A primeira pergunta a fazer antes de qualquer projeto de inovação

Antes de qualquer projeto de inovação, pergunte: "Se isto der certo, que decisão vai mudar, e quem vai tomá-la?" Se ninguém consegue nomear a decisão e a pessoa, o projeto não tem onde aterrissar, e um bom trabalho vai terminar como relatório. Se conseguem, você sabe quem envolver, que evidências reunir e quando o trabalho estará concluído.

A maioria dos kick-offs começa com outra pergunta: "O que devemos construir?" ou "Qual é a ideia?" Essas vêm depois. A primeira pergunta é sobre consequência, porque é a consequência que separa um projeto de inovação de um exercício interessante.

Por que esta pergunta vem primeiro

Projetos de inovação raramente fracassam por falta de ideias. Fracassam no momento em que uma descoberta encontra um responsável que não a esperava, não tem orçamento para ela ou nunca concordou em agir. Perguntar sobre a decisão logo no início traz esse problema à tona no primeiro dia, quando ainda é barato resolvê-lo.

A pergunta também cumpre três funções mais discretas:

• Revela se a solução já está decidida. Se a resposta honesta é "a decisão já foi tomada; precisamos justificá-la", vocês estão fazendo entrega, não inovação. Melhor saber agora.
• Define o nível de evidência. Uma diretora decidindo se muda um formulário precisa de evidências diferentes das de um conselho decidindo se entra em um novo mercado. Conhecer a decisão diz quanto teste é suficiente.
• Define o que é "concluído". O projeto termina quando a decisão é tomada, e não quando a série de workshops acaba.

Se você ainda está decidindo se vai começar, leia 7 sinais de que sua equipe está pronta para inovar.

Como fazer a pergunta: sete passos

1. Faça a pergunta na primeira reunião, em voz alta

Coloque a pergunta no primeiro slide ou no topo da página: "Se isto der certo, que decisão vai mudar, e quem vai tomá-la?" Pergunte à pessoa que encomendou o trabalho, e não só à equipe. Anote a resposta palavra por palavra.

2. Insista em uma decisão específica

Respostas vagas soam como "a liderança vai avaliar escalar" ou "isso vai embasar nossa estratégia". Insista com delicadeza: "Em qual reunião? Qual orçamento? Qual regra?" Uma boa resposta soa como "o diretor de operações vai decidir em março se substitui o formulário de entrada em papel em todas as unidades". Você quer um verbo, um responsável e, aproximadamente, uma data.

3. Nomeie quem decide e converse com essa pessoa

Se quem decide não é o patrocinador, vá falar com essa pessoa nas duas primeiras semanas. Pergunte o que ela precisaria ver para dizer sim, o que a faria dizer não e o que mais está disputando o mesmo orçamento ou a mesma atenção. Um mapa de stakeholders rápido ajuda a ver quem mais pode bloquear ou acelerar essa decisão.

4. Pergunte o contrário: e se não der certo?

Emende com: "Se descobrirmos que isto não vai funcionar, o que vocês farão no lugar?" Se a resposta for "seguimos como estamos", tudo bem. Se a resposta for "vamos fazer de qualquer jeito", a decisão já está tomada, e você deve dizer isso. Um pré-mortem curto nesta etapa traz à tona os motivos pelos quais a decisão pode emperrar, mesmo que o projeto dê certo.

5. Escreva o problema por trás da decisão

Agora dê um passo atrás, da decisão para o problema a que ela serve. Use uma árvore de problemas para separar causas de efeitos e depois escreva uma declaração de ponto de vista: quem tem o problema, do que precisa e por que isso importa. Isso impede que a equipe resolva a preferência de quem decide em vez do problema do usuário. O artigo irmão como escrever uma declaração de problema aprofunda esta etapa.

6. Liste o que precisa ser verdade para a decisão ser sim

Escreva as premissas que teriam de se confirmar para que quem decide aprove a mudança: os usuários vão adotá-la, o custo cabe, o regulador permite, a equipe de operações consegue tocá-la. Coloque-as em um mapa de premissas e escolha as duas ou três mais importantes e menos conhecidas. Esses são os seus primeiros testes.

7. Combine a data da decisão e as evidências

Feche o kick-off com uma frase com a qual os dois lados se comprometem: "Em [data], [pessoa] vai decidir se [ação], com base em [evidência]." Coloque a data na agenda agora. Retome essa frase a cada poucas semanas; se quem decide ou a data mudarem, o plano do projeto muda junto.

Um exemplo ilustrativo

Ilustrativo. O serviço de bibliotecas públicas de uma cidade canadense pede à sua equipe digital que "inove em torno do engajamento de jovens adultos".

Na primeira reunião, o líder da equipe pergunta: "Se isto der certo, que decisão vai mudar, e quem vai tomá-la?" A gestora que encomendou o trabalho faz uma pausa e diz que a resposta honesta é o orçamento anual de programação: a diretora de serviços comunitários decide a cada primavera como dividir os recursos entre eventos, acervo e ações de extensão.

A equipe se reúne com a diretora de serviços comunitários na primeira semana. Ela diz que transferiria recursos para ações de extensão se visse evidências de que jovens adultos iriam a eventos realizados fora dos prédios da biblioteca, e que não financiaria outro app. Essa única conversa elimina a ideia do app que vinha circulando e dá à equipe um teste claro.

A equipe mapeia as premissas, escolhe a mais arriscada ("jovens adultos vão a um evento organizado pela biblioteca em um local que não é uma biblioteca") e realiza dois eventos pop-up, em um centro comunitário e em um café, em cinco semanas. Eles combinam um compromisso de uma frase: "Em abril, a diretora de serviços comunitários vai decidir se financia um programa-piloto de extensão, com base no público e nas inscrições de dois eventos pop-up." Ela toma a decisão no prazo.

O que fazer e o que evitar

Faça

• Faça a pergunta antes de discutir qualquer ideia.
• Consiga um verbo, um nome e uma data, e não uma esperança.
• Encontre cedo quem realmente decide, mesmo que não seja o seu patrocinador.
• Mantenha o compromisso de uma frase à vista e atualize-o quando as coisas mudarem.

Evite

• Aceitar "isso vai embasar a estratégia" como resposta.
• Deixar que a solução preferida de quem decide substitua o problema do usuário; segure os dois.
• Começar a testar antes de saber de que evidências a decisão precisa.
• Tratar a troca de quem decide como um detalhe. Refaça a pergunta à nova pessoa.

Perguntas frequentes

Que perguntas fazer antes de começar um projeto de inovação? Comece com "Se isto der certo, que decisão vai mudar, e quem vai tomá-la?" Depois pergunte o que essa pessoa precisa ver, o que acontece se não der certo, a que problema a decisão serve e o que precisa ser verdade para um sim. Essas cinco respostas dão forma ao projeto inteiro.

Como definir o escopo de um projeto de inovação? Defina-o de trás para a frente, a partir da decisão. A decisão diz quem é o responsável, que evidências são necessárias e qual é o prazo. Depois, estreite o problema com uma árvore de problemas e transforme-o em uma ou duas perguntas Como poderíamos que a equipe possa trabalhar dentro dessa janela.

E se o patrocinador não souber dizer que decisão vai mudar? Trate isso como uma descoberta, não como um fracasso. Passe uma ou duas semanas conversando com as pessoas donas do orçamento ou do processo e volte com uma proposta de decisão e de responsável. Se não houver nenhuma, talvez o trabalho fique melhor enquadrado como pesquisa, com data clara de término, do que como projeto de inovação.

Para onde ir agora

Os guias que sustentam esta etapa são o mapa de stakeholders, a árvore de problemas, o mapa de premissas e o pré-mortem. Para o primeiro mês como um todo, leia como começar a inovar na sua equipe e, se o dinheiro é a restrição, inovação sem orçamento.