Por que seu workshop terminou em fotos de post-its

Uma parede coberta de post-its parece o resultado de um bom workshop. Em geral, é a matéria-prima de um workshop que ainda não terminou. A crença de que "registramos tudo, depois a gente organiza" é o motivo pelo qual tantas sessões acabam num álbum de celular e num resumo que ninguém lê. A solução é fazer a organização do sentido e a decisão na sala, enquanto as pessoas que escreveram as notas ainda estão ali para explicá-las.

A crença, apresentada com justiça

O argumento a favor da foto é razoável. Workshops cansam. Síntese exige tempo e silêncio. Uma equipe pequena pode agrupar as notas com calma depois, escrever um relatório limpo e mandar para todo mundo. Correr para conclusões às 16h é arriscar um pensamento raso. Melhor registrar tudo e refletir.

Parte disso é verdade. A análise profunda de dados de pesquisa, por exemplo cem citações de entrevistas, precisa mesmo de tempo longe da sala. Mas a maioria dos workshops não produz dados de pesquisa. Produz opções e opiniões que precisam virar escolhas. E, para isso, o "depois" tem três problemas.

Por que o "depois a gente organiza" não funciona

O significado vai embora com as pessoas. Um post-it é um pensamento comprimido. "Info da fila!!" significa algo preciso para quem escreveu e quase nada para o analista que lê na quinta-feira. Quando a sala esvazia, a equipe de síntese passa a interpretar fragmentos, e essa interpretação escorrega para aquilo em que ela já acreditava.

Ninguém é dono do resultado. Na sala, havia doze pessoas. No follow-up, há um facilitador cansado. O relatório chega duas ou três semanas depois, quando a energia já se foi, as prioridades mudaram e as pessoas que estavam na sala já não reconhecem as próprias ideias nele.

Um resumo não é uma decisão. A maioria dos relatórios de workshop descreve o que foi discutido. Poucos dizem o que foi decidido, por quem e o que acontece na segunda-feira. Um relatório que diz "o grupo identificou cinco temas" deixa cada leitor livre para continuar como antes.

Há também um custo mais silencioso. Quando as pessoas veem suas contribuições sumirem numa fotografia, aprendem que workshops são teatro. Na próxima vez, trazem menos. Ao longo de um ano, é assim que se instala o padrão da "cultura de inovação que morre depois do evento de lançamento", como descrevemos em por que a cultura de inovação morre depois do evento de lançamento.

O que funciona no lugar

1. Decida para que serve a parede antes de enchê-la

Toda parede de notas deve ter uma função: encontrar padrões, escolher opções ou revelar riscos. Se você não consegue dizer qual, vai acabar com uma pilha. Escreva a função no topo da parede. O guia central, como fazer um workshop que termina em decisões, mostra como desenhar o dia inteiro de trás para a frente, a partir da decisão.

2. Dê sentido na sala, com os autores

Faça o diagrama de afinidade junto com o grupo, não depois. O método descende do método KJ de Jiro Kawakita, desenvolvido no Japão nos anos 1960, e seu valor vem das pessoas discutindo o que fica junto com o quê. Peça aos autores que leiam suas notas em voz alta enquanto as posicionam. Nomeie os grupos com uma frase completa que faça uma afirmação ("Os novos clientes não sabem quanto tempo vão esperar"), não com uma palavra-tema ("Espera").

3. Transforme os grupos em afirmações sobre as quais dá para agir

Um grupo ainda não é uma decisão. Converta os dois ou três mais fortes numa declaração de ponto de vista: quem é afetado, do que precisa e o insight que explica por quê. Se o grupo está escolhendo entre muitas respostas possíveis, uma árvore de oportunidades e soluções, estrutura popularizada pela coach de produto Teresa Torres, liga cada ideia de volta ao resultado a que ela serve, o que facilita descartar as ideias fracas.

4. Escolha e depois atribua

Organize o que sobrou numa matriz de impacto e esforço ou com base em critérios combinados antes. Depois atribua. Cada item escolhido ganha um dono, um primeiro passo e uma data. Se a responsabilidade atravessa equipes, uma matriz RACI de cinco minutos evita o vácuo do "achei que estava com você".

5. Fotografe o registro de decisão, não a parede

Se for tirar uma foto, tire da tabela que lista decisões, donos e datas. Envie essa tabela em até 24 horas. O registro organizado de todas as notas pode vir depois, mas é um arquivo, não o resultado. O checklist do facilitador cobre o que enviar e quando.

6. Feche o ciclo com quem contribuiu

Uma semana depois, conte à sala o que aconteceu com as ideias, inclusive as que foram descartadas e por quê. Uma matriz de captura de feedback curta no fim da sessão (o que funcionou, o que mudar, perguntas, ideias novas) também dá material para melhorar o próximo workshop.

Exemplo ilustrativo: a equipe de habitação de uma prefeitura

Ilustrativo. A equipe de habitação de uma prefeitura no Canadá fez um workshop sobre reclamações de reparos. Às 15h havia cerca de duzentas notas espalhadas por quatro paredes. O plano da facilitadora era fotografar tudo e produzir um relatório de síntese na semana seguinte.

Em vez disso, faltando noventa minutos, ela mudou o plano. O grupo passou quarenta minutos agrupando junto, com cada pessoa lendo suas notas em voz alta. Os grupos foram nomeados como afirmações: "Os inquilinos registram o mesmo reparo várias vezes porque não recebem confirmação." Três grupos viraram declarações de ponto de vista. A equipe pontuou as respostas rapidamente por impacto e esforço e escolheu duas: um SMS automático de confirmação e um único contato nomeado para reparos repetidos. Cada uma ganhou dono e data. A foto que foi para o diretor naquela noite era de uma tabela com duas linhas. O conjunto completo de notas foi digitado depois, como um anexo que algumas pessoas de fato abriram.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Escreva a função da parede no topo antes que alguém cole uma nota.
• Agrupe com os autores na sala.
• Nomeie os grupos como afirmações, não como temas.
• Saia da sala com donos e datas.
• Envie a tabela de decisões em até um dia; o arquivo pode esperar.

Evite

• Planejar "sintetizar depois" quando o objetivo é escolher.
• Deixar uma pessoa sozinha agrupar enquanto o grupo faz intervalo.
• Enviar um relatório que lista temas, mas nenhuma decisão.
• Esquecer de contar a quem contribuiu o que aconteceu com as suas ideias.

Para mais formas de boas ideias se perderem pelo caminho, veja 7 erros de workshop que matam boas ideias.

Perguntas frequentes

Como sintetizar rapidamente os resultados de um workshop? Faça isso na sala. Agrupem juntos, com os autores explicando suas notas, nomeiem cada grupo como uma afirmação, convertam os principais em definições do problema e escolham as respostas com base em critérios combinados. De quarenta a sessenta minutos costumam bastar para um grupo de dez pessoas.

O que um relatório de workshop deve incluir? Comece pelas decisões: o que foi escolhido, quem é o dono, o primeiro passo e a data. Depois, o que foi considerado e descartado, e por quê. Coloque as notas brutas num anexo.

Em algum caso faz sentido analisar os post-its depois do workshop? Sim, quando as notas são dados de pesquisa, como observações ou citações de entrevistas, que exigem uma codificação cuidadosa. Mesmo assim, combine na sala a que pergunta a análise vai responder e quando o grupo vai se reunir de novo para decidir.

Para onde ir agora

Os métodos que transformam uma parede numa decisão são o diagrama de afinidade, a declaração de ponto de vista, a árvore de oportunidades e soluções e a matriz de impacto e esforço. Veja os demais nos guias de métodos.