strategyzer, é valioso quando você está desenhando um serviço ou uma oferta inteira, e não na primeira semana.

Vale acrescentar um hábito desde o início, embora seja uma prática e não um método: uma retrospectiva de 30 minutos no fim de cada ciclo. É assim que uma equipe fica melhor nos outros cinco.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Aprenda cada método usando-o em um problema real, e não em um exercício de treinamento.
• Use os cinco em sequência pelo menos uma vez, para que as pessoas vejam como se conectam.
• Faça rodízio de quem facilita, para que a habilidade não fique concentrada em uma só pessoa.
• Guarde os resultados: anotações das entrevistas, as perguntas, as folhas de ideias, as anotações dos testes.

Evite

• Ensinar os cinco em um único dia de treinamento e esperar que fiquem.
• Pular as entrevistas porque "já conhecemos nossos usuários".
• Tratar a matriz como um cálculo. Ela é uma conversa estruturada.
• Caprichar no acabamento de um protótipo antes de testá-lo.

Exemplo ilustrativo

Ilustrativo: uma organização fictícia, apenas para fins de explicação.

A equipe de operações financeiras de uma consultoria de engenharia de porte médio em Singapura quer reduzir o tempo necessário para aprovar notas de fornecedores. Uma líder de equipe aprende os cinco métodos aplicando-os a esse único problema ao longo de três semanas.

Ela e um colega entrevistam seis gerentes de projeto e dois fornecedores, e ouvem que a maioria dos atrasos vem de notas sem o número do pedido de compra. Eles escrevem: "Como poderíamos garantir que as notas cheguem completas logo na primeira vez?" Uma sessão de brainwriting com cinco pessoas gera 42 ideias em 25 minutos. Na matriz de impacto e esforço, três ideias ficam no quadrante de alto impacto e baixo esforço; a equipe escolhe duas. Eles simulam no papel um checklist de uma página para fornecedores e um modelo de e-mail revisado, e testam os dois com quatro fornecedores por videochamada. O checklist confunde dois deles; o modelo de e-mail funciona. A equipe implanta o modelo e guarda o checklist para revisão. Na retrospectiva, a integrante mais nova da equipe diz que o brainwriting foi a primeira vez em que ela apresentou uma ideia naquele grupo.

Perguntas frequentes

Quais são as ferramentas básicas de inovação? Um conjunto curto cobre a maior parte do trabalho: entrevistas para entender um problema, uma pergunta "Como poderíamos" para enquadrá-lo, brainwriting para gerar ideias, uma matriz de impacto e esforço para escolher e um protótipo em papel para testar. Aprenda esses antes de frameworks maiores.

Design thinking é a mesma coisa que esses métodos? Design thinking é uma abordagem mais ampla que usa métodos como estes em suas etapas. Você pode praticar os cinco sem adotar nenhuma metodologia com nome. Veja Design thinking, passo a passo para o processo completo.

Quanto tempo leva para aprender métodos de inovação? Cada um destes cinco pode ser usado com competência depois de uma tentativa real com um guia curto. O critério sobre quando usar cada um leva vários ciclos. Prática vale mais que treinamento.

Para onde ir agora

Comece pelos guias de entrevistas com stakeholders, Perguntas Como poderíamos, brainwriting e protótipo em papel. Para ver os cinco em sequência ao longo de um mês, leia Como começar a inovar na sua equipe: os primeiros 30 dias; para aplicá-los em uma única semana, leia A primeira semana de inovação da sua equipe.