7 erros de workshop que matam boas ideias

Boas ideias raramente morrem porque ninguém as teve. Elas morrem no próprio workshop: atropeladas nos primeiros dez minutos, derrotadas na votação por serem pouco familiares, diluídas em algo seguro durante o agrupamento ou estacionadas para nunca mais serem vistas. Aqui estão os sete erros que causam a maior parte do estrago e o que fazer no lugar.

Este texto trata de proteger ideias. Se o seu problema é que os workshops terminam sem ninguém decidir nada, comece pelo guia central, como fazer um workshop que termina em decisões.

1. Deixar a pessoa mais sênior falar primeiro.

Quando a diretora abre com "o que eu gostaria mesmo de ver é…", as ideias da sala passam a orbitar essa resposta. Os psicólogos Amos Tversky e Daniel Kahneman chamaram essa atração exercida por um primeiro número ou uma primeira sugestão de "ancoragem", e num workshop a voz mais sênior é a âncora mais forte que existe. As pessoas não concordam conscientemente; apenas deixam de procurar longe dela.

No lugar disso: peça à pessoa sênior, antes do dia, que guarde a própria opinião até o grupo escrever a sua. Abra com trabalho individual em silêncio. Se a liderança precisar enquadrar a sessão, que descreva o problema e as restrições, nunca uma resposta preferida. Os argumentos completos estão em primeiro em silêncio: por que as melhores ideias vêm antes da discussão.

2. Julgar as ideias enquanto ainda estão sendo geradas.

"Isso não vai funcionar por causa do setor de compras" parece útil. É o jeito mais rápido de encolher uma sala. Alex Osborn, que popularizou o brainstorming nos anos 1950, fez do adiamento do julgamento uma de suas regras centrais por esse motivo, e ela ainda é a regra mais desrespeitada. Uma crítica logo no início ensina a todos que só ideias seguras são bem-vindas.

No lugar disso: separe no tempo as etapas de gerar e de julgar, e diga isso em voz alta. Use o brainwriting, em que as pessoas constroem sobre as ideias umas das outras no papel antes de qualquer discussão (a versão 6-3-5 foi descrita por Bernd Rohrbach em 1968). Dê aos críticos um lugar para registrar suas preocupações, uma coluna de "riscos" à qual o grupo volta mais tarde, para que não precisem dizê-las agora.

3. Fazer uma pergunta grande demais, ou pequena demais.

"Como podemos transformar a experiência do cliente?" rende slogans. "Como podemos tirar um campo do formulário?" rende uma única resposta. As duas matam boas ideias: a primeira porque nada concreto sai dela, a segunda porque as opções interessantes ficam fora do quadro.

No lugar disso: escreva a pergunta na altitude certa. Uma boa pergunta como poderíamos diz para quem é, o que essas pessoas estão tentando fazer e a tensão que torna isso difícil, deixando a solução em aberto. Teste antes do dia: se três colegas conseguem escrever cinco ideias diferentes cada um em cinco minutos, está mais ou menos certa. Nossa lista de perguntas "como poderíamos" boas e ruins mostra a diferença na prática.

4. Aquecer a sala com o tipo errado de energia.

Uma dinâmica de aquecimento que não tem nada a ver com o problema desperta as pessoas e depois as devolve ao pensamento de sempre. O grupo fica mais animado, mas não mais ousado. As ideias que vêm depois são as mesmas com que as pessoas chegaram.

No lugar disso: aqueça com o próprio problema. A pior ideia possível é uma boa abertura: peça as soluções mais terríveis para o desafio real e depois inverta-as. Isso faz as pessoas rirem, reduz o custo de dizer algo estranho e muitas vezes traz à tona a restrição real que ninguém tinha nomeado. A inspiração por analogia ("como uma companhia aérea lidaria com isso?") faz o mesmo trabalho com menos bobagem.

5. Agrupar as ideias até as arestas desaparecerem.

Agrupar é útil. Também achata. Quando doze notas viram um único título chamado "Comunicação melhor", aquela nota que dizia "mandar SMS para as pessoas com a posição na fila a cada dez minutos" some dentro da categoria. O rótulo do grupo é sempre mais seguro do que a ideia mais ousada dentro dele.

No lugar disso: ao fazer o diagrama de afinidade, nomeie cada grupo com uma frase completa, não com uma palavra, e destaque a ideia mais específica ou surpreendente de cada grupo, mantendo-a visível. Pergunte "qual ideia aqui nos envergonharia se a perdêssemos?" antes de seguir em frente. Se duas ideias parciais ficam mais fortes juntas, combine-as de propósito com concept blending, e não por acidente no agrupamento.

6. Escolher por popularidade.

Uma votação rápida parece democrática. Na prática, ela premia ideias fáceis de entender em quatro segundos, o que geralmente significa ideias que as pessoas já viram antes. A ideia incomum, aquela que precisa de uma frase de explicação, perde sempre. Os votos também se concentram nas notas que já têm pontos, então quem vota primeiro molda o resultado. Tratamos disso em detalhe em por que a votação por pontos mente para você.

No lugar disso: organize antes de votar. Uma matriz Now, How, Wow posiciona as ideias por originalidade e viabilidade, para que o grupo veja quais ideias são novas e também executáveis, e possa proteger uma ou duas ideias "wow" para teste mesmo que elas não ganhassem uma votação. Se for votar, vote com base em critérios combinados, em particular e todos ao mesmo tempo.

7. Tratar o estacionamento como uma decisão.

"Ótima ideia, vamos estacionar" muitas vezes é um jeito educado de matar algo. A folha do estacionamento vai para casa na bolsa de alguém, ou numa foto, e ninguém é dono dela. As ideias que estão ali costumam ser as que desafiam o briefing, que são exatamente as que merecem um segundo olhar.

No lugar disso: antes de a sessão terminar, passe pelo estacionamento item por item e dê um destino a cada um: responder agora, transformar numa ação com dono, incluir na pauta do próximo workshop ou descartar de propósito. Para ideias ambiciosas que o grupo ainda não está pronto para apoiar, faça outra pergunta: "No que precisaríamos acreditar para isso funcionar?" O mapa de premissas transforma isso numa lista curta de coisas que dá para testar de forma barata, para que a ideia ganhe evidências em vez de um veredito.

Exemplo ilustrativo: uma organização internacional de ajuda humanitária

Ilustrativo. A equipe de relacionamento com doadores de uma organização internacional de ajuda humanitária fez um workshop de meio dia sobre doadores mensais que estavam deixando de contribuir. A diretora abriu dizendo que achava que um vídeo de agradecimento ajudaria. Na hora seguinte, a maioria das ideias foi variação de vídeo.

Na segunda sessão, um mês depois, o facilitador mudou três coisas. A diretora descreveu o problema e os dados, mas guardou a própria ideia. O grupo começou com cinco minutos de piores ideias possíveis ("cobrar mais das pessoas quanto mais tempo elas ficarem") e depois escreveu em silêncio. Durante o agrupamento, o facilitador manteve a nota mais ousada de cada grupo numa faixa separada. Uma delas, escrita por um integrante júnior da equipe, sugeria deixar os doadores pausarem em vez de cancelarem. Ela teria se perdido sob o título "Doação flexível". Teve pouca adesão numa votação de mãos levantadas, mas caiu no canto "wow" da matriz Now, How, Wow, então o grupo concordou em testá-la junto com o vídeo. O estacionamento foi esvaziado antes de as pessoas saírem: dois itens ganharam dono e um foi descartado de propósito.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Combine com as pessoas seniores, antes do dia, quando elas devem falar.
• Gere ideias sozinho e em silêncio antes de discutir.
• Aqueça com o problema real.
• Mantenha visível a ideia mais ousada de cada grupo.
• Dê um destino a cada item do estacionamento antes de as pessoas saírem.

Evite

• Permitir o "sim, mas" durante a geração.
• Nomear grupos com uma única palavra.
• Tratar uma votação rápida de mãos levantadas como a escolha final.
• Encerrar uma sessão com um estacionamento sem dono.

Perguntas frequentes

Como evitar que uma pessoa domine um workshop? Mude a estrutura, não a pessoa. Escrita em silêncio, rodadas em que cada um compartilha na sua vez e votação por escrito dão a todos o mesmo tempo de fala sem expor ninguém. Se continuar, converse com a pessoa em particular no intervalo.

Quantas ideias um workshop deve produzir? Não existe número certo, e contar ideias incentiva as pessoas a escrever ideias rasas. Busque variedade suficiente para que o grupo veja pelo menos algumas opções com as quais não chegou e mantenha viva pelo menos uma ideia incomum para testar.

Qual é a melhor forma de manter ideias ousadas vivas depois do workshop? Dê a elas um teste barato, não uma votação. Uma ideia ousada com dono e um experimento de duas semanas sobrevive. Uma ideia ousada com uma contagem de pontos, não.

Para onde ir agora

Os guias de métodos que mais protegem as ideias são brainwriting, pior ideia possível, matriz Now, How, Wow e mapa de premissas. Para o que acontece depois que a parede está cheia, leia por que seu workshop terminou em fotos de post-its.